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Assinatura digital de documentos: como funciona e vantagens

Nos últimos dois anos, o uso da assinatura digital aumentou no Brasil, muito por conta da pandemia e isolamento social. Conforme estudo do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), em 2020, cresceu mais de 250% das certificações digitais no país. 

Mas, você sabe exatamente o que é uma assinatura eletrônica/digital? Esse é um recurso que equivale à assinatura de próprio punho que utilizávamos há alguns anos, e ocorre por meio de tecnologias de criptografia e certificado digital. 

Então, para compreender mais sobre assinatura digital de documentos, para começar a aplicar no dia a dia da sua empresa, leia este conteúdo na íntegra! Vamos juntos 🚀 

O que é assinatura digital e como funciona? 

A assinatura digital por meio do certificado pode ser entendida como um arquivo eletrônico que tem o objetivo de comprovar a autenticidade de um documento e usuário a partir da criptografia de dados.  

Para que você entenda, na prática, ela funciona como se fosse uma identidade eletrônica para pessoas físicas e jurídicas no ambiente virtual, sendo E-CPF/ E-CNPJ. 

E, sabia que desde 2001 os documentos digitais têm validade jurídica em todo território brasileiro? Esse formato passou a ser aceito após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP, garantida pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, podendo substituir totalmente o papel, desde que contenham a assinatura digital. 

Mas, você deve se perguntar como que isso é possível, certo? Bom, os documentos assinados digitalmente funcionam por meio de uma tecnologia que conseguem autenticar documentos eletrônicos, convertidos em PDF, por exemplo.  

Isso ocorre porque existem as chaves criptográficas que identificam os signatários, protegem as informações e conferem a validade jurídica.  

Então, em quais documentos essa assinatura pode ser aplicada? Ela pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos e/ou transações online.  

Portanto, na prática, todas as operações que, antes precisavam categoricamente ser feitas presencialmente, agora podem ser realizadas de maneira remota a partir dessa tecnologia. 

Como realizar a assinatura digital? 

Primeiramente, é importante entender que para fazer uma assinatura eletrônica é necessário emitir um certificado digital. Entretanto, saiba que nem todo sistema de assinatura eletrônica exige certificação digital. 

Mas, também tenha em mente que utilizar o recurso ajuda a garantir a autenticidade e segurança das operações online. Então, principalmente se o destinatário for um órgão público, emita o certificado digital. É sempre importante verificar se alguma das partes exige a assinatura com o certificado. Veja as regras de emissão no Brasil. 

No país, as empresas podem obter o certificado em uma Autoridade Certificadora, ou Autoridade de Registro, que é disponibilizado em formato de arquivo a ser instalado no computador, arquivo em nuvem ou dispositivo, seja cartão ou token. 

Sugestão de leitura: Principais ataques cibernéticos e como proteger sua empresa 

Passo a passo para emitir o certificado digital  

Então, confira abaixo um guia rápido para emitir seu certificado digital: 

  1. Escolha o certificado digital mais adequado para o seu negócio. Entre eles, os mais comuns são:  Certificados A1 e A3, que são padrão ICP Brasil. 
  1. Identifique uma Autoridade de Registro ou Autoridade Certificadora (AC) subordinada à ICP-Brasil. Para consultar, acesse a lista no site do Governo Federal;  
  1. Faça a solicitação do certificado no site da empresa escolhida, depois, agende um atendimento online ou presencial na Certificadora ou Autoridade de Registro;  
  1. Agora, é hora de apresentar a documentação necessária que confirma sua identidade. Documentos, como: RG e CPF, documento de constituição da empresa, cartão do CNPJ e outros. 

Após a conferência dos documentos e confirmação da sua identidade, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias, vai depender do modelo solicitado e do fornecedor escolhido.   

Então, se for um certificado tipo A1, por exemplo, a empresa recebe o link no e-mail da pessoa responsável, para que possa baixar o arquivo. Mas, se for A3 com dispositivo físico, a retirada do hardware acontece presencialmente, no local da validação. 

Como assinar um documento facilmente com certificado digital? 

Por mais que não seja comum, há algumas organizações que utilizam o word para aplicar uma assinatura digital. Principalmente se for uma microempresa ou pequena, isso pode ser comum. 

Entretanto, é importante citar que essa não pode ser considerada uma solução segura. Veja o passo a passo simples: 

  1. Com seu arquivo aberto, clique em “Proteger Documento”; 
  1. Em seguida, vá em “Adicionar uma Assinatura Digital”; 
  1. Escolha o tipo que mais se encaixa com sua empresa: “Criou e aprovou este documento”, “Aprovou este documento” ou “Criou este documento”. O campo objetivo é opcional; 
  1. Logo, clique em “Assinar” e digite seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN). 

Leia também: Entrada de documentos fiscais na era digital 

Quais são as vantagens de ter uma assinatura digital? 

Além da facilidade e eliminação da burocracia, a assinatura digital proporciona algumas vantagens importantes para as empresas. Portanto, confira as principais! 

Redução de custos 

Primeiramente, destacamos a redução de custos que ocorre por ser um documento online, que diminui custos com despesas de escritório, autenticidade, reconhecimento de firmas em cartórios; 

Otimização de processos 

Ao implementar o certificado e assinatura de documentos digitais em seu fluxo de trabalho, é possível melhorar a eficiência da equipe, consequentemente das tarefas e processos. 

Por exigir menos esforço na hora de emitir documentos e assiná-los, por realizar essas tarefas me uma mesma plataforma, os profissionais têm um melhor gerenciamento e rastreamento dos arquivos, mantendo a autenticidade e a segurança dos mesmos. 

Praticidade 

Extremamente associada à otimização dos processos, a praticidade ocorre por conta da conectividade e disponibilidade.  Em qualquer lugar, com um dispositivo autorizado, você consegue realizar a assinatura digital dos documentos, sem demora na execução. 

Segurança 

Essa proteção ocorre por conta de o recurso digital trabalhar com criptografia, que é emitido por uma Autoridade Certificadora. Essa entidade garante a identidade e autenticidade do documento. Assim, auxilia na prevenção a fraudes

Sustentabilidade 

Lembra que falamos da redução de custos com itens de escritório? Pois bem, essa diminuição colabora para uma empresa ecologicamente sustentável, principalmente em relação a: 

  • Menor consumo de papel; 
  • Menos energia elétrica; 
  • Redução de consumo de plástico; 
  • Menor emissão de carbono; 
  • E outras. 

E, uma organização com políticas sustentáveis implementadas, consequentemente, passa uma imagem de credibilidade e, claro, fazer parte de práticas positivas ao meio ambiente. 

Gostou desse conteúdo? Há outros materiais sobre tecnologia, ferramentas e tendências no Blog da StarSoft. Acesse e confira nossos artigos! 

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