Processo de compras: como criar e implementar um fluxo que economiza dinheiro

Como justificar gastos se o próprio processo de compras é desorganizado, lento e sujeito a erros? A ausência de um fluxo claro resulta em aquisições mal planejadas, fornecedores não avaliados e perda direta de dinheiro.

Em vez de acelerar, cortar etapas só aumenta os riscos. Estruturar um processo de compras eficiente garante controle, reduz desperdícios e fortalece a gestão financeira. 

As empresas que padronizam suas etapas conseguem negociar melhor, evitar fraudes e manter conformidade interna.

Neste artigo, entenda o que é o processo de compras, porque ele deve ser mapeado e como implementar um fluxo prático que economiza tempo e dinheiro sem travar a operação.

O que é um processo de compras

O processo de compras é o conjunto de etapas que uma empresa segue para adquirir produtos ou serviços necessários à operação. Esse fluxo começa na identificação de uma demanda e termina no pagamento ao fornecedor, sempre com registro e validação formal.

Mais do que uma sequência burocrática, o processo existe para garantir que a compra certa seja feita do fornecedor certo, no momento certo e com o melhor custo-benefício. Ao centralizar aprovações e padronizar rotinas, a empresa reduz riscos e aumenta o controle sobre os recursos.

Um processo bem estruturado não precisa ser demorado. Ele serve para eliminar falhas, evitar retrabalho e alinhar as decisões de compra aos objetivos estratégicos do negócio.

Qual a importância de um mapeamento de processo de compra eficiente? 

Mapear o processo de compras é essencial para evitar falhas operacionais e garantir o uso inteligente dos recursos financeiros. A falta de padronização abre espaço para compras não autorizadas, erros nos pedidos e prejuízos com estoque parado.

Empresas que documentam e controlam cada etapa conseguem prever demandas, negociar melhor com fornecedores e reduzir desperdícios. Isso aumenta a eficiência e dá mais segurança às decisões.

Segundo a PwC, 74% dos profissionais de procurement têm metas ligadas à redução de custos. Um processo de compras claro e bem estruturado permite alcançar esse objetivo com mais precisão e agilidade.

Confira os principais benefícios de um mapeamento eficiente:

• Redução de custos e desperdícios;
• Aumento do controle financeiro;
• Padronização das etapas e aprovação formal;
• Melhor gestão de fornecedores;
• Maior conformidade com políticas internas e auditorias;
• Visibilidade do fluxo de ponta a ponta.

Fases do processo de compras nas empresas

Para garantir controle e eficiência, o processo de compras deve seguir etapas bem definidas. Cada fase contribui para minimizar erros e assegurar que a aquisição ocorra dentro do padrão esperado.

Tudo começa com a identificação da necessidade, quando uma área interna sinaliza a demanda. Em seguida, ocorre a aprovação da solicitação, validando o orçamento e as condições do pedido.

Com a aprovação, a empresa emite a ordem de compra, formalizando itens, quantidades e termos. Dependendo da complexidade, pode ser necessário elaborar um contrato com cláusulas específicas.

Após isso, acontece o recebimento dos bens ou serviços e a verificação de conformidade. Por fim, o processo se encerra com o pagamento e a avaliação do fornecedor.

Como criar um processo de compras eficiente em 7 passos

Agora que você já conhece as principais fases do processo de compras, veja como implementá-las de forma prática e padronizada.

1. Identificação da necessidade

O processo começa com a sinalização da demanda por insumos, produtos ou serviços. A identificação pode ocorrer por monitoramento de estoque ou solicitação interna.

2. Aprovação da requisição

A requisição é enviada para validação conforme critérios como orçamento disponível, urgência e política de compras da empresa.

3. Cotação e seleção de fornecedores

Após a aprovação, são solicitadas cotações a fornecedores. A decisão deve considerar critérios como preço, qualidade, prazo de entrega e histórico de fornecimento.

4. Geração da Ordem de Compra (OC)

Com o fornecedor definido, a empresa emite a Ordem de Compra. O documento formaliza as condições da negociação e serve como base para o controle do processo.

5. Recebimento e conferência da mercadoria/serviço

Os itens são conferidos quanto à quantidade, qualidade e conformidade com o pedido. Irregularidades devem ser registradas e tratadas imediatamente.

6. Lançamento e validação da nota fiscal

A nota fiscal recebida é lançada no sistema e validada com os dados da OC. A conferência garante conformidade fiscal e evita inconsistências contábeis.

7. Pagamento e arquivamento

Após a validação, o pagamento é liberado conforme os termos acordados. Documentos e registros são arquivados para fins de auditoria e controle interno.

O risco de gerenciar um processo de compras manualmente (e-mails e planilhas)

A gestão manual do processo de compras compromete a eficiência e a confiabilidade das operações. E-mails e planilhas não oferecem controle, rastreabilidade nem automação. Isso gera gargalos e prejuízos.

Entre os principais riscos desse modelo:

• Falta de visibilidade: dificuldade em acompanhar o andamento de solicitações e aprovações em tempo real;
• Ausência de auditoria: processos não deixam rastro claro, dificultando a análise e o compliance interno;
• Ineficiência operacional: aumento de retrabalho, atrasos e falhas de comunicação entre áreas;
• Erros e furos no processo: compras fora de política, pagamentos duplicados e perdas de histórico.

Como um ERP automatiza o processo de compras de ponta a ponta?

A digitalização do processo de compras já é considerada uma prioridade estratégica por empresas com foco em eficiência, com cerca de 68% planejando essa transformação nos próximos dois anos, segundo relatório da PwC.

Um ERP organiza e automatiza todo o fluxo de ponta a ponta, da requisição ao pagamento. Padroniza processos, elimina falhas humanas e reduz retrabalho nas etapas críticas de aprovação, cotação, ordens de compra e controles fiscais.

Com dados centralizados e integração entre áreas, o sistema facilita o relacionamento com fornecedores e garante controle total sobre prazos, contratos e conformidade tributária.

Não à toa, 75% das empresas estão planejando melhorar a análise de dados e relatórios em suas operações de compras, de acordo com a Veridion. O ERP viabiliza esse avanço com visibilidade em tempo real, relatórios inteligentes e indicadores acionáveis.

Ao automatizar todas as etapas, a gestão de compras se torna mais estratégica, transparente e alinhada aos objetivos financeiros da empresa.

Perguntas frequentes sobre a criação de um processo de compras

Na hora de estruturar um processo de compras eficiente, algumas dúvidas são comuns. A seguir, estão respostas diretas para facilitar a tomada de decisão e reduzir incertezas.

Qual a diferença entre uma Requisição de Compra e uma Ordem de Compra (OC)?

A requisição de compra é a solicitação formal de um item ou serviço, feita por um colaborador ou departamento. Já a ordem de compra é o documento oficial gerado após a aprovação da requisição, que autoriza a aquisição junto ao fornecedor.

Um processo de compras não deixa tudo mais lento e burocrático?

Não. Um processo estruturado evita retrabalho, falhas e desperdícios. Quando bem implementado, com etapas claras e uso de tecnologia, ele acelera a operação e melhora os resultados.

Preciso de um ERP para ter um processo de compras?

É possível operar com controles manuais, mas isso aumenta riscos, retrabalho e falta de visibilidade. O ERP padroniza fluxos, automatiza tarefas e garante mais controle, segurança e eficiência ao processo.

Como um ERP ajuda na gestão de fornecedores?

O sistema centraliza dados, históricos, contratos e prazos. Permite monitorar desempenho, comparar condições e manter conformidade com as políticas internas. Isso fortalece a gestão de fornecedores e melhora as negociações.

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