Estamos chegando ao final de 2021 e, com ele, o pagamento do décimo terceiro salário dos colaboradores. Essa é uma das obrigações das empresas previstas na legislação brasileira.

O pagamento do “décimo” é inevitável, portanto, os profissionais de RH precisam estar atentos ao encargo no período correto. E, caso não ocorra, poderá ter que pagá-lo acompanhado de outros passivos trabalhistas e, obviamente, multas por eventual litígio processual.

Então, para efetuar essa obrigatoriedade corretamente, leia o texto completo com algumas orientações como desenvolver um planejamento para o décimo terceiro.

Relembrando quem tem direito ao 13° salário

O salário extra, também conhecido como décimo terceiro salário, é um direito constitucional garantido na legislação brasileira, o qual deve ser pago para todos os trabalhadores com carteira assinada.

Assim, essa obrigatoriedade para as empresas começa a vale a partir do 15° dia de trabalho do colaborador.

Regras de pagamento do décimo terceiro salário

O valor pago aos colaboradores no décimo terceiro salário acontece como regra conforme meses trabalhados. Ou seja, se o colaborador começou a trabalhar em junho, por exemplo, quando chegar ao final do ano, ele receberá o valor correspondente a esse período.

E vale lembrar que os profissionais que saíram da empresa antes do final do ano também têm direito ao décimo terceiro.

Normalmente, o décimo é pago no momento da rescisão trabalhista. Entretanto, não é garantido em caso de demissão por justa causa.

Sugestão de leitura: Situações previstas na CLT que geram justa causa

#Atenção: para os profissionais sem vínculo empregatício, o pagamento 13° salário não é obrigatório. Contudo, o empregador pode proporcionar esse benefício.

Como é feito o cálculo?

O levantamento do valor a ser pago aos colaboradores, por regra, é feito pelos profissionais de RH e também Contabilidade. Sendo assim, eles realizam o cálculo do décimo terceiro salário de maneira proporcional aos meses trabalhados ao longo do ano.

Além disso, nessa mesma época, o setor de Recursos Humanos ainda administra o pagamento de tributos, como FGTS, INSS e Imposto de Renda, que incidem na folha.

Como planejar o pagamento do décimo terceiro salário?

Mesmo que o décimo terceiro salário seja uma regra válida há anos, ainda há dúvidas em como otimizar o planejamento desse tributo aos colaboradores.

Dessa maneira, auxiliar o RH a ser mais organizado e proporcionar vantagem aos negócios. Portanto, confira algumas sugestões de como planejar o pagamento do décimo terceiro salário.

Ter planejamento financeiro

Ter um planejamento financeiro vai muito além de criar uma planilha de pagamento, pois é uma ação que envolve o desenvolvimento com antecedência.

Sendo assim, os profissionais de recursos humanos podem desenvolver ações, como:

• Organizar o pagamento ao longo dos meses;
• Calcular o valor total de todos os tributos, como FGTS e INSS;
• Realizar reservas financeiras nos meses no ano.

Além disso, os profissionais podem planejar o pagamento do 13º salário por meio de provisionamentos mensais.

Ou seja, isso pode significar guardar 1/12 do salário do colaborador a cada mês. Dessa maneira, o impacto no financeiro é menor ou nulo.

Atentar-se aos prazos

Um detalhe importante atrelado ao décimo terceiro salário é o prazo da primeira parcela, que pode ser efetuado entre o 1° de fevereiro e o dia 30 de novembro. E, também em razão de pedido de férias do empregado**.** Portanto, é fundamental se atentar a esses prazos.

Nessa primeira parcela, não há descontos de INSS ou IRRF (Imposto de Renda). Esteja atento também ao recolhimento do FGTS sobre a parcela, que ocorre até o dia 07 de dezembro. Contudo, se pago em novembro ou em férias, pagamento é efetuado até o mês subsequente.

Em relação à segunda parcela, ela é paga até o dia 20 de dezembro. Dessa maneira, já há incidência do INSS e IRRF sobre o valor total do 13° salário.

Já o FGTS pode ser recolhido até 07 de janeiro. Portanto, são alguns prazos e isso pode gerar dúvidas. É importante se atentar às datas e se organizar.

Elabore um calendário

Como um gancho da informação anterior, desenvolver um calendário é fundamental! Isso assegura que o RH realize o pagamento correto, que os colaboradores recebam o valor e que a empresa esteja em conformidade com a legislação.

Uma sugestão clara de calendário é:

• 1ª parcela do décimo terceiro: 01 de fevereiro até 30 de novembro;
• 2ª parcela: até o dia 20 de dezembro.

Utilize tecnologia

Para concluir, os Recursos Humanos deve utilizar a tecnologia como aliada. Hoje, existem softwares que automatizam os processos, inclusive dos pagamentos dos colaboradores.

Assim, os profissionais de RH podem utilizar seu tempo sendo estratégicos e planejados, deixando as tarefas rotineiras e repetitivas para os sistemas de gestão. Alguns exemplos são:

• Software para folha de pagamento;
• Administração de pessoal;
• Softwares integrados ao eSocial;
• Hub de integração.

Em conclusão, o planejamento para realizar o pagamento do décimo terceiro salário ocorre por meio de estratégias, organização e recursos tecnológicos. Não esquecendo do fator essencial que são os profissionais de RH especializados em sua área.

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