O que é e como fazer um bom controle de caixa na sua empresa?

Qualquer empresa que deseja manter um crescimento saudável precisa de um controle de caixa eficiente. Quer saber mais sobre este cuidado tão importante e descobrir como fazer para implementá-lo em seu negócio? Então continue lendo este post! De acordo com uma matéria do R7, o Brasil teve 4 empresas fechadas por minuto em 2023. E, no mesmo ano, mais de 6 milhões de negócios fecharam as contas no vermelho, segundo uma publicação da Istoé Dinheiro.  Neste contexto tão desafiador, é fundamental ter um controle de caixa eficiente e confiável. Afinal, ele permite ao empreendedor conhecer a quantidade de dinheiro que a empresa possui para investir.  Além disso, esse tipo de controle possibilita observar se o negócio dispõe de recursos suficientes para manter as despesas com seus colaboradores, parceiros e fornecedores, bem como realizar previsões futuras sobre as finanças, seja em curto ou longo prazos. Descubra de uma vez por todas como fazer um controle de caixa eficiente, entender melhor suas particularidades e descobrir como otimizá-lo com o apoio da tecnologia! Explore todos os detalhes sobre o tema a seguir.

O que é controle de caixa?

O controle de caixa se refere à prática de registrar e monitorar todas as transações financeiras que envolvem o caixa da empresa, como as entradas (receitas) e as saídas (despesas). Essas transações incluem:

• Vendas de produtos ou serviços;
• Pagamentos de contas;
• Retiradas de dinheiro para despesas menores;
• Depósitos bancários, entre outras. 

Ter um bom processo para controlar o caixa contribui para a empresa ter uma visão clara e precisa do seu fluxo de caixa. Ou seja, o gestor consegue entender toda a movimentação do dinheiro que entra e sai em determinado período. A partir desse processo rigoroso, você pode tomar decisões financeiras mais informadas, como planejar investimentos, antecipar pagamentos, identificar padrões de gastos e receitas e avaliar a saúde financeira do negócio.

Diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa

O controle de caixa e o fluxo de caixa são dois conceitos relacionados e bastante utilizados no dia a dia das empresas, por isso, muitos empreendedores acabam confundido os dois. Entretanto, é importante saber que eles têm finalidades e abordagens diferentes na gestão financeira. Isso porque, o controle de caixa é focado no registro e monitoramento das transações que envolvem o caixa, registrando meticulosamente cada entrada e saída de dinheiro no momento em que elas ocorrem. Já o fluxo de caixa vai além, oferecendo uma visão geral das movimentações financeiras da empresa em um período específico.  Ele analisa não apenas o dinheiro em caixa, mas também as contas a receber e a pagar, fornecendo uma perspectiva mais ampla da saúde financeira do negócio. Assim, enquanto o controle de caixa se concentra na gestão do dinheiro disponível no presente, o fluxo oferece uma visão mais ampla e preditiva das finanças, ajudando na tomada de decisões estratégicas a longo prazo.

Importância do controle de caixa para o sucesso do negócio

Basta observar os dados divulgados pelo R7 e pela Istoé, que citamos na introdução, para perceber como é indispensável manter um controle preciso sobre as finanças movimentadas no seu negócio.  Quando você tem todas as entradas e saídas de dinheiro registradas diariamente na empresa, é possível obter uma visão mais clara, ampla e realista sobre a realidade financeira. Ao conhecer seus gastos essenciais e as principais fontes de ganhos financeiros, fica mais fácil e seguro gerenciar o negócio e criar estratégias para impulsionar o seu sucesso. Ou seja, o controle de caixa é essencial para garantir a estabilidade financeira e o crescimento sustentável, permitindo acompanhar de perto a movimentação do dinheiro. Com ele, é possível:

• Saber quais produtos, setores ou ações geram mais lucros;
• Identificar gargalos e áreas que exigem melhorias;
• Entender o capital disponível para investir.

