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Como funciona a automação de processos 

A automação está presente em inúmeras empresas como um investimento a longo prazo. Especialmente quando falamos de América Latina, a modernização dos processos está cada constante.  

Conforme estudo da Everis, de 2021, 70% das empresas na América Latina estão investindo em automação. Isso ocorre principalmente com intuito de melhorar a em eficiência operacional (70%), e 55% dessas organizações desejam reduzir falhas no fluxo de trabalho. 

Portanto, no artigo de hoje, vamos abordar a automação de processos, como funciona e quais os benefícios para as empresas. Confira! 

O que de fato é automação de processos? 

Para um melhor entendimento, veja a automação de processos sob uma ótica do uso da tecnologia a favor do dia a dia das pessoas. Então, assim como você utiliza apps para facilitar a sua rotina, as empresas também utilizam sistemas para otimizar os fluxos de trabalho. 

Portanto, a automação de processos é uma estratégia de otimização estrutural nas empresas, com foco em determinadas atividades nesse fluxo de trabalho. 

Assim, com aplicação em diferentes frentes, garante que os métodos se tornem mais fáceis, que reduza a necessidade de tarefas manuais e, consequentemente, diminuição de erros humanos e custos operacionais. 

Leia também: Superando o paradoxo da automação  

Modelos de automação 

A seguir, veja alguns insights de como você pode utilizar a automação em alguns setores e processos do seu negócio. Acompanhe! 

Automação financeira: sua aplicação ocorre porque a empresa tem o intuito de automatizar algumas tarefas, evitar trabalhos repetitivos e promover um melhor controle financeiro. 

Compra venda: o sistema automatiza a entrada de notas fiscais, controle de compras, passa a dinamizar negociações e dispensa ferramentas antiquadas para contato com fornecedores.  

Automação de propostas: com foco no time comercial, o software de automação garante uma melhor organização, dispensa de planilhas de prospecção e otimiza a tarefa de registrar os potenciais clientes, além de acelerar a próxima fase: assinatura de contratos. 

De contratos: como uma próxima etapa importante para os negócios, um sistema como esse consegue gerar, imprimir e arquivar os documentos burocráticos de forma flexível, eficiente e segura.  

Como implantar a automação de processos na organização?  

Como já sabemos, a automação de processos ocorre conforme necessidade da empresa e, com isso, ela escolhe os módulos de um sistema de gestão empresarial que melhor te atende. 

Então, a primeira etapa é os gestores estarem dispostos a investir em softwares de gestão e aplicar metodologias capazes de otimizar tudo isso. 

Portanto, uma empresa que está voltada a processos, ela vai diretamente aplicar a Gestão de Processos de Negócios, com objetivo de buscar melhoria contínua. 

Dentre as etapas da gestão, o desenvolvimento da automatização de processos está presente em três etapas fundamentais, que são: 

Implementação: quando se utiliza técnicas para mapear os processos, definindo responsáveis e prioridades. Neste momento, há treinamento dos profissionais envolvidos, para que compreendam o funcionamento dos sistemas. 

Cronograma para implementação: aqui, é importante alinhar expectativas com toda equipe, criando um cronograma seguro para os negócios. Assim, a implementação é feita em etapas, sempre verificando interseções, fazendo testes e corrigindo possíveis falhas. entre os processos. 

Implantação e Execução: após o mapeamento das necessidades, objetivos e metas, gestores e demais profissionais começam a executar o sistema implantado. 

Monitoramento: como toda implantação de sistema de gestão empresarial, é importante acompanhar o desenvolvimento de uma automação de processos. Portanto, verifique se o processo ocorre conforme o esperado e monitore metas e objetivos.  

#Dica: o monitoramento também pode ser feito de maneira automatizada e com envios automáticos, que também podem criar alertas em casos críticos.  

A implantação de um ERP pode ser fácil e eficiente  

Benefícios da automação para os negócios 

Obviamente, a automação dos processos promove benefícios bastante alinhados à performance, produtividade e otimização do fluxo de trabalho. Entretanto, há vantagens ainda mais profundas, que são: 

Padronização da operação  

Ao padronizar os processos, as tarefas ganham maior qualidade, principalmente pela adequação em todos os processos, com um modelo a seguir, conforme estudo de caso e necessidades. 

Seguindo todas as regras do negócio, os gestores orientam os profissionais para serem estratégicos e serem peças chaves nesse processo de automação. 

Controle do desempenho  

Ao investir em automação, é importante que gestores equipes estabeleçam indicadores, a fim de configurá-los de forma automática, gerar relatórios consolidados e facilitar a identificação de gaps, erros e remodelagens necessárias. 

Rastreabilidade dos processos  

A automação garante a monitoração e rastreabilidade dos processos. Isso para alguns nichos é fundamental. Assim, cada vez que uma tarefa é executada, o sistema consegue registrar e disponibilizar isso de maneira integrada, com todos os dados necessários.  

Consequentemente, há um controle rígido desses processos, como quem executou, o que fez, quando, utilizando de quais recursos e outras informações. 

Integração com sistemas 

O ERP é um exemplo de um sistema de gestão empresarial que promove processos automatizados com a integração entre setores. Essa integração é essencial para gerar comunicação entre áreas e dinamizar os processos até o final. 

Assim, o software pode ser integrado a outras plataformas e sistemas internos, como setor de compras, RH, marketing, estoque, financeiro e demais áreas, com base automação e reunião de todos os dados. 

Portanto, o ERP é um sistema de automação de processos que influencia na melhoria contínua, facilita a identificação de falhas, corrige com mais eficiência, agiliza a comunicação e possibilita a mensuração de resultados. 

Dessa maneira, a organização otimiza seus processos, seus processos otimizados e consegue fazer entregas aos clientes e stakeholders com maior valor agregado. 

Além disso, também oferece benefícios no cotidiano, como: 

  • Redução de custos; 
  • Agilidade das tarefas operacionais; 
  • Profissionais mais estratégicos; 
  • Aumento da competitividade; 
  • Otimização do tempo. 

Ou seja, há vantagens que são vistas com maior facilidade e trazem efeitos positivos com um curto espaço de tempo. 

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