Folha de pagamento no eSocial: veja as mudanças e evite erros!
A folha de pagamento no eSocial passou por mudanças que impactam diretamente empresas e empregadores. Desde 2022, o envio das informações ao sistema tornou-se obrigatório para todos, exigindo mais atenção para evitar inconsistências e garantir conformidade com a legislação.
Com essas alterações, o controle sobre os dados trabalhistas se tornou mais preciso, mas o processo também ficou mais rigoroso. Erros no preenchimento ou atrasos no envio podem gerar penalidades e comprometer a regularidade da empresa.
Para garantir um processo seguro e eficiente, é preciso entender as novas exigências e seguir as boas práticas no envio da folha de pagamento. Neste conteúdo, veja o que mudou, os principais cuidados para evitar erros e como manter a folha de pagamento sempre em dia.
O que é folha de pagamento no eSocial?
Assim como o eSocial visa padronizar o registro de dados e centralizar as obrigações acessórias, a folha de pagamento no eSocial, refere-se ao conjunto de informações relacionadas às remunerações dos trabalhadores.
Esse envio inclui salários, adicionais, descontos e encargos, garantindo que os cálculos estejam em conformidade com as exigências legais.
Para cumprir essa exigência, as empresas precisam enviar eventos específicos ao sistema, como os eventos S-1200 (remuneração), S-1210 (pagamento) e S-1299 (fechamento). Cada um com prazos e regras definidos, assegurando que todas as obrigações sejam atendidas corretamente.
Além de evitar penalidades, essa estrutura reduz falhas no cálculo de tributos e facilita a fiscalização. No próximo tópico, veja as principais mudanças e os impactos dessa obrigatoriedade na gestão da folha de pagamento.
O que mudou com o envio da folha de pagamento no eSocial?
A Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME n.º 71/2021 estabeleceu a obrigatoriedade do envio da folha de pagamento no eSocial e definiu o cronograma de implantação do sistema.
A partir de 2022, empresas de diferentes portes passaram a ter que reportar as informações trabalhistas e previdenciárias diretamente na plataforma, substituindo declarações como a GFIP.
A exigência do envio impactou diretamente os processos internos das empresas. Qualquer inconsistência pode gerar penalidades, tornando essencial maior atenção ao preenchimento das informações.
A seguir, veja as principais mudanças e como elas afetam a gestão das informações trabalhistas.
Cadastro de profissionais se tornou mais assertivo
A exigência de informações cadastrais detalhadas reforça a necessidade de precisão nos dados dos trabalhadores.
Campos como CPF, PIS, datas de admissão e remuneração devem ser preenchidos corretamente nos eventos S-2200 (Cadastramento inicial do vínculo) ou S-2300 (Trabalhador sem vínculo). Inconsistências nesses registros podem bloquear o envio da folha de pagamento e gerar penalidades.
Todos os dados ficam centralizados em uma só plataforma
Antes, as informações eram enviadas separadamente para diferentes órgãos, aumentando o risco de falhas. Agora, a transmissão ocorre em um único ambiente digital, eliminando retrabalho e garantindo maior controle sobre obrigações previdenciárias e fiscais.
Com a unificação dos dados, as auditorias se tornam mais eficientes e a conformidade com a legislação é reforçada.
Redução de tempo para realizar atualizações
Alterações salariais, adicionais, benefícios e rescisões passaram a ser registradas e processadas em tempo real.
Eventos como o S-1200 (Remuneração do trabalhador) e S-2299 (Desligamento) evitam divergências, assegurando que os cálculos sejam realizados corretamente e prevenindo problemas no recolhimento de tributos.
Pagamento do 13º salário
O envio das informações sobre o 13º salário foi estruturado para garantir cálculos mais precisos. A primeira parcela deve ser declarada no evento S-1200 e a segunda no S-1299, dentro do prazo de fechamento da folha.
O novo formato garante o recolhimento correto de encargos e reduz riscos de penalidades por atrasos ou divergências.
Melhoria no controle e fiscalização governamental
A digitalização permitiu maior fiscalização por parte dos órgãos reguladores. Com o cruzamento automático de dados, inconsistências são detectadas rapidamente, exigindo maior atenção no preenchimento e envio das informações.
Erros podem resultar em notificações e multas, tornando essencial a conferência detalhada antes da transmissão da folha de pagamento.
4 cuidados essenciais para fazer a folha de pagamento
Garantir o correto envio da folha de pagamento no eSocial exige atenção em cada etapa do processo. Pequenos erros podem comprometer a regularidade da empresa, impactando cálculos trabalhistas, encargos e obrigações fiscais.
Para evitar inconsistências e penalidades, é fundamental seguir boas práticas no preenchimento e transmissão das informações.
Fique atento aos eventos
Os eventos relacionados à folha de pagamento no eSocial organizam as informações trabalhistas e previdenciárias, garantindo que todas as movimentações dos trabalhadores sejam corretamente registradas.
