Inventário de estoque: Como gerenciar com um ERP?

Manter um inventário de estoque bem organizado é essencial para o sucesso logístico e financeiro de uma empresa. Esse processo detalha todas as mercadorias armazenadas, garantindo controle preciso sobre cada item. 

Com um inventário eficiente, o negócio evita problemas como falta de produtos, excessos ou perdas, e ainda otimiza a reposição e as vendas, alinhando o planejamento à realidade do estoque.

Quer entender como estruturar o inventário de estoque de forma prática e quais benefícios essa organização pode trazer? Siga com a leitura e descubra tudo o que precisa para aprimorar seu controle de estoque e aumentar a eficiência operacional.

Inventário de estoque: entenda o conceito

É necessário saber o que é inventário de estoque para assegurar que o controle do armazém realmente corresponda à realidade e para identificar gargalos com rapidez. Afinal, esse processo promove a contagem física dos produtos que estão sob posse da empresa, garantindo a precisão, a atualização e a boa organização dos registros.

Assim, caso a sua empresa adquira volumes em excesso ou se alguns itens registrados estiverem faltando, essa ferramenta ajudará a encontrar as discrepâncias e a agir rápido para solucioná-las.

Outra função relevante é a realização do giro de estoque, permitindo traçar as médias de saída de produtos para equilibrar as compras e alinhar os itens à demanda. 

Dessa forma, o inventário também contribui para uma previsão financeira e para decisões de reposição mais assertivas, sempre ajustadas às necessidades operacionais.

Quais são os benefícios que minha empresa terá com um inventário de estoque?

Ficou clara a importância em termos de gestão quando falamos de inventário de estoque? Essa prática proporciona controle e precisão, e cada vantagem se reflete diretamente na produtividade e na capacidade de resposta da empresa às demandas do mercado.

Caso ainda restem dúvidas, é necessário compreender a prática por meio dos benefícios oferecidos, confira os principais abaixo:

Controle de estoque aprimorado

O inventário confere clareza sobre as quantidades exatas de itens armazenados, evitando faltas ou excessos. Com isso, minimiza-se o risco de prejuízos gerados por perdas ou acúmulos que poderiam impactar diretamente nas vendas e no lucro.

Informações precisas

Esse sistema garante a atualização constante e a organização dos indicadores de estoque, resultando em dados mais confiáveis. Dessa forma, evita problemas nas áreas de gestão, contabilidade e auditoria.

Otimização de custos

Com um controle eficaz sobre o volume de itens, o inventário reduz gargalos e promove decisões estratégicas sobre compras e vendas. Esse processo ajuda a empresa a evitar desperdícios e a economizar em aquisições desnecessárias.

Planejamento de vendas e produção

O inventário de estoque permite uma previsão mais alinhada à demanda, facilitando o planejamento de produção e vendas. Com dados precisos, a empresa adquire o necessário para atender ao mercado sem sobrecarregar o estoque.

Melhoria no atendimento ao cliente

Manter um controle de estoque adequado garante que a empresa sempre tenha mercadorias suficientes para atender às demandas. Isso evita atrasos nas entregas e melhora a experiência dos clientes, que se beneficiam de um serviço mais ágil e eficiente.

Suporte na conformidade fiscal

Realizar um inventário de estoque regular também contribui para a conformidade fiscal, ajudando a empresa a apresentar informações confiáveis em auditorias e evitando penalidades por inconsistências.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

As operações empresariais demandam diferentes estratégias de controle de estoque, dependendo da natureza dos produtos e da frequência de vendas. 

Enquanto no setor de varejo as verificações são constantes, empresas de serviços lidam com menores volumes e menor necessidade de monitoramento. 

Conheça os principais tipos de inventário de estoque e saiba qual o melhor para o seu negócio:

Geral

O inventário geral abrange todo o patrimônio da empresa, incluindo produtos, insumos e bens, como imóveis e equipamentos. Esse levantamento identifica itens ociosos e permite a liberação de espaço, além de otimizar recursos e reduzir custos.

Dinâmico ou parcial

No inventário parcial, o estoque é dividido em partes menores para contagem segmentada, sem necessidade de interromper as operações. É indicado para itens perecíveis ou de alta rotatividade, exigindo um acompanhamento mais frequente e cuidadoso por setor.

Cíclico

O inventário cíclico é utilizado por negócios que precisam ter um controle frequente da gestão de estoque e logística, mantendo a precisão dos itens em relação à demanda e solucionando discrepâncias de forma ágil.

O objetivo é atender a alta rotatividade das mercadorias, realizando verificações em curtos períodos, que podem ser mensais, semanais ou até em intervalos menores de dias.

Periódico

Ideal para empresas com menor rotatividade, o inventário periódico é realizado conforme a demanda e a necessidade de reposição. Sem uma frequência fixa, esse controle ajusta-se às previsões de demanda e reduz a movimentação de itens.

Estoque anual

Normalmente aplicado ao final do ano fiscal, o inventário anual organiza o fechamento contábil e auxilia nas auditorias. Esse levantamento assegura a precisão dos balanços, preparando a empresa para o próximo ciclo de vendas e controle de estoque.

