Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
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Como você avalia sua equipe? Quais são os critérios e metodologias utilizadas para realizar essa tarefa de maneira assertiva? A avaliação de desempenho é um processo importante para o RH, pois garante clareza sobre as entregas e habilidades técnicas dos talentos. Desse modo, ela faz com que a empresa entenda como seus profissionais estão se […]
Como você avalia sua equipe? Quais são os critérios e metodologias utilizadas para realizar essa tarefa de maneira assertiva? A avaliação de desempenho é um processo importante para o RH, pois garante clareza sobre as entregas e habilidades técnicas dos talentos.
Desse modo, ela faz com que a empresa entenda como seus profissionais estão se saindo, quais seus pontos fortes e aspectos de melhoria. Isso garante um processo de desenvolvimento de colaboradores mais assertivo e focado nos objetivos organizacionais.
Hoje, existem diferentes avaliações de desempenho, como 90°, 180° e 360°. Todas elas trazem insights relevantes para a gestão de pessoas, mas é importante saber qual delas melhor se encaixa no seu modelo de negócios e atuação.
Além disso, é essencial ter clareza sobre como documentar esse processo, acompanhar suas principais tendências, bem como prevenir e superar seus erros mais comuns, a fim de torná-lo mais eficiente e relevante para o gerenciamento e potencialização do capital humano.
Neste artigo, vamos abordar todos esses aspectos essenciais para que você domine e aplique a avaliação de desempenho individual da melhor forma no RH. Acompanhe!
Antes de tudo, é importante esclarecer o que é avaliação de desempenho individual e qual a sua importância. Basicamente, esse processo visa avaliar as habilidades, competências e a qualidade das entregas de cada colaborador ao longo de certo período. Durante a avaliação de desempenho individual, os gestores e colaboradores têm a oportunidade de discutir o progresso, identificar pontos fortes e áreas de melhoria, estabelecer metas e planos de desenvolvimento
O objetivo, como citamos, é identificar se o talento avaliado está alinhado aos objetivos, metas e padrões estabelecidos na organização.
Essa abordagem é estratégica para o RH por uma série de razões, como:
O impacto das avaliações na gestão de desempenho é significativo, pois elas ajudam a identificar talentos promissores e alinham o desenvolvimento dos colaboradores com os objetivos organizacionais.
Além disso, essa estratégia oferece uma base objetiva para tomar melhores decisões de Recursos Humanos, criando um ciclo contínuo de melhorias em prol das pessoas e da organização como um todo.
Considerando as características que apresentamos logo acima, tenha em mente que a avaliação de desempenho é cíclica.
Depois que um colaborador é avaliado, ele deve receber um plano individual para desenvolver seus pontos de melhoria. Feito isso, uma nova avaliação é feita para verificar os resultados e traçar novas metas. O ideal é que esse ciclo seja feito pelo menos 2 vezes ao ano.
Independentemente da periodicidade das análises e dos planos de desenvolvimento, o sucesso dessa estratégia depende da qualidade e precisão da avaliação de desempenho.
Isso porque, ela pode ser aplicada a partir de diferentes metodologias e ferramentas. Portanto, é essencial que o RH defina junto às lideranças e à equipe qual o formato de análise que melhor se adequa ao perfil da empresa.
Mas afinal, como fazer uma avaliação de desempenho? Os métodos hoje mais utilizados pelas organizações são chamados de 90°, 180° e 360°. Conheça suas particularidades:
A avaliação 90° é uma das mais comuns, pois ocorre apenas entre gestor e colaborador. Por conta da abordagem individualizada, ela também é chamada de “avaliação direta”.
Nela, o líder que tem um grau hierárquico superior avalia o profissional que faz parte de sua equipe e responde ao gestor.
Para que a análise seja realizada corretamente, é importante que haja alguns critérios e exista um “roteiro” estabelecido em conjunto do RH, para que traga questões essenciais. Veja alguns pontos a serem analisados:
Todas essas questões fazem com que ocorra uma análise baseada em dados concretos, ou seja, sem ter uma visão subjetiva do desempenho dos colaboradores.
Logo após esses critérios, alertamos sobre a necessidade de haver proximidade entre quem avalia e quem recebe as avaliações. Ou seja, o líder precisa ter contato direto com o colaborador, pois a convivência é fundamental.
O contato mais direto permite uma visão aprofundada de cada membro da equipe. Portanto, esse fator faz com que talentos sejam reconhecidos.
