Mesmo com os lançamentos dos primeiros manuais e instruções do eSocial, elaborados pelo Governo Federal em 2014 e utilização do sistema desde 2018, é comum que ainda surjam dúvidas de como usar o ‘Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas’ e enviar a folha de pagamento ao eSocial, especialmente por novos profissionais da área de RH. 

Fechar a folha de pagamento de médias e grandes empresas é uma tarefa e tanto, que envolve algumas etapas essenciais, organização dos dados e atenção aos prazos. Contudo, a ferramenta foi criada pelo governo justamente para dinamizar esse processo por meio da unificação de informações dos colaboradores. 

Então, para garantir que não haja mais dificuldade na missão de enviar o fechamento da folha de pagamento ao eSocial, nós vamos explicar como esse sistema funciona e quais passos são necessários cumprir, para finalizar sem erros. 

Mudanças positivas do fechamento da folha com o eSocial 

Como citamos anteriormente, o eSocial foi desenvolvido com o objetivo de unificar os dados dos trabalhadores e proporcionar à área de gestão o envio digital de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, resultando em um processo fácil e ágil. Quando tratamos da folha de pagamento, há ainda mais um facilitador, já que hoje existem softwares que realizam os cálculos com exatidão e diminuem as falhas que ocorriam no manual. 

Portanto, devido à essa automação interna e externa, o setor de recursos humanos ganhou tempo para se organizar, checar e controlar os dados obrigatórios. Além disso, os profissionais de RH utilizam seu tempo em outras tarefas mais estratégicas. De maneira prática, a criação do eSocial resultou em modificações significativas, como: 

Redução da burocracia 

Por conta da digitalização e simplificação dos processos, a vida do profissional de RH ficou menos burocrática e do colaborador também. Com isso, não é mais necessário controle através de planilhas e tarefas manuais e repetitivas. 

Criou-se também, a oportunidade de resolver assuntos internos com mais agilidade através das integrações e até mesmo desenvolver métodos que auxiliam na organização das informações. 

Unificação dos dados 

Quem for da velha guarda do RH vai se lembrar dos inúmeros campos de redundância que eram obrigatórios responder no envio da folha, especificamente 2.800 espaços que eram necessários preencher da mesma maneira. Eram tantas vezes informando as mesmas informações dos colaboradores, que era capaz de decorar tudo aquilo. Pois bem, atualmente isso não acontece mais, e por conta do eSocial. 

Hoje, em uma única plataforma, as empresas enviam os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de uma vez, conforme cronograma. Essa medida, além de dinâmica, também inibe a chance de haver sonegação fiscal e garante o cumprimento da lei. 

Vale ressaltar que o envio segue a lista tradicional de registros, como admissão, desligamento, remuneração e outras informações essenciais. A mudança significativa é o canal que recebe esses documentos. 

Otimização do RH 

Desde a economia de tempo até a de materiais, a inserção do eSocial no cotidiano do setor de RH se tornou um mecanismo de otimização da gestão de pessoas, já que, a partir dessa plataforma, é possível organizar os dados e analisá-los com precisão, ou seja, de maneira estratégica. 

Isso ocorre porque a visão das informações é mais abrangente e, com o uso de soluções para RH, que são facilitadores, novos parâmetros e indicadores são criados, contribuindo para tomada de decisões. 

Entenda os eventos do fechamento da folha de pagamento 

Os registros de fechamento da folha de pagamento, ou seja, remuneração e descontos, bem como: salário, INSS, FGTS, décimo terceiro, férias, benefícios, entre outros, são considerados “eventos periódicos” aplicáveis a todos os colaboradores. Portanto, toda movimentação estará cadastrada na ferramenta de gestão de RH que, posteriormente, será enviada à Receita Federal pelo eSocial. 

É importante lembrar que conhecer os códigos de cada evento da folha é uma tarefa relevante, pois o fechamento abrange diferentes movimentações. Os mais comuns são: 

S-1200: Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social 

S-1210:  Pagamentos de rendimentos do trabalho 

S-1299: Fechamento dos eventos periódicos 

Mas existem outros, que também podem ser utilizados em algum momento. São eles: 

S-1202: Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social 

S-1207: Benefícios previdenciários 

S-1250: Aquisição de produção rural 

S-1260: Comercialização de produção rural (pessoa física) 

S-1270: Contratação de trabalhadores avulsos não portuários 

S-1280: Informações complementares aos eventos periódicos 

S-1295: Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência 

S-1298: Reabertura de eventos periódicos 

S-1300: Contribuição sindical patronal 

Então, uma das tarefas que inicia esse fechamento é compreender os eventos da folha de pagamento, que são importantes na hora do envio ao eSocial.

Veja também: Tudo sobre Folha de Pagamento

Como enviar o fechamento da folha por meio do eSocial 

Com entendimento das informações anteriores e com os dados dos colaboradores já organizados, o envio do fechamento da folha de pagamento ao eSocial acontece em apenas quatro passos. 

1 – Checagem da folha de pagamento na solução de RH 

Após alguns cálculos e cadastro de informações referente aos colaboradores em seu sistema de RH, é importante checar se estão todos corretos. Então, confira as remunerações, descontos, faltas, abonos eventos. 

2 – Lançamento de remuneração 

Lembra que existe um evento para cada tipo de movimentação? Então, nesta etapa, é necessário lançar os registros do evento de remuneração, ou seja, o S-1200. Ressaltamos que esse evento precisa obrigatoriamente ser enviado até o sétimo dia do mês seguinte. 

#dica: O S-1200 é o primeiro evento registrado na folha de pagamento, no eSocial. Após esse envio, a plataforma devolverá os valores calculados de INSS e FGTS, os quais precisam ser conferidos em sua solução para RH e no eSocial, ok? 

3 – Envio do evento de pagamento 

Agora, é vez do S-1210 entrar em campo. Esse é um evento específico para pagamentos dos colaboradores, e também precisa ser enviado ao eSocial até o dia sete do próximo mês ou antes do evento S-1299, levando em consideração o que vier primeiro. 

#dica: Os eventos S-1200 e S-1210 exigem que ocorra checagem de dados, como adiamentos e férias, se esses processamentos foram executados corretamente. 

4 – Fechamento de período 

Por fim, ocorre o envio do evento S-1299, que também é conhecido como “fechamento da empresa”, ou também, “fechamento de período”. Ele também precisa ser enviado na data correta, citada acima. 

#dica: Caso não seja possível enviar os eventos S-1200, S-1210 e S-1299 no prazo, a empresa pode fazer o envio do S-1295, que caracteriza “Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência” e apurar os valores parciais de INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). 

Então, como uma dica extra para você que leu até o final, para que o envio do fechamento da folha de pagamento ao eSocial ocorra de maneira tranquila, sem erros ou contratempos, é indicado a utilização de uma solução para RH.  

Esse é um sistema desenvolvido justamente para dinamizar as tarefas e agilizar o envio dos dados, já que é integrado à plataforma do eSocial. Com isso, os profissionais têm um suporte em seu dia a dia. 

Vale ressaltar que a perda dos prazos pode gerar multas e contratempos no cálculo do seguro social e imposto de renda dos colaboradores. Então, é importante se atentar ao envio correto. 

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