Antes de tudo, sabemos que uma excelente gestão de folha de pagamento é crucial para a sustentabilidade fiscal e contábil de um negócio. Além de assegurar que todos os colaboradores tenham recebido o pagamento, ele ainda contribui com as obrigações tributárias, fazendo todos os processos estarem em dia. 

Portanto, caso seu objetivo seja qualificar os processos contábeis e fiscais da sua empresa, é de suma importância realizar um controle eficiente de folhas de pagamentos, para, assim, estar em dia com as obrigações do fisco e com seus colaboradores. 

Quer saber como lidar com a folha de pagamento no seu negócio? Então, confira o nosso post até o final e conheça 4 dicas que podem ajudá-lo nesse processo. 

Qual é o objetivo da folha de pagamento nos negócios? 

Como bem sabemos, o principal propósito da folha de pagamento é registrar e organizar os devidos valores das remunerações dos colaboradores. Nesse processo, são incididos descontos e acréscimos, além de oferecer validade legal para comprovar renda e a respectiva atividade remunerada. 

Sendo assim, podemos entender que esse tipo de documento gira em torno de processos contábeis e fiscais. Tratando-se do governo, por exemplo, a folha de pagamento nada mais é do que um comprovante de arrecadação de valores trabalhistas. Além disso, esse documento também é de suma importância para realizar a fiscalização de irregularidades fiscais, quando for o caso. 

Do ponto de vista empresarial, no entanto, a folha de pagamento é extremamente importante para a realização do levantamento de dados e o seu respectivo controle financeiro. Em geral, a folha de pagamento é administrada pelo RH do negócio, já que o seu cálculo requer habilidades e competências específicas e técnicas. 

Para agilizar esse processo, normalmente as organizações utilizam softwares para controlar e agilizar essas atividades, mas principalmente, por oferecer baixa incidência de erros nos cálculos trabalhistas. 

4 dicas para lidar com a folha de pagamento na sua empresa 

Agora vamos listar as melhores dicas para você obter uma gestão eficiente nos cálculos e nos processos relacionados às folhas de pagamento do seu negócio. Confira abaixo quais são: 

1. Acompanhe a legislação trabalhista vigente 

Apesar de parecer óbvio, diversos negócios acabam realizando processos internos sem levar em consideração a lei trabalhista. Em consequência disso, as ações mal administradas contribuem para o lançamento de valores de forma errada, comprometendo ainda mais o rendimento do seu negócio no mercado. 

Para contornar esse problema, tenha em mente de que o setor fiscal da sua empresa precisa de, ao menos, uma pessoa a par de todos os processos relacionados à legislação, bem como os prazos para a adequação de cada uma delas. 

2. Crie um planejamento eficiente 

Em geral, a criação de um planejamento, não se destina somente ao setor financeiro da sua empresa, mas como em todos os departamentos, produzindo efeitos positivos. Não se trata somente de corrigir problemas atuais, mas sim de se prevenir de problemas futuros. 

Dessa forma, a criação de um planejamento na área contábil e fiscal da sua empresa fará o responsável pelo lançamento de dados no sistema ter consciência desse processo, e saiba registrar cada informação de forma correta. 

Além disso, saberá se antecipar de futuros problemas — caso haja algum erro contábil — e terá todas as ferramentas necessárias para corrigir dados divergentes, como é o caso valores em folhas de pagamento, carga tributária, e dentre outras questões relacionadas. 

3. Realize a padronização dos cálculos de salários e cargos 

Em suma, quando um negócio ainda está em sua fase de maturação no mercado, ou seja, começou a atuar em pouco tempo, pode ser possível realizar a criação de planos de salários e cargos de forma individualizada, de forma que seja possível gerir os dados para evitar erros em folhas de pagamentos. 

Entretanto, no decorrer do tempo, sobretudo com o crescimento interno do negócio, essa tarefa vai se tornando cada vez mais pesarosa, exigindo habilidades e competências técnicas para a ação. Confira algumas dicas para evitar falhas na folha de pagamento. 

Quando a empresa não obtém o conhecimento necessário para essa gestão, as dificuldades para realizar o lançamento de valores no sistema apenas se agravam, causando ainda mais prejuízos com os colaboradores e com a fiscalização incidida sobre o seu negócio. 

Para que possamos contornar esse problema de maneira eficiente, seria a criação de planos padronizados, utilizando processos mais simples para realizar os cálculos. 

De forma prática, podemos citar como exemplo quando um determinado cargo, com um teto salarial X vai aumentando em proporção do tempo. Quando você insere essas informações em uma fórmula, é muito mais fácil definir os valores e números certos. 

4. Invista em tecnologia para automatizar processos 

Não menos importante do que obter as melhores estratégias para conduzir o lançamento de registros de folhas de pagamento, é dispor de tecnologias para automatizar processos contábeis e fazê-los trabalhar por você. Quando investimos em tecnologias de automação, a margem de erros em cálculos é praticamente zero, já que haverá pouca interferência humana. 

Além disso, investir em tecnologia também oferece maior otimização do tempo e redução de custos. Com isso, o responsável pela área financeira, contábil ou fiscal obterá mais tempo para focar em tarefas mais importantes, e o empreendedor terá o benefício da redução de custos com maquinário, capital humano, entre outros gastos necessários com a gestão da folha de pagamento. Saiba mais no artigo sobre ERPs para folha de pagamento. 

Conclusão 

Conforme vimos, a folha de pagamento é um documento de extrema importância. Não somente para comprovar remuneração dos colaboradores, mas também para que a empresa cumpra com suas obrigações fiscais e sempre esteja em dia com a legislação vigente no seu negócio. 

Nesse ponto, percebemos a importância de qualificar os processos relacionados aos cálculos, e em como a tecnologia pode ajudar na redução da margem de erros e na otimização das atividades pertinentes ao setor responsável. 

Portanto, agora que você já sabe o principal objetivo da folha de pagamento para a sua empresa, e também já conhece as principais dicas para tornar essa etapa muito mais eficiente e otimizada, que tal conhecer as nossas soluções? Acesse agora mesmo o site da StarSoft e saiba como podemos ajudar a otimizar a folha de pagamento do seu negócio.