No modelo 180°, além da avaliação feita pelas lideranças, os profissionais também devem se autoavaliar.
O objetivo é constatar sua performance dentro da organização, tendo como base as metas estipuladas para o período.
Normalmente, distribui-se um questionário aos líderes e aos liderados. No documento, ambos devem informar suas impressões sobre o trabalho do colaborador e, inclusive, a performance da empresa.
Assim como a metodologia 90°, é necessário haver critérios para que as avaliações sejam bem aplicadas. O gestor deve se atentar a:
Outro fator importante é o período de aplicação. O recomendado é que a avaliação ocorra de tempos em tempos, com espaço curto entre elas, para que haja um acompanhamento próximo e feedbacks mais precisos.
Além das vantagens características da avaliação de desempenho para as empresas, os colaboradores também contam com ganhos significativos, como:
Portanto, esse modelo de avaliação de desempenho por competências promove ainda mais o reconhecimento e o engajamento da equipe, que se sente ouvida, valorizada e parte ativa do processo de desenvolvimento coletivo.
Enquanto a avaliação 90° contempla apenas a visão dos líderes e o modelo 180° adiciona a autoavaliação do próprio colaborador, o formato 360° inclui novas camadas à avaliação.
Nela, são unidas às perspectivas das lideranças e dos liderados as avaliações dos colegas. Além da inclusão da equipe, ela ainda possibilita que parceiros, clientes, fornecedores e outras partes interessadas compartilhem suas avaliações.
Ao garantir uma visão muito mais completa sobre o desempenho, a avaliação 360 graus tem uma aplicação mais complexa. Ela é baseada nas seguintes etapas:
Para orientar o desenvolvimento dessas etapas, existem 3 principais modelos de avaliação 360 graus. Veja:
Complemente a leitura: Comunicação interna: o que é e como usá-la para evitar conflitos?
A avaliação de desempenho baseada na matriz Nine Box é uma ferramenta de gestão de talentos que classifica os funcionários em uma matriz 3×3, combinando dois critérios de avaliação, geralmente desempenho e potencial.
Cada eixo da matriz possui três categorias, criando nove caixas ao total. Os funcionários são posicionados em uma dessas caixas com base em suas notas ou classificações de desempenho e potencial.
Isso permite que os gestores identifiquem os talentos promissores (por exemplo, os que estão na categoria “alta performance e alto potencial”) e também os funcionários que podem precisar de desenvolvimento ou que talvez não estejam alinhados com os objetivos da organização.
Veja como se estabelecem os quadrantes:
Funcionários com excelente desempenho atual e grande capacidade de crescimento.
Colaboradores que entregam resultados excelentes, mas com menos potencial de crescimento.
Funcionários que têm desempenho sólido, mas possuem potencial limitado de desenvolvimento.
Aqueles com desempenho médio, mas um alto potencial de crescimento.
Funcionários com resultados regulares e potencial médio.
Colaboradores com desempenho regular e potencial limitado.
Funcionários com baixo desempenho, mas com alto potencial de crescimento.
Baixo desempenho e potencial limitado de crescimento.
Funcionários com desempenho ruim e potencial de desenvolvimento limitado.
A matriz Nine Box facilita a tomada de decisões relacionadas a promoções, desenvolvimento, sucessão e recompensas, ajudando a empresa a alocar seus recursos de forma estratégica e aprimorar o desenvolvimento de seus colaboradores.
Trata-se de uma ferramenta valiosa para a gestão de talentos e aprimoramento organizacional.Veja um exemplo de montagem abaixo:
Como você pôde ver, não há como manter uma sinergia e excelentes resultados sem a constante análise e adequação da equipe.
Contudo, para que isso seja possível, também faz parte do processo de avaliação de desempenho salvaguardar as informações para serem utilizadas posteriormente.
Por inúmeros motivos, as análises precisam ser arquivadas, principalmente para organizar os documentos, para comparar informações, realizar o balanço anual de resultados dos times, entender considerações sobre os líderes, entre outras funcionalidades.
Então, como documentar a avaliação de desempenho? Para compreender melhor o assunto e saber como arquivar suas avaliações, priorize as seguintes práticas:
Primeiro, o RH vai ter que elaborar uma estratégia junto aos gestores e líderes. Ela deve contemplar desde os métodos de análise, até os meios como esses líderes irão aplicar as avaliações de desempenho e transmiti-las para os recursos humanos.
Por isso, é fundamental alinhar detalhes e entender as melhores estratégias para executar a tarefa com todos os colaboradores de maneira assertiva.