Por exemplo, imagine que um fornecedor ofereça um lote por um valor promocional, desde que o pagamento seja feito à vista. Com o controle de caixa, você saberá se é possível aceitar a oferta sem correr riscos na sua empresa.

Como fazer um controle de caixa eficiente?

Agora que você já sabe que um controle de caixa eficiente é essencial para o sucesso financeiro do seu negócio, confira algumas dicas para implementá-lo de maneira eficaz:

Faça a segmentação das receitas

Segmentar as receitas por fonte ou tipo de transação é um passo importante. Assim, você consegue entender de onde vem o dinheiro e fazer uma análise mais detalhada das fontes mais lucrativas do seu negócio, bem como identificar possíveis áreas de crescimento.

Separe e classifique as despesas

Como as receitas, as despesas devem ser separadas e classificadas por categoria, como despesas operacionais e administrativas, por exemplo, fixas e variáveis, entre outras.  Esses registros ajudam a identificar onde a empresa está gastando mais e permitem um melhor controle sobre os custos.

Registre todas as contas a receber

Lembre-se que também é fundamental registrar todas as contas a receber. Ou seja, o dinheiro que a empresa espera receber de clientes e outras fontes.  Isso inclui faturas emitidas, pagamentos parcelados e recebíveis futuros, por exemplo. Manter esse controle ajuda a garantir que a empresa tenha uma previsão precisa de sua liquidez futura.

Implemente um controle de caixa automatizado

Utilizar um sistema de controle de caixa automatizado pode simplificar e agilizar todo o processo de gestão financeira.  Com o apoio de um bom software, é possível ter um gerenciamento mais inteligente e automatizar tarefas, como o registro das transações, conciliação bancária, geração de relatórios e previsões de caixa.  Isso reduz a chance de erros humanos e economiza tempo, permitindo que você desburocratize sua rotina e foque ainda mais no crescimento do seu negócio. Abaixo, conheça a melhor ferramenta para otimizar seu controle de caixa. 

Vantagens de usar um ERP de controle de caixa

Um controle de caixa impecável é a base para a saúde financeira e o sucesso de qualquer negócio. Mas, como garantir um controle eficiente e preciso em meio à rotina agitada do dia a dia?  A resposta está na tecnologia! Com um bom ERP, como o StarSoft Applications, você consegue automatizar, organizar e centralizar a gestão das suas finanças. Conheça as funcionalidades do módulo financeiro:

Integre e automatize processos financeiros

O ERP da StarSoft integra e automatiza os processos financeiros da sua empresa, proporcionando uma visão clara do desempenho e permitindo a proteção dos ativos organizacionais.

Faça a gestão integrada de contas a pagar e receber

Com o módulo de Gestão Financeira do ERP StarSoft Applications, é possível gerenciar de forma integrada as contas a pagar e receber, garantindo uma visão abrangente das finanças e facilitando o controle de fluxo de caixa.

Conciliação bancária

A plataforma também automatiza a conciliação bancária, facilitando o processo de reconciliação entre as transações registradas no sistema e as transações bancárias, garantindo maior precisão e agilidade na gestão financeira.

Fluxo de caixa e Demonstrativo de Resultados em tempo real

Dentro do sistema, é possível monitorar os fluxos de caixa e acessar Demonstrativos de Resultados em tempo real, proporcionando uma visão atualizada e precisa da situação financeira da sua empresa. Além disso, o ERP StarSoft oferece uma interface intuitiva e prática, permitindo a visualização gráfica do fluxo de caixa e a exportação de informações previstas e realizadas.  Seu uso é simples e eficiente, permitindo a manipulação e consulta de informações financeiras com facilidade. Quer uma solução completa e eficiente para a gestão financeira da sua empresa, com maior precisão, agilidade e segurança no controle de caixa? Clique aqui e saiba mais sobre o ERP StarSoft Applications!