Como otimizar o controle de jornada de trabalho presencial e home office?

O controle de jornada de trabalho é um pilar crucial da gestão de recursos humanos em qualquer organização. 

Seja no escritório ou no home office, a eficácia desse controle desempenha um papel central no cumprimento das obrigações legais e na satisfação dos colaboradores.

Neste artigo, abordaremos a importância de controlar a jornada e como otimizá-la em ambientes presenciais e remotos. Também vamos apresentar dicas práticas e insights valiosos para que sua empresa melhore a gestão do tempo de trabalho. Vamos lá?

Desafios do controle de jornada no Home Office

Apesar das facilidades que o home office oferece, o controle de jornada à distância traz consigo uma série de pontos que demandam atenção redobrada das empresas. 

Afinal, é preciso que os registros sejam efetuados corretamente e que estejam alinhados com a legislação trabalhista. 

Entre os principais obstáculos enfrentados pelas organizações no controle de jornada do teletrabalho, estão:

Horas extras e banco de horas

O controle de horas extras e do banco de horas é essencial para cumprir as obrigações legais e garantir pagamentos adequados aos profissionais. No entanto, quando os colaboradores trabalham remotamente, surgem desafios adicionais em relação ao acompanhamento desses aspectos.

A adoção de soluções tecnológicas que possibilitam o rastreamento preciso de horas extras e pausas se tornou  essencial para as empresas. E o mesmo ocorre com a necessidade de fazer um gerenciamento eficaz do banco de horas.

Essas ações não apenas auxiliam a organização com as conformidades legais, mas também oferecem aos colaboradores informações transparentes sobre sua jornada de trabalho.

Verificar as faltas dos colaboradores

Outro fator de atenção no controle de jornada home office é a detecção do absenteísmo dos colaboradores. O fato de trabalhar remotamente não deve permitir que os funcionários se isentem de suas responsabilidades trabalhistas, e as empresas devem estar vigilantes a essa questão.

Para evitar esse tipo de situação, é importante que as instituições verifiquem regularmente a jornada de seus funcionários. Ou seja, os gestores devem estar atentos aos motivos por trás de eventuais faltas, atrasos ou não cumprimento do horário. Isso permite identificar problemas subjacentes e tomar medidas corretivas apropriadas.

Acompanhamento da jornada dos colaboradores

Uma das preocupações mais evidentes para o RH e o DP é o acompanhamento da jornada dos colaboradores, já que  o distanciamento físico pode gerar preocupações sobre a capacidade de monitorar com eficácia as horas de trabalho dos funcionários. 

Para superar essa barreira, é crucial adotar abordagens mais automatizadas. Por exemplo, sistemas baseados em nuvem, como o oferecido pela StarSoft, oferecem  a possibilidade  de acessar em tempo real as informações sobre a jornada de trabalho à distância dos  colaboradores. 

Assim, é possível alcançar um controle mais eficiente, garantindo a transparência e a conformidade com as políticas da organização. 

Como você já deve imaginar, o  controle de jornada de trabalho à distância apresenta detalhes que exigem abordagens cuidadosas e soluções adequadas. 

A adoção de sistemas de controle modernos, aliada a uma abordagem proativa na análise da jornada e do absenteísmo, pode ajudar sua empresa  a superar qualquer inconsistência na gestão desses dados e garantir a conformidade legal e a produtividade de toda a equipe. 

Por que os métodos tradicionais são desvantajosos no controle de jornada?

Os métodos tradicionais de controle de ponto enfrentam limitações significativas em comparação às soluções mais modernas. Um exemplo são os registros feitos em Livro Ponto físico.

No tópico abaixo, vamos apresentar três das principais desvantagens desse modelo:

1. Custo alto

A utilização de métodos que exigem o preenchimento manual dos dados é demorada e onerosa para o departamento de Recursos Humanos. Além dos materiais, como papel, o gasto operacional ao lidar com um sistema analógico é considerável, especialmente para tarefas simples como conferências mensais. 

A automação, presente em sistemas eletrônicos e online, oferece resultados instantâneos, economizando tempo e recursos.

