Uma das principais tarefas executadas pelo setor de recursos humanos, a Folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da empresa. Ela garante que todos os colaboradores recebam os salários e benefícios dentro do prazo constante na lei ou no acordo coletivo vigente. Em geral, só existe uma preocupação com a elaboração da folha quando chega o momento, e essa prática pode acarretar em erros, gerando multas e sanções para a empresa. Acompanhe a seguir os 5 erros na folha de pagamento que você nunca deve cometer!

Por envolver diversos aspectos jurídicos e trabalhistas, é muito importante conhecer os principais erros cometidos na elaboração da folha de pagamento para que eles não ocorram. Desde a coleta dos dados até a apuração dos vencimentos, bônus e descontos, existe um processo minucioso e que exige atenção. Por esse motivo, preparamos um artigo com os principais erros que podem acontecer durante a preparação desse documento, como veremos a seguir. 

Quais são os principais erros cometidos na Folha de Pagamento? 

Deixar de computar horas extras, ausências e atrasos 

Por não ser um relatório fixo, a folha de pagamento precisa ser analisada em todos os meses com a mesma atenção. As informações como: faltas, horas extras e possíveis atrasos, devem ser computadas precisamente durante o período para que não ocorram problemas de pagamento. Essas informações são essenciais para a elaboração da folha, pois o cálculo dos valores a serem recebidos são baseados nesses dados. 

Um dos principais erros cometidos é a falta de registro dessas informações, ou o registro de forma errônea. Sem os dados corretos referentes à entrada, saída, faltas e atrasos, é impossível que a folha seja confeccionada da maneira correta. Para evitar que isso ocorra, é importante manter um controle e análise do registro de ponto no decorrer do mês, verificando se as informações estão corretas e organizadas. Um software de integração do relógio de ponto com o sistema da folha de pagamento é uma excelente alternativa para evitar esse tipo de erro. Confira aqui o artigo sobre tudo o que você precisa saber sobre ponto digital. 

Erros no registro do Descanso Semanal Remunerado (DSR) 

O Descanso Semanal Remunerado é previsto de duas formas: para os colaboradores mensalistas, é um fator fixo que está inserido no salário mensal, sem necessidade de alteração. Para os colaboradores horistas, o DSR precisa ser calculado mensalmente de acordo com a prestação realizada e as horas efetivamente trabalhadas naquele período. 

Mas é importante lembrar que, no caso de horas extras na folha, ou outros eventos, o Descanso Semanal Remunerado deve ser calculado com base nessas alterações, o que é facilmente esquecido durante a confecção da folha de pagamento. 

Isso pode acontecer quando alguns eventos deixam de ser computados, ou em outras situações. Para evitar, a solução é bastante simples: conferir todos os dados após a elaboração da folha. Geralmente a folha só é lembrada quando se aproxima da data de pagamento se aproxima. Dedicando mais tempo para essa tarefa, as chances de erros como esse passarem, reduz consideravelmente. 

Erro de cálculo de incidência de INSS, FGTS e IRRF 

É importante que os descontos previstos em folha sejam calculados cuidadosamente. Cada um desses descontos possuem uma tabela própria e devem ser feitos com atenção e cautela, pois possuem grandes impactos para o colaborador e para a empresa. Quando a folha de pagamento é confeccionada em prazos apertados, os erros de cálculo de INSS, FGTS e IRRF são muito comuns, pois dificilmente se possui tempo hábil para a conferência. E entre todos os problemas que podem acontecer, esse é um dos que podem trazer maiores prejuízos para a empresa, uma vez que acarretam multas e sanções. 

A solução para essa falha é dedicar um tempo para realizar a conferência de todas as informações inseridas na folha e revisar também a tabela de incidências desses fatores. 

Não obediência às regras determinadas pela Convenção Coletiva 

Dependendo do cargo do colaborador, existem convenções coletivas que são assinadas pela empresa e regram diversos aspectos da prestação de serviço, estabelecendo normas para ambos os lados do contrato. 

Essas normas podem influenciar a elaboração da folha de pagamento, e caso não sejam seguidas, podem trazer consequências graves para a empresa. Além das multas, determinados erros podem trazer problemas jurídicos para o negócio, com a abertura de ações trabalhistas em razão do descumprimento das Convenções. 

Realizar a revisão da folha de pagamento por um especialista na área trabalhista pode evitar esse tipo de erro e livrar a empresa de problemas sérios junto ao Ministério do Trabalho. Alterações nessa convenção também precisam ser registradas pelo RH. 

Deixar de repassar as informações presentes na folha para o eSocial 

O eSocial foi criado para unificar os dados constantes em diversos sistemas do Governo, o que facilitou o envio das informações e a conferência e fiscalização por parte dos órgãos competentes. Após esse sistema, todas as alterações referentes aos colaboradores devem ser inseridas na base, como aumento de salário, efetivação do colaborador, etc. 

No começo houve uma grande dificuldade para implementação dessa mudança por parte de algumas empresas, e muitos erros ainda são cometidos. Nesse caso, é muito importante conferir se a equipe responsável pela confecção desse documento e inserção dos dados esteja ciente de como o sistema funciona e as alterações no eSocial, para que não ocorram erros de registro de dados. 

Qual a melhor forma de elaborar a Folha de pagamento? 

Para os erros que citamos nesse artigo, existem soluções simples que podem ajudar o Recursos Humanos a evitá-los, a maioria delas envolvem uma dedicação extra e a conferência cuidadosa das informações. Mas caso a sua empresa ainda apresentar falhas nesse sentido, ou precisar de uma ajuda extra para que a Folha de Pagamento seja feita da melhor forma possível, vocês podem contar com a ajuda de um especialista. 

Um bom escritório de contabilidade ou uma empresa especialista do ramo, podem fornecer o apoio e a experiência no ramo que você necessita para a elaboração desse documento de forma precisa e segura. Sistemas de gestão para geração de folha de pagamento também são excelentes aliados, pois com a integração das informações o fechamento da folha e envios do eSocial se tornam mais rápidos e sem irregularidades. 

Além de proporcionar tranquilidade, você e sua equipe poderão dedicar o tempo ganho para a realização de outras atividades. 

O que você achou do nosso artigo? Agora você já sabe os 5 erros na folha de pagamento que você nunca deve cometer!

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