O envio correto evita inconsistências e problemas fiscais. Veja quais são esses eventos:
- S-1200: remuneração do trabalhador;
- S-1202: remuneração de servidor público;
- S-1207: benefícios previdenciários;
- S-1210: pagamento de salários e rendimentos;
- S-1250: aquisição de produção rural;
- S-1260: comercialização de produção rural;
- S-1270: contratação de trabalhadores avulsos;
- S-1280: informações complementares;
- S-1295: totalização para pagamento em contingência;
- S-1298: reabertura de eventos periódicos;
- S-1299: fechamento da folha;
- S-1300: contribuição sindical patronal.
Os eventos S-1200, S-1210 e S-1299 são comuns a todas as empresas, enquanto os demais se aplicam a situações específicas. Para garantir a conformidade, é fundamental cumprir os prazos estabelecidos e revisar as informações antes do envio.
Confira todas as remunerações, adicionais e descontos para cada funcionário
A folha de pagamento deve conter todas as verbas trabalhistas registradas de forma detalhada. Além do salário-base, devem ser informados adicionais como horas extras, insalubridade, periculosidade e benefícios. Esses registros influenciam diretamente o cálculo dos encargos e a apuração dos tributos.
O eSocial estrutura essas informações por meio da Tabela 3 – Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento, que classifica proventos e descontos conforme sua tributação. Essa categorização define a base de cálculo para INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
A correta identificação das rubricas evita divergências na apuração dos encargos e a necessidade de ajustes posteriores. Antes do envio, é necessário conferir se todas as remunerações e descontos estão corretamente classificados.
Não se esqueça de conferir os encargos
Os encargos sobre a folha de pagamento devem ser calculados corretamente para evitar divergências e autuações. Entre os principais tributos estão:
- INSS: contribuição obrigatória com alíquotas progressivas conforme a faixa salarial;
- FGTS: recolhimento de 8% sobre a remuneração bruta do trabalhador;
- IRRF: dedução conforme a tabela progressiva da Receita Federal;
- Contribuições sindicais e assistenciais: aplicáveis conforme convenções coletivas e acordos firmados.
A apuração incorreta pode gerar pendências fiscais, multas e bloqueio da Certidão Negativa de Débitos (CND), documento necessário para participação em licitações e contratos públicos.
Crie um cronograma e organize-se para não perder prazos de envio
O envio dos eventos ao eSocial segue prazos específicos que devem ser integrados ao planejamento do setor de RH e Departamento Pessoal. Atrasos podem impactar a quitação dos tributos e gerar penalidades.
Para começar, esteja atento aos principais prazos:
- S-1200 e S-1210: devem ser enviados até o dia 7 do mês seguinte à competência da folha;
- S-1299 (Fechamento da Folha): precisa ser transmitido até o dia 7 do mês seguinte, ou antes do primeiro pagamento do mês;
- S-1295 (Envio em Contingência): possibilita totalizar os valores de INSS e IRRF antes do fechamento definitivo da folha, quando necessário.
Ter um cronograma estruturado evita falhas operacionais e garante o cumprimento das obrigações fiscais. Para apoiar esse planejamento, disponibilizamos um calendário completo para o Departamento Pessoal em 2025, com todas as datas de fechamento e demais eventos relevantes.
Como enviar a folha de pagamento para o eSocial?
A folha de pagamento deve ser reportada ao eSocial por meio de eventos periódicos que registram remuneração, pagamentos e fechamento. Qualquer erro pode impactar cálculos trabalhistas e obrigações fiscais.
Descubra abaixo como informar a folha de pagamento no eSocial com um passo a passo completo:
1. Revisão dos dados no sistema de RH
Todas as informações cadastradas devem ser verificadas antes da transmissão. Salários, adicionais, descontos e eventos variáveis precisam estar corretamente registrados para evitar inconsistências nos cálculos e possíveis penalidades.
2. Lançamento da remuneração
O evento S-1200 registra os valores devidos a cada trabalhador. Esse envio deve ocorrer até o sétimo dia do mês seguinte à competência da folha. Após a transmissão, o sistema retorna os cálculos de INSS e FGTS, que precisam ser conferidos antes do pagamento.
3. Envio do evento de pagamento
O evento S-1210 deve ser transmitido para registrar os pagamentos realizados aos trabalhadores. O prazo máximo para esse envio é até o dia 7 do mês seguinte, ou antes do fechamento da folha.
Conferir movimentações como férias, rescisões e adiantamentos é essencial para garantir que os tributos e encargos sejam calculados corretamente.
4. Fechamento da folha de pagamento
O evento S-1299 finaliza o processo e confirma todas as informações registradas. Esse envio deve ser realizado dentro do prazo estabelecido para evitar pendências fiscais.
Caso não seja possível concluir dentro do período determinado, o S-1295 pode ser utilizado para totalizar os valores de INSS e IRRF provisoriamente até a finalização definitiva.
5. Dica bônus
Como dica extra, contar com um sistema de RH simplifica o envio da folha de pagamento no eSocial e garante mais segurança no cumprimento das obrigações trabalhistas.
Ficou curioso para saber mais sobre como melhorar a gestão de pessoas da sua empresa e garantir precisão nos envios de encargos trabalhistas? Então leia nosso guia completo sobre software de RH, seus benefícios e funcionalidades.
