O que é Business Process Management (BPM)?
O Business Process Management (BPM) é um conceito que tem se tornado cada vez mais popular e difundido entre os gestores e empreendedores ao redor do mundo.
No cenário empresarial atual, marcado por uma constante busca por eficiência, inovação e competitividade, a gestão eficaz dos processos internos tornou-se crucial para o sucesso das empresas.
Nesse contexto, o BPM é uma abordagem estratégica que visa otimizar e alinhar os processos operacionais com as metas organizacionais.
Seu objetivo é melhorar a eficiência operacional, otimizar recursos e promover melhorias contínuas, aumentando a competitividade do negócio e sua capacidade de adaptação às mudanças no mercado.
Não por acaso, segundo dados divulgados pela Computer Weekly, 88% das empresas estão estruturando uma área de BPM, sendo que 54% delas já implementaram pelo menos uma ferramenta do tipo.
A seguir, entenda melhor o que significa BPM, seu papel na gestão empresarial, principais diferenças para o BPMN e BPMS, além das possibilidades de otimizá-lo por meio da integração com o ERP.
O que significa BPM?
O BPM, Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, corresponde a um conjunto de metodologias, tecnologias e ferramentas utilizadas para administrar e otimizar os processos de uma organização.
Basicamente, seu objetivo é aprimorar os processos de maneira contínua, tornando-os mais eficientes e ágeis.
Isso envolve o mapeamento e a análise detalhada das operações atuais, a identificação de gargalos ou oportunidades de melhoria e a implementação de correções ou mudanças nessas áreas.
Essas otimizações podem incluir desde a eliminação de redundâncias, por exemplo, até a automação de tarefas, reestruturação de fluxos de trabalho, e assim por diante.
Continuamente, cada aprimoramento impacta no aumento da qualidade dos produtos ou serviços, no ganho de produtividade, na otimização de recursos e na redução de custos.
Assim, o Business Process Management é essencial para toda empresa que deseja atender melhor às demandas dos seus clientes, se destacar da concorrência e prosperar diante dos desafios do mercado atual.
Voltando à referência da Computer Weekly que citamos na introdução, o mercado global associado ao BPM cresce 14% ao ano, o que reforça como é crescente sua adesão e importância para a competitividade dos negócios.
Qual o papel do BPM na gestão empresarial?
Em primeiro lugar, é importante destacar que, quando tratamos sobre Business Process Management, o significado não se refere a uma única metodologia, estrutura de negócio ou ferramenta propriamente dita.
Na verdade, o BPM é um conjunto disso tudo, envolvendo todas as práticas focadas na análise, modelagem e melhoria contínua dos processos de uma empresa.
Isso também quer dizer que essa abordagem não possui uma conclusão. O que ocorre são revisões e aprimoramentos constantes, que visam promover sempre um perfeito alinhamento entre metas, execuções e resultados.
Portanto, podemos afirmar que seu principal objetivo é maximizar a competitividade do negócio.
Ao proporcionar uma gestão de processos mais estruturada e eficaz, o BPM ajuda as empresas a alcançar excelência operacional e a se adaptar rapidamente às mudanças do mercado.
Ele impulsiona a eficiência, a agilidade, produtividade, a conformidade, a capacidade da inovação, a qualidade dos produtos e serviços, além da experiência do cliente.
Assim, o Business Process Management tem um importante papel na gestão empresarial não só porque otimiza os processos, mas também porque os alinha aos objetivos estratégicos da organização.
Diferenças entre BPM, BPMN e BPMS
O conceito de Business Process Management costuma ser confundido com os de BPMN e BPMS. Isso porque, além das semelhanças entre as siglas, todos estão inter-relacionados no contexto da gestão de processos.
Para entender suas diferenças, lembre-se que o BPM é uma abordagem holística que envolve modelagem, análise e melhoria contínua de processos, utilizando diversas metodologias e ferramentas para identificar e eliminar ineficiências.
Já a Notação e Modelagem de Processos de Negócios (BPMN) é uma linguagem gráfica padrão para a modelagem de processos.