Como fazer um inventário de estoque?

Depois de conferir todos os pontos abordados até aqui, você deve estar se perguntando como fazer um inventário de estoque na prática. 

Os métodos adotados dependem das necessidades específicas da sua empresa. Entretanto, em todos os casos, é importante ater-se a algumas etapas e boas práticas para a manutenção do processo, são elas: 

Escolha uma data estratégica para que sua equipe se dedique à tarefa

A realização do inventário deve ser um esforço contínuo na gestão de estoque e logística. Definir uma data permite que a equipe organize a conferência sem interrupções, podendo fazê-lo de forma mensal, trimestral ou anual. 

Para operações de alta rotatividade, por exemplo, datas de menor movimento ajudam a evitar interrupções. Já no caso de inventários cíclicos, alinhar a frequência ao giro dos produtos mantém o controle atualizado.

Deixe o ambiente preparado para a contagem

Com uma data definida, certifique-se de que o espaço esteja bem organizado. Limpe e determine áreas específicas para a contagem de cada item, minimizando confusões e assegurando que cada produto seja localizado com facilidade.

Seja detalhista, anote tudo e confira as contagens

Além de escolher o melhor espaço para realizar a contagem, é preciso ser detalhista em todos os aspectos. 

Anote cada detalhe dos itens, como lote e especificações, e realize recontagens para confirmar as informações. Esse rigor evita discrepâncias no inventário de estoque.

Crie uma lógica para registro e catalogação dos itens

Para garantir a organização do inventário de estoque, não deixe de categorizar todos os produtos de acordo com suas características, quantidades, categorias, posições no armazém, etc.

Utilize códigos de barras ou QR codes para rastrear cada item, definindo categorias que reflitam características como localização e tipo de produto.

Atualize constantemente

A manutenção periódica do inventário é essencial para que as informações estejam sempre corretas e atualizadas. Com isso, a empresa reduz erros no controle e melhora a eficiência da gestão, alinhando o estoque às necessidades da operação e da demanda.

Como um ERP simplifica a gestão do estoque?

Ao longo deste artigo, destacamos a importância de um inventário bem estruturado e de como ele impacta diretamente a eficiência e o planejamento. 

Com um sistema como o ERP StarSoft Applications, que oferece um módulo avançado para controle de inventário e logística, você simplifica a gestão e fortalece a precisão do inventário.

Abaixo, veja como a StarSoft contribui com funcionalidades essenciais para otimizar essa gestão:

• Automatização de registros: o ERP elimina a necessidade de planilhas manuais, registrando cada entrada e saída de produtos em tempo real e evitando erros comuns de registros manuais;
• Controle de inventário centralizado: todas as informações sobre o estoque ficam centralizadas em um único sistema integrado, o que oferece maior visibilidade e rapidez no acesso aos dados e reduz o tempo de tomada de decisão;
• Catalogação detalhada dos itens: cada item é registrado com detalhes, incluindo códigos, categorias e posições de armazenamento, o que facilita a contagem física e torna o controle mais preciso;
• Atualizações em tempo real: o sistema atualiza automaticamente o estoque a cada movimentação, permitindo um controle atualizado e instantâneo dos níveis de estoque, ideal para evitar rupturas ou excesso de produtos;
• Geração de relatórios e análise de dados: o módulo oferece relatórios gerenciais e indicadores de desempenho que possibilitam um planejamento de compras e uma gestão de inventário mais estratégica;
• Integração com outros setores: o ERP conecta o estoque a outras áreas como finanças e compras, promovendo um fluxo de dados contínuo e melhorando a eficiência em toda a cadeia logística.

Com o ERP StarSoft Applications, sua empresa ganha uma importante ferramenta para organizar e gerenciar o inventário de maneira precisa e integrada, facilitando a rotina do setor de logística e fortalecendo o controle. 

Saiba mais sobre como ele pode transformar a gestão do estoque da sua empresa.

Perguntas Frequentes

Quais são as principais dificuldades que empresas enfrentam ao fazer inventário de estoque manualmente?

Inventários manuais são propensos a erros de contagem e registros, consomem muito tempo da equipe e dificultam a integração com outros setores, prejudicando o fluxo de informações.

Como o ERP lida com a rotatividade de produtos sazonais no inventário?

O ERP ajusta o estoque conforme a demanda sazonal, registrando automaticamente o giro de itens e indicando padrões de venda. Com relatórios personalizados, o sistema permite que a empresa ajuste o inventário de acordo com o ciclo de vendas, evitando os excessos ou as faltas nos períodos de alta, ou baixa demanda.

Existem casos em que não é necessário fazer inventário?

Empresas que operam sob encomenda ou com serviços, sem itens estocados, podem dispensar inventários regulares, mas um controle periódico ainda ajuda a manter organização nos ativos físicos e insumos.

Quais métricas de inventário o ERP monitora automaticamente?

O ERP monitora métricas essenciais como giro de estoque, tempo médio de permanência dos itens, quantidade mínima e máxima por produto, variação de vendas e índices de obsolescência. Essas métricas ajudam a empresa a manter um estoque ajustado, evitando tanto excesso quanto rupturas.