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A automatização de processos já uma realidade em nosso país. Para as grandes empresas, a inovação chegou há um tempo, em seguida as médias começaram a aderir, hoje os pequenos negócios também têm apostado na modernização. Com essa constante, o Brasil começa a ser conhecido como um país que investe em tecnologia. Além disso, nossos […]
A automatização de processos já uma realidade em nosso país. Para as grandes empresas, a inovação chegou há um tempo, em seguida as médias começaram a aderir, hoje os pequenos negócios também têm apostado na modernização.
Com essa constante, o Brasil começa a ser conhecido como um país que investe em tecnologia. Além disso, nossos profissionais da área tecnológico migram para o mercado internacional.
Trazendo para a realidade empresarial, a automatização é aplicada em todos os setores, mesmo que não seja homogêneo, mas existe essa adesão.
O foco desse artigo será a gestão de compras automatizada, pois é uma área que lida com inúmeros itens. Desse modo, necessita da inovação para tornar o processo mais ágil e otimizado.
Então, para entender mais do assunto, leia nosso conteúdo até o final!
Cenário da automação no Brasil
Automação está literalmente associada à competitividade, tanto das empresas quanto do país. Portanto, apostar em tecnologia e inovação melhora os negócios, independentemente do setor de atuação.
Segundo dados da Confederação Nacional da Indústria (CNI), o Brasil subiu no ranking de Competitividade, pela primeira vez em 12 anos.
Desde 2010, o país tenta elevar o potencial competitivo das organizações em relação ao desempenho do setor empresarial, competindo com 17 nações com características similares ao Brasil ou que competem com ele no mercado mundial.
O avanço do país no último ano foi suficiente para ultrapassar o Peru e ocupar a 16ª posição no ranking. Dados como fator financeiro, negócios, tributação e adesão de tecnologias fizeram parte dos critérios.
Em relação à Tecnologia e Inovação, nosso país apresentou um bom desempenho entre 18 países competitivos. O Brasil está no terço intermediário, entre a posição de 7 a 12.
Abaixo, veja a tabela:
Reprodução Confederação Nacional da Indústria (CNI)
Como enfatiza o presidente da CNI, Robson Braga de Andrade, o futuro da competitividade dependerá também da capacidade de a nação se adaptar às novas tendências produtivas, um ótimo exemplo é digitalização dos processos.
Portanto, como podemos observar, a competitividade das empresas está bastante associada à tecnologia e à capacidade de se adaptar à transformação digital. Durante essa busca pela modernização, vale investir em automatização das tarefas, inclusive a gestão de compras.
Então, como funciona a gestão de compras automatizada?
A gestão de compras é o processo responsável em realizar a escolha de fornecedores, acompanhar as entradas e saídas e por prezar pelo equilíbrio dos valores colocados nos produtos.
Antigamente, as negociações e administração desses orçamentos eram realizados via telefone ou até pessoalmente. Mas, agora, com a digitalização, esse processo ocorre de maneira virtual. O mesmo acontece com a gestão do que foi comprado.
Aliás, por questões de segurança, compliance e tomadas de decisão mais estratégicas, a automatização passou a ser aderida por mais empresas com intuito de administrar corretamente seus dados, de seus clientes e fornecedores.
Assim, os profissionais dessa área são responsáveis pela tomada de decisão assertiva das compras e gestão correta do estoque, de modo a trazer resultados positivos, principalmente em relação ao faturamento.
Quando automatizamos esse processo da gestão de compras, a empresa passa a investir na implementação de um software centralizado para desenvolver e controlar as atividades pertinentes ao setor.
Algumas funcionalidades de uma gestão de compras automatizada, são:
É importante informar que a principal ferramenta que possibilita essa modernização é o sistema ERP, que emite pedidos de compras eletrônicas.
Hoje, existe a possibilidade de utilizar o sistema de maneira virtual, por meio do Portal, que utiliza os mesmos parâmetros que o sistema local, só que em um ambiente online.
Vale ressaltar que por utilizar o ERP, há integração entre setores e torna o desenvolvimento mais fácil, pois há um cruzamento de informações, ou seja, cada área complementa a outra.
Como implantar em 3 passos?