Seu objetivo é fornecer uma representação visual detalhada para facilitar a comunicação e a compreensão dos processos entre os diversos stakeholders, permitindo uma análise mais eficaz.
Por sua vez, o Sistema de Gestão de Processos de Negócios (BPMS) é um conjunto de ferramentas de software projetadas para apoiar a execução de BPM por meio da digitalização.
Ele oferece funcionalidades para a modelagem, execução, controle, otimização e automação de processos de negócios, integrando diversos recursos para permitir a implementação prática das melhorias identificadas por meio do BPM.
Cada um desses conceitos tem um papel específico e essencial na gestão de processos, contribuindo para a criação de uma operação mais eficiente, ágil e bem gerida.
A integração eficaz de BPM, BPMN e BPMS permite às organizações otimizar processos de ponta a ponta, desde a concepção e modelagem, até a execução e monitoramento contínuo.
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É possível integrar BPM e ERP?
Por falar em integrações eficazes, a relação entre BPM e ERP também não pode ser negligenciada.
Afinal, o ERP é um sistema que integra todos os departamentos de uma operação empresarial, incluindo a contabilidade, financeiro, faturamento, suprimentos, manufatura, contratos e serviços, em uma única plataforma.
Seu principal objetivo é fornecer uma visão holística dos processos, permitindo uma gestão centralizada e a otimização de recursos.
Ao contrário do BPM, que foca na modelagem, análise e melhoria contínua dos processos, o ERP digitaliza, automatiza e integra as funções, garantindo que os dados fluam sem interrupções entre os diferentes departamentos.
Nesse sentido, apesar das suas diferenças, é evidente que essas duas abordagens também têm objetivos complementares.
O BPM foca na agilidade, competitividade, aprimoramento e na capacidade de adaptação rápida, enquanto o ERP oferece estabilidade e consistência na gestão dos processos para que esses objetivos sejam possíveis.
A implementação de um ERP e do BPM promove uma coexistência harmoniosa entre a flexibilidade estratégica e a eficiência operacional, fazendo com que elas se retroalimentem.
Dessa forma, a integração do BPM e ERP pode proporcionar uma série de benefícios, como:
Automação de ponta a ponta
O BPM pode ser utilizado para identificar processos que podem ser automatizados dentro do ERP, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a eficiência operacional.
Isso elimina a necessidade de trabalhos manuais e repetitivos, liberando tempo e recursos valiosos para atividades mais estratégicas.
Visão holística e maior controle
Com a integração do BPM, as empresas podem ter uma visão mais clara e detalhada dos seus processos, utilizando os dados do ERP para monitorar e analisar seu desempenho e promover ajustes mais rápidos e informados.
Como resultado, há uma maior transparência nas operações e uma melhor capacidade de resposta a desafios e oportunidades.
Redução de custos e otimização de recursos
A automação de processos, a otimização do fluxo de trabalho e a tomada de decisões ágeis e assertivas, proporcionadas pela integração, geram uma redução significativa de custos.
O resultado é a melhoria da margem de lucro, da competitividade do negócio e da sustentabilidade da empresa.
Tomada de decisões assertivas e baseadas em dados
A integração entre BPM e ERP gera um fluxo contínuo de dados sobre os processos de negócio, que podem ser utilizados para embasar decisões estratégicas mais assertivas.
Dessa forma, é possível identificar oportunidades de melhoria, assim como a alocação de recursos e os aprimoramentos operacionais.
Maior agilidade e flexibilidade frente a mudanças
Com processos bem definidos e integrados ao ERP, as empresas podem responder rapidamente às mudanças do mercado, ajustando suas operações conforme necessário sem perder a integração e a consistência dos dados.
Isso permite que os negócios se adaptem rapidamente às novas tendências e demandas dos clientes, mantendo uma vantagem competitiva.
Melhoria na comunicação e colaboração
Quando os processos são claros e bem integrados, a informação flui de maneira mais eficiente entre os departamentos, facilitando a comunicação e a colaboração entre diferentes áreas da empresa.
Assim, as equipes se tornam mais alinhadas, bem informadas e menos sujeitas a falhas de comunicação.
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