Alguns exemplos de definições são: periodicidade, ferramentas, grupos de avaliação, escolha de gestores, esclarecimentos, entre outras.
Para documentar e salvar as avaliações de desempenho, antes a equipe de RH e gestão precisam revisar algumas informações, para que estejam corretas no momento do armazenamento.
Estabeleça também prazos para o colaborador quando ele também faz parte das análises. Vimos que o modelo 180° traz essa possibilidade. Então, envolva os profissionais nessa definição de prazos.
Um exemplo de cronograma apresenta áreas que têm prioridade:
Uma das estratégias que o RH e a gestão podem implementar é estabelecer qual será o período de intervalo entre uma avaliação e outra.
O mais indicado é que as avaliações individuais sejam feitas a cada seis meses, enquanto a coletiva ocorra mensalmente, pois verifica também o resultado das ações do setor como um todo.
A avaliação trimestral de cada colaborador faz com que tenha mais oportunidades de fazer as melhorias necessárias antes da avaliação anual, que costuma ser mais aprofundada.
Com esses detalhes já definidos, o próximo passo é estabelecer os métodos e ferramentas para organizar os arquivos. Então, o ideal é que seja realizado:
O importante é que haja o máximo controle de tudo que é desenvolvido no processo de avaliação. Tenha cuidado e cautela. Portanto, a padronização é um meio de manter essa organização.
Todas as estratégias e atividades acima são essenciais. Assim, a tecnologia entra nesse processo como aliada, como uma ferramenta necessária para fazer com que a avaliação de desempenho seja documentada seguindo novos parâmetros.
Hoje, todos os processos empresariais se tornaram digitais, principalmente os administrativos. Desse modo, o RH escolhe plataformas que auxiliam no armazenamento dos documentos.
A utilização do sistema de gestão de RH moderniza e otimiza o setor. Além disso, proporciona suporte à equipe, já que contribui para armazenamento seguro, revisão facilitada do conteúdo, organização inteligente e ágil, entre outras possibilidades.
Um bom exemplo desse tipo de tecnologia são as soluções da People by StarSoft.
Com a ferramenta de gestão de talentos, a equipe do RH consegue registrar as informações com facilidade por meio do módulo de Avaliação de Desempenho. As principais atividades são:
Considerando a importância da avaliação de desempenho para a performance dos talentos e para os resultados da empresa, é fundamental ser assertivo nessa tarefa e evitar erros na análise dos colaboradores.
Avaliar os membros da equipe não é uma atividade tão complicada, ela só requer um pouco de cuidado, já que pode ser meticulosa e até mesmo metódica. Conheça as principais falhas cometidas nesse processo e como evitá-las:
Não é possível avaliar uma equipe sem ter contato com ela. Por isso, o gestor ou gestora não pode ser ausente.
O processo de avaliação precisa ser conciso e com informações que condizem com a realidade. Ou seja, não podem existir achismos nesse processo. Isso só é possível quando há uma vivência direta e pleno entendimento sobre o time.
Entendemos a avaliação de desempenho como um roteiro que envolve líderes, liderados e o setor de RH, a fim de guiar os próximos meses. De fato, é um trabalho constante. Por isso é fundamental que o gestor esteja presente.
Nesse sentido, é preciso estabelecer comunicação regular, acompanhar o progresso da equipe, compartilhar feedback constante e estar envolvido no desenvolvimento dos colaboradores.
Vale citar que sua presença é essencial para acompanhar o progresso da equipe, PDIs, promover feedbacks e analisar as metas individuais.
Os objetivos para uma avaliação de desempenho são diversos. Desde encontrar gargalos até problemas com uma equipe inteira. Portanto, sem saber o que quer atingir, não tem como analisar a performance do time corretamente.
Além disso, é essencial definir o que a gestão espera de cada um dos profissionais, pois possibilita a definição de metas e análise de resultado das atividades, principalmente se estão cumpridas.
Falando de maneira coletiva, gestores líderes precisam fazer com que todo o time esteja trabalhando com um propósito em comum. Isso faz com que a empresa tenha ainda mais sucesso.
Portanto, é crucial estabelecer objetivos claros e mensuráveis, comunicá-los de maneira eficaz e alinhá-los com o propósito da empresa para garantir uma avaliação de desempenho precisa e significativa.
Leia também: 10 Características de um gestor multifuncional
Às vezes, vemos líderes fatigados, que não conseguem conversar e proporcionar feedbacks regulares à sua equipe, deixando o time completamente abandonado e com avaliações falsas.
