O que é EFD Fiscal: entenda de forma simples o que é e como funciona

Nem todo gestor entende com clareza o que é EFD (Escrituração Fiscal Digital) e por que esse processo é essencial para manter a conformidade fiscal da empresa. A sigla circula por reuniões, relatórios e obrigações mensais, mas a complexidade técnica costuma afastar a atenção do que realmente importa.

Com o avanço da digitalização, a escrituração fiscal deixou de ser um simples envio de informações para o Fisco. Ela tornou-se um reflexo direto da organização, da consistência e da transparência dos dados tributários.

Ignorar esse processo ou tratá-lo como algo secundário pode gerar impactos diretos na apuração de tributos. Quando há falhas na entrega, a gestão perde controle e o risco fiscal se intensifica.

Este conteúdo mostra o que é EFD, quais informações integram essa obrigação e como estruturar o processo com segurança desde a origem dos dados. Acompanhe!

O que é EFD Fiscal?

A EFD Fiscal faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e reúne, em um único arquivo digital, as informações fiscais relacionadas ao ICMS e ao IPI. Esse arquivo substitui diversos livros fiscais em papel e deve seguir o leiaute definido pela Receita Federal.

A estrutura da escrituração é organizada por blocos, com dados sobre documentos fiscais, apuração de tributos, ajustes e demais exigências legais. A entrega é mensal e exige consistência entre dados operacionais e fiscais.

Além disso, dentro do SPED, há outras obrigações com finalidades diferentes:

• EFD Reinf: reúne dados sobre retenções e contribuições previdenciárias;
• SPED Contábil: registra a escrituração contábil e substitui livros como Diário e Razão.

Quem precisa entregar a EFD Fiscal?

A obrigatoriedade da EFD Fiscal é definida pelo Ajuste SINIEF n.º 2/2009, que estabeleceu a exigência para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI. Isso inclui empresas enquadradas no regime de lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado.

Já as empresas do Simples Nacional estão, em regra, dispensadas. No entanto, os estados podem impor exigências específicas com base no tipo de atividade, no porte da empresa ou em regime especial. 

O Protocolo ICMS n.º 03/2011 trata dessas exceções e autoriza cada unidade federativa a aplicar critérios próprios.

Por isso, é importante que a empresa consulte a legislação estadual e confirme com o contador se deve entregar o arquivo. Mesmo quem ainda não compreende bem o que é EFD pode estar sujeito à obrigatoriedade e a penalidades por descumprimento.

O que compõe a EFD Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é composta por blocos que organizam os dados exigidos pelos fiscos federal e estaduais. Cada bloco contém registros específicos, que detalham a movimentação fiscal da empresa.

Esses blocos devem seguir o leiaute definido pelo Ato COTEPE/ICMS n.º 44/2018, que orienta a estrutura e a validação do arquivo no Programa Validador e Assinador (PVA).

Blocos e registros

Cada bloco da Escrituração Fiscal Digital agrupa um conjunto específico de informações exigidas pelo Fisco. Eles representam as principais obrigações fiscais e tributárias que devem ser declaradas pela empresa no período.

• Documentos fiscais: inclui NF-e, NFC-e, CT-e e outros documentos eletrônicos emitidos ou recebidos durante o período
• Apuração de ICMS e IPI: apresenta os valores devidos e os créditos utilizados na apuração dos tributos
• Inventário: quando aplicável, detalha os saldos de mercadorias em estoque no fim do período

Período de entrega

O envio do arquivo deve ser feito todo mês, até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Embora o prazo seja adotado nacionalmente, ele pode variar conforme a legislação de cada estado.

Manter esse controle atualizado evita atrasos, autuações e bloqueios que impactam a operação fiscal da empresa.

Quais os riscos de uma entrega incorreta?

Agora que está claro o que é EFD, é importante entender os riscos envolvidos em uma entrega com erros, omissões ou fora do prazo. O Fisco realiza cruzamentos automáticos e identifica rapidamente qualquer inconsistência entre os dados informados.

A Lei n.º 8.218/1991, artigo 12, prevê multa de até 1% da receita bruta para empresas que enviam o arquivo com falhas. Além disso, cada estado aplica penalidades próprias, conforme o regulamento do ICMS local.

A retificação do arquivo é permitida sem autorização até três meses após o encerramento do período. Após esse prazo, exige autorização do fisco, conforme estabelece o Ajuste SINIEF n.º 11/2012.

Como um ERP pode ajudar no processo de entrega da EFD Fiscal?

Grande parte dos erros na Escrituração Fiscal Digital começa antes do envio do arquivo. Dados inconsistentes, lançamentos manuais e falta de controle sobre a movimentação fiscal tornam o processo vulnerável.

Sem um sistema integrado, cada área trabalha de forma isolada e a conciliação se torna um gargalo. A apuração perde precisão, o prazo aperta e a entrega vira um risco mensal.

O ERP da StarSoft elimina esses pontos de falha na origem. A plataforma integra os dados fiscais, contábeis e operacionais em tempo real, com automação das regras tributárias e geração estruturada das obrigações.

Entre os principais benefícios para a EFD estão:

• Geração automática dos blocos e registros conforme o leiaute oficial;
• Redução de erros manuais com validações aplicadas no momento da entrada dos dados;
• Aplicação de regras fiscais por UF, CFOP, CST e tipo de operação;
• Relatórios e simulações para conferência antes da transmissão;
• Histórico completo das entregas com rastreabilidade por período.

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Perguntas frequentes sobre EFD

Mesmo após entender o que é EFD, muitas dúvidas ainda surgem no dia a dia das equipes fiscais. A complexidade do processo e as variações por estado exigem atenção constante. A seguir, veja respostas para as perguntas mais comuns sobre a escrituração.

A EFD é a mesma coisa que o SPED Fiscal?

Sim. O termo SPED Fiscal é uma forma informal de se referir à Escrituração Fiscal Digital (EFD), parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital. Ambos se referem ao mesmo arquivo eletrônico que consolida dados de ICMS e IPI.

Qual a frequência de entrega da EFD?

A entrega é mensal, até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Cada estado pode definir variações no prazo, conforme legislação local. Por isso, é essencial acompanhar os atos normativos estaduais.

A EFD substitui outros livros fiscais?

Sim. A EFD substitui livros como Registro de Entradas, Registro de Saídas, Apuração do ICMS, Apuração do IPI e Inventário, desde que o contribuinte esteja obrigado a transmitir o arquivo digital e atenda aos requisitos da Receita Federal e da legislação estadual.

A reforma tributária impacta a EFD Fiscal?

Sim. A criação dos tributos IBS e CBS trará mudanças nos modelos de escrituração. No entanto, os registros da EFD ICMS/IPI permanecem válidos durante o período de transição. 

As empresas devem revisar seus sistemas e acompanhar as atualizações nos leiautes da Receita Federal. A partir de 2026, será necessário adaptar processos internos para atender às novas exigências, sem descuidar das obrigações atuais.

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