2. Vulnerabilidade

Devido ao uso de papel, o sistema convencional é suscetível a rasuras e erros. Nesse sentido, documentos com validade jurídica acabam exigindo refações em caso de falhas no preenchimento, gerando atrasos e inconsistências nos registros.

3. Riscos trabalhistas

O registro manual do ponto também apresenta riscos relacionados ao cumprimento das leis trabalhistas e fiscais. 

Inclusive, a  possibilidade de modificações, rasuras e conflitos com outros registros empresariais aumenta a probabilidade de processos trabalhistas e problemas fiscais.

Além dessas desvantagens, o controle de ponto manual enfrenta riscos adicionais:

• Maior chance de erros: a marcação manual está sujeita a erros na gestão da jornada de trabalho;
• Mais risco de fraudes: abre espaço para fraudes e adulterações, como marcações por terceiros e horários incorretos;
• Prejuízos financeiros para a empresa: a utilização do controle manual resulta em prejuízos financeiros, incluindo retrabalho, custos legais e possíveis quedas na produtividade.

Realizar o controle manualmente deixa a empresa mais propensa a lidar com erros, que tem potencial para gerar riscos financeiros e legais. 

Usar soluções digitais não só minimiza as chances de erro, mas também apresenta uma alternativa para melhorar a eficiência do DP e economizar tempo. 

A facilidade do ponto digital para controle de horário

Felizmente, a evolução tecnológica trouxe soluções inovadoras para o controle de jornada de trabalho, como o ponto digital oferecido pela StarSoft. Este sistema é seguro, fácil de usar e, o mais importante, é adaptável tanto para o ambiente presencial quanto para o home office.

Uma das principais vantagens do ponto digital é a possibilidade de realizar registros de ponto offline, ou seja, seus colaboradores podem registrar o tempo de trabalho mesmo quando estão fora da área de cobertura da internet. 

Assim que a conexão é restabelecida, os registros são automaticamente sincronizados, garantindo a precisão dos dados.

5 estratégias de gestão para controle de jornada remota e presencial

Para otimizar o controle de jornada em qualquer cenário, apresentamos a seguir cinco estratégias de gestão eficazes:

1. Tenha as metas e objetivos bem alinhados

É fundamental que os colaboradores entendam claramente as metas e objetivos do trabalho que realizam dentro da empresa. Quando todos têm uma visão clara do que é esperado, fica muito  fácil manter o foco no cumprimento das tarefas no tempo estabelecido.

2. Explique as normas e procedimentos do controle

Outra dica importante é garantir que toda a equipe esteja ciente  das normas e procedimentos relativos ao controle de jornada. Isso inclui políticas de registro de ponto, pausas e intervalos, bem como qualquer política específica para o home office.

3. Estimule a autonomia dos colaboradores

Você também precisa oferecer  aos seus funcionários a autonomia necessária para que eles consigam fazer a gestão do seu próprio tempo de trabalho, desde que todo o processo esteja alinhado  com as metas e objetivos da empresa. Além de aumentar  a responsabilidade, também promove a satisfação no trabalho. 

4. Analise se seu sistema está adequado

Periodicamente, avalie se o sistema de controle de jornada em uso está atendendo às necessidades da empresa. Para isso, considere a possibilidade de atualizá-lo para uma solução mais eficiente e flexível, como o ponto digital.

5. Use a tecnologia a seu favor

Por fim, aproveite as ferramentas tecnológicas disponíveis para simplificar o controle de jornada. Inclua na sua rotina sistemas de ponto digital, aplicativos de gerenciamento de tempo e soluções de software de RH avançadas.

Como você já sabe, o controle de jornada de trabalho é um aspecto crucial da gestão de recursos humanos, que impacta diretamente a produtividade e a conformidade legal. 

Em ambientes cada vez mais diversos, é preciso adotar soluções modernas e flexíveis, como o ponto digital e o ponto biométrico da StarSoft.

Ao implementar as estratégias de gestão recomendadas e aproveitar as vantagens da tecnologia, sua empresa consegue  otimizar o controle de jornada, melhorar a eficiência operacional e simplificar a gestão de pauta dos colaboradores, facilitando o cumprimento de metas e objetivos da rotina profissional. Para saber mais sobre como a People by StarSoft pode ajudar sua empresa a otimizar o controle de jornada de trabalho, clique aqui!