Para evitar situações como essa, é importante criar um planejamento e realmente desenvolver uma rotina de feedbacks, em que haja essa conversa por períodos. O foco é acompanhar os processos e dar uma devolutiva aos colaboradores.
O método one-on-one é um dos mais utilizados para promover esses feedbacks e fazer com que essa cultura seja enraizada em todos os setores da organização.
A mesma dinâmica serve para a avaliação de desempenho. Ela precisa de um cronograma, plano de melhorias e periodicidade, a fim de que haja mudanças significativas.
Dados concretos são extremamente relevantes para avaliação dos colaboradores, pois eles fazem com que os gestores estejam munidos de informações para justificar sua análise e deixar bem claro para os profissionais o que deve ser mudado.
Ou seja, a não utilização de indicadores representa um erro significativo na avaliação de desempenho dos colaboradores. Eles não apenas justificam as avaliações, mas também ajudam a comunicar de maneira clara aos profissionais o que precisa ser aprimorado.
Além disso, os líderes vão precisar trabalhar essas informações ao longo do ano, sempre atualizando conforme feedback e análise das ações.
Isso permite uma abordagem contínua de melhoria e desenvolvimento, tornando a avaliação de desempenho mais eficaz e orientada para resultados tangíveis.
Sendo assim, é preciso incorporar métricas relevantes às análises, garantindo um acompanhamento constante e uma comunicação transparente dos resultados aos colaboradores.
Uma das características essenciais de um gestor é a comunicação assertiva. Sem ela, existe a possibilidade de o avaliador ter receio de passar sua visão sobre seu time, seja negativa ou positiva.
Outro ponto a se considerar é a tendência central. Ou seja, o líder dá a mesma média também por receio de proporcionar avaliações altas ou muito baixas.
Deixar o receio é uma tarefa diária, que consiste em se adaptar à possibilidade de encontrar erros preocupantes nos membros da equipe. Além disso, os gestores necessitam se livrar do medo de ser injustos, já que as notas são baseadas em dados!
Leia também: Como documentar a avaliação de desempenho?
Por fim, um dos erros de avaliação dos colaboradores está em utilizar formulários enormes, com perguntas pouco objetivas e até mesmo desnecessárias!
Esse problema é facilmente resolvido com o desenvolvimento de objetivos, planejamento e periodicidade, além da criação de métodos ágeis para análise de desempenho.
Precisamos enfatizar o investimento em soluções tecnológicas apropriadas para realizar a avaliação dos colaboradores. Os líderes podem utilizar essas principais ferramentas:
Graças à inovação tecnológica, a avaliação de desempenho está se tornando um processo cada vez mais ágil, orientado por dados e estratégico para o desenvolvimento do capital humano nas organizações.
Com as ferramentas certas, é possível acompanhar o progresso em tempo real e promover o crescimento das equipes de maneira mais eficaz, adaptando-se às demandas em constante mudança do mercado de trabalho.
Conheça as principais tendências que já estão ditando a evolução da avaliação de desempenho:
Independentemente da metodologia ou tendência adotada, uma questão bem importante para as avaliações de desempenho é a utilização da tecnologia ao longo do processo.
No cenário atual, principalmente para empresas com uma quantidade significativa de colaboradores, utilizar sistemas de gestão é extremamente necessário, pois:
A StarSoft desenvolve o melhor sistema de RH para avaliação de desempenho dos colaboradores. Nele, a equipe pode aplicar o modelo 90°, 180° ou 360° de maneira correta e otimizada.
Além disso, a plataforma arquiva todas as análises, fazendo com que os Recursos Humanos e Gestão consigam acompanhar os desempenhos ao longo do tempo e verificar falhas, melhorias e demais informações necessárias.
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A diferença entre uma avaliação de desempenho e de competências está na ênfase. A primeira analisa resultados e realizações relacionados ao trabalho atual. Já a segunda avalia as habilidades e conhecimentos relevantes para o desempenho no trabalho.
Tudo depende da realidade e das demandas de cada empresa. Em geral, recomenda-se conduzir avaliações de desempenho individuais duas vezes por ano (a cada seis meses). Já o ideal para as avaliações coletivas é uma periodicidade mensal.
A imparcialidade da avaliação de desempenho depende da definição de critérios claros, do treinamento dos avaliadores, do uso de evidências concretas, da transparência junto aos colaboradores e do acompanhamento do progresso das metas estabelecidas.
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