Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
O demonstrativo de pagamento, também chamado de folha, contracheque ou holerite, tem um papel fundamental na rotina de qualquer organização. Afinal, ele é um alicerce importantíssimo para seu controle financeiro, tributário e trabalhista. Basicamente, o documento serve para comprovar a quitação do salário dos colaboradores, constando os valores a receber, descontos e outras informações pertinentes. […]
O demonstrativo de pagamento, também chamado de folha, contracheque ou holerite, tem um papel fundamental na rotina de qualquer organização. Afinal, ele é um alicerce importantíssimo para seu controle financeiro, tributário e trabalhista.
Basicamente, o documento serve para comprovar a quitação do salário dos colaboradores, constando os valores a receber, descontos e outras informações pertinentes. Assim, assegura a conformidade e transparência nas relações trabalhistas.
Quer entender melhor o que é demonstrativo de pagamento, sua importância, função, implicações legais e as informações que devem constar no documento? Explore todos os detalhes que você precisa saber sobre o tema a seguir.
O demonstrativo de pagamento é um documento que indica o salário bruto e dados do trabalhador.
Ele é composto também por acréscimos, como as horas extras, deduções, adiantamentos, convênio médico, imposto de renda, INSS, vale-alimentação, transporte e previdência privada.
No demonstrativo de pagamento está presente ainda a especificação do salário, que é o total líquido a receber.
Esse documento é responsável por demonstrar ao trabalhador que a empresa está cumprindo com as responsabilidades a ela atribuídas, gerando transparência entre ambos os lados e garantindo que todos os direitos do colaborador estão sendo respeitados.
Com ele, a organização pode controlar melhor seus gastos com salários e benefícios, otimizar o cálculo dos pagamentos e atestar que está honrando suas obrigações. Desse modo, evita problemas com o Fisco e até prejuízos com processos trabalhistas.
Já para os trabalhadores, o demonstrativo de pagamento de salário contracheque funciona como um comprovante de renda e ainda permite ter clareza sobre o valor bruto e líquido do seu salário, descontos, extras, e assim por diante.
No mercado de trabalho, o alto número de nomenclaturas dadas a diferentes processos e procedimentos podem causar certa confusão entre gestores, empreendedores e profissionais em geral.
Uma das dúvidas que mais surge nesse meio está relacionada às diferenças entre demonstrativo de pagamento e contracheque. Além disso, os conceitos de holerite, recibo e folha de pagamento também geram esse tipo de questionamento.
No dicionário, contracheque, demonstrativo de pagamento, holerite e recibo de vencimento aparecem como sinônimos. Ou seja, são expressões que podem ser substituídas umas pelas outras sem perder o sentido.
Isso tudo quer dizer que a maneira que o trabalhador irá nomear as coisas à sua volta pode variar conforme região geográfica, idade, classe social e, até mesmo, grau de formalidade do contexto da comunicação.
Esse fenômeno é conhecido como variação linguística. No caso do debate entre demonstrativo de pagamento e contracheque, trata-se exclusivamente da variedade regional.
O demonstrativo de pagamento é um dos documentos mais importantes quando se trata da transparência entre empregador e colaborador.
Para os trabalhadores, o demonstrativo de pagamento é fundamental para avaliar os registros financeiros gerados no mês. Sem falar que serve como comprovante de renda para a abertura de crediários, financiamentos, contas bancárias, entre outras aplicações.
O documento também pode ser usado como uma garantia de que o valor indicado no demonstrativo foi o mesmo depositado em conta.
Já para as empresas, o demonstrativo de pagamento comprova que estão sendo cumpridas as obrigações fiscais e trabalhistas. Afinal, segundo o artigo 464 da CLT, o salário dos trabalhadores deve ser acompanhado de um recibo:
“Art. 464 — O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”
Além disso, também é uma forma da empresa realizar o controle de gastos. Inclusive, é por este motivo que o documento é gerado em duas vias, uma para arquivo da organização e outra para o colaborador.
Dessa forma, é possível ter pleno domínio sobre o registro de todos os vencimentos, descontos e bônus.
Como você pôde ver, o demonstrativo de pagamento não é só uma mordomia disponibilizada pela empresa. Esse documento é uma obrigação firmada em lei, conforme o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Trata-se de um direito básico de todo trabalhador formal, que serve como instrumento comprobatório de uma relação trabalhista, atestando que a empresa está pagando seu salário conforme o acordo de contrato.
Para os trabalhadores, suas principais funções incluem a comprovação de renda, o controle das finanças, a garantia de direitos e a formalização dos valores recebidos, que pode ser usada para resolver problemas e reivindicações futuras.
Já para as organizações, os benefícios são semelhantes, já que o demonstrativo de pagamento serve para controlar custos, comprovar os pagamentos e garantir o cumprimento da lei trabalhista.
Considerando a determinação do artigo 467 da CLT, que apresentamos anteriormente, toda empresa é obrigada a entregar o demonstrativo de pagamento, seja em versão impressa ou online.
Afinal, sua função é comprovar que o pagamento mensal foi realizado corretamente, em alinhamento com todas as exigências da legislação. Assim, não entregar o contracheque pode gerar processos trabalhistas e deixar sua empresa sujeita a multas.
Como se não bastassem as penalidades e os riscos de passivos associados à ausência do demonstrativo, também há risco de indenização por danos morais caso o colaborador sofra algum tipo de constrangimento por não ter como comprovar sua renda.
Quanto ao prazo exato para entregar o documento, a CLT não o especifica. Contudo, o artigo 459 define que o salário mensal deve ser pago até o quinto dia útil do mês:
“Art. 459 — O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Redação dada pela Lei n.º 7.855, de 24.10.1989)”.
Assim, o texto abre margem para a interpretação de que o demonstrativo de pagamento deve ser entregue no mesmo prazo do pagamento. Ou seja, também no quinto dia útil.
Lembre-se que a principal função do demonstrativo de pagamento é informar, de forma clara e transparente, todas as informações ligadas ao pagamento da remuneração do colaborador.
Por conta disso, não é só o valor bruto que consta no contracheque, mas também o líquido, com detalhamento de todos os descontos.
Além disso, o documento deve ter os dados da empresa, do trabalhador e indicar o mês de referência, uma vez que os valores podem variar, por exemplo, caso seja um mês de recebimento de férias ou décimo terceiro.
Dito isso, as principais informações que precisam estar descritas no demonstrativo de pagamento são:
Esperamos ter clareado de uma vez por todas as noções em torno do demonstrativo de pagamento. Se você quer continuar bem informado sobre os temas essenciais para a conformidade da sua empresa, não perca as últimas publicações do nosso blog.
Desenvolvido por Fresh Lab - Agência de Performance Digital