1: Defina e entenda os objetivos do seu negócio
Para chegar aos objetivos, é importante que haja um diagnóstico do cenário atual da empresa. Ou seja, defina quais são as necessidades da organização, o que precisa para melhorar e como chegar a esses objetivos.
Atente-se de que essa é uma etapa que não pode ser pulada, pois garante que as próximas escolhas sejam assertivas. Além disso, contribui para:
2: Mapeie os processos atuais
O que significa mapear os processos atuais? Esse entendimento consiste em definir como as compras são executadas atualmente e quais são as ferramentas.
Entender o fluxo de compras é essencial, pois mostra quais são os gargalos de produtividade, o que impacta negativamente e compreender as etapas sequenciais para a automação de compras. Para haver sucesso nessa etapa, leve em consideração:
Desse modo, entende-se quais processos podem ser automatizados e como realizar.
3: Escolha um sistema
Com todas as questões definidas acima, o próximo passo é escolher o sistema mais adequado ao seu negócio. Isso incluí fazer algumas pesquisas aprofundadas e levantar orçamentos de fornecedores com soluções que mais se enquadram com as prioridades da sua empresa.
Ao conhecer seus processos, a escolha pelo sistema fica mais aclarada. Assim, a melhor solução torna os processos de compras mais eficientes. Além disso, alcança pilares da área, como:
Vale dizer que antes de fechar negócio com o fornecedor, é necessário verificar como é a imagem dessa empresa externamente e conhecer sua atuação no mercado.
Treine seus colaboradores
De nada adianta escolher o melhor sistema, se uma equipe mal treinada pode prejudicar o desempenho da automatização do setor e das atividades.
A capacitação e treinamento dos profissionais são obrigatórios. Implantar um software sem preparar o time é investimento mal aplicado, pois a empresa não conseguirá utilizar o sistema em seu máximo potencial. Mas, como promover isso?
Encontrar um fornecedor que consiga preparar a equipe antes mesmo que os colaboradores utilizem o sistema. Esse tipo de ação é um pontapé para capacitar ainda mais os profissionais e elevar a atuação deles no setor de compras.
Também é importante que a empresa invista em capacitação de alguns colaboradores-chaves, que lidam com questões menos operacionais e que precisam de um treinamento mais aprofundado.
Além disso, o ideal é que o time de compras faça testes e simulações dos novos processos, principalmente ao longo do treinamento.
A StarSoft, por exemplo, desenvolve o “Treinamento Guiado” para todos as organizações que começam a implantar o sistema. A cada módulo, os profissionais aprendem os mecanismos e as melhores práticas, a fim de manter o perfeito funcionamento.
Veja neste vídeo como é o método do treinamento da StarSoft!
Como isso reflete nas empresas?
Abaixo, veja como a gestão de compras automatizadas reflete nos negócios. São três pontos iniciais que, consequentemente, promovem muitos outros benefícios ao longo do processo. Acompanhe!
Lucro direto: a partir da automatização de compras, a equipe consegue desenvolver um mapa de cotações, analisar dados, fazer referências estratégias e escolher sempre o melhor produto a ser adquirido. Esses aspectos influenciam diretamente no lucro da empresa, pois evita-se compras erradas.
Padronização de processos: a gestão automatizada tende a diminuir consideravelmente os desvios em relação à operação de compras. Isso só acontece porque existe a padronização dos processos. Além disso, a equipe adquire uma melhor visibilidade dos processos e garante maior qualidade e controle.
Melhoria contínua: Com esses aspectos citados acima, a empresa consegue uma melhoria contínua, principalmente porque a automatização impulsiona o aperfeiçoamento. Vale citar que todo esse processo diminui erros, reduz gastos, integra os setores e analisa todos os indicadores de desempenho, acarretando nessa melhora.
StarSoft Applications
Sua empresa já utiliza um ERP para organizar a gestão de compras automatizada? O StarSoft Applications é o sistema de gestão empresarial que conta com módulos completos, para automatizar os processos internos e melhorar a performance.
Com o ERP da StarSoft, as organizações melhoram a gestão em inúmeros aspectos. Quando falamos da gestão de compras automatizada, vemos que um software para administrar esse setor pode otimizar as tarefas e promover assertividade na aquisição de materiais.
Então, se sua empresa ainda não utiliza soluções de automatização, venha conhecer o StarSoft Applications e otimizar a gestão de processos.
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