Guia completo: tudo o que você precisa saber sobre DARF online

A gestão fiscal das empresas exige controle preciso sobre prazos, documentos e obrigações legais. Uma das mais comuns é a DARF online, guia exigida pela Receita Federal para o recolhimento de tributos federais.

A versão digital agiliza o preenchimento, reduz erros e traz mais segurança ao processo. Mesmo com essas vantagens, muitas empresas ainda enfrentam entraves na geração do documento e no acompanhamento dos pagamentos.

Dominar o uso da DARF online ajuda a evitar falhas fiscais, manter a regularidade da empresa e otimizar rotinas financeiras. A seguir, veja como funciona, quem deve emitir e como a tecnologia pode tornar esse processo mais eficiente.

O que é a DARF e para que serve?

A DARF é o documento utilizado para recolher tributos federais administrados pela Receita Federal. Empresas e pessoas físicas devem emiti-la sempre que houver obrigação tributária vinculada a impostos, contribuições ou taxas.

Sua finalidade é centralizar o pagamento em uma única guia, com dados padronizados e direcionamento automático dos valores para os cofres públicos. Isso assegura o cumprimento das exigências fiscais e evita inconsistências no controle contábil.

Os principais tributos pagos por meio da DARF incluem:

• IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica);
• IRPF (Imposto de Renda da Pessoa Física);
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• PIS/Pasep;
• COFINS;
• IOF – Imposto sobre Operações Financeiras.

Cada código de receita representa um tipo de recolhimento específico. O preenchimento correto garante a validação do pagamento e evita pendências junto ao Fisco.

O que é a DARF Online?

A DARF online é a versão digital da guia de arrecadação da Receita Federal. Possibilita o preenchimento e o pagamento de tributos federais diretamente pela internet, com mais agilidade e segurança.

A emissão digital substitui o processo manual e reduz falhas no cálculo e na escrituração fiscal. Também simplifica a rotina de quem precisa cumprir obrigações tributárias com frequência.

A Receita Federal disponibiliza três canais para gerar a guia:

• SicalcWeb, com acesso direto pelo navegador;
• Sicalc AA, versão instalada localmente;
• Portal e-CAC, com autenticação por código ou certificado digital.

Essas plataformas calculam automaticamente juros e multa, além de validar os dados informados antes da emissão. Isso reduz o risco de inconsistências e facilita o controle de vencimentos.

Com o apoio de sistemas integrados, é possível automatizar a geração da DARF online, manter a regularidade fiscal da empresa e otimizar tarefas do time financeiro.

Passo a passo para emitir uma DARF online

Emitir uma DARF online é um processo simples, desde que sejam utilizados os canais corretos e as informações estejam atualizadas. Veja abaixo como realizar a emissão de forma segura:

1. Acesse o SicalcWeb, instale o Sicalc AA ou entre no portal e-CAC, conforme o perfil da empresa e o tipo de tributo a ser recolhido;
2. Informe se o contribuinte é pessoa física ou jurídica, incluindo CPF ou CNPJ, nome ou razão social e demais dados cadastrais solicitados;
3. Preencha os campos obrigatórios do tributo, como o código da receita, o período de apuração, o valor principal e a data de vencimento;
4. Valide as informações inseridas e verifique se há encargos aplicáveis. O sistema calcula automaticamente multas e juros em caso de atraso;
5. Gere a guia em PDF com o código de barras, revise todos os dados e salve o arquivo para pagamento;
6. Efetue o pagamento da DARF pelo internet banking, caixas eletrônicos ou bancos autorizados pela Receita Federal.

Quem precisa emitir e para quais casos está disponível o DARF online?

A emissão da DARF online é obrigatória sempre que houver tributos federais a serem pagos. Empresas de diferentes regimes, profissionais liberais, investidores e pessoas físicas estão sujeitos a essa exigência, conforme o tipo de operação ou obrigação fiscal.

No ambiente empresarial, a guia se aplica a diferentes situações fiscais e contábeis, como:

• Pagamento de IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e IOF;
• Recolhimento de tributos apurados fora do Simples Nacional;
• Quitação de débitos declarados na DCTFWeb;
• Regularização de pendências fiscais ou pagamentos em atraso.

Para pessoas físicas, a obrigatoriedade ocorre nos seguintes casos:

• Pagamento de IRPF fora do prazo ou em quotas;
• Recolhimento de ganho de capital, aluguéis ou investimentos;
• Situações de imposto devido fora da declaração anual.

Nem todos os tributos podem ser gerados pelas plataformas padrão, como o Sicalc. Em alguns casos, o uso do portal e-CAC é obrigatório, especialmente para guias vinculadas à DCTFWeb.

Além disso, impostos estaduais e municipais não utilizam DARF, e contribuições específicas, como as de empregadores domésticos, devem ser emitidas por sistemas próprios, como o eSocial.

Consequências do atraso ou erro na DARF Online

Atrasos no pagamento da DARF online resultam na aplicação de encargos. A multa de mora é de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% do valor do tributo, conforme estabelecido no Art. 61 da Lei n.º 9.430/1996.

Também incidem juros com base na taxa Selic, calculados a partir do mês seguinte ao vencimento até o mês anterior ao pagamento, acrescidos de 1% no mês em que ocorre o pagamento.

Erros no preenchimento, como código incorreto ou valor errado, podem invalidar o pagamento. Nesses casos, é preciso emitir uma nova guia com as informações corretas e pagar com os encargos atualizados.

Essas falhas, seja por atraso ou por erro de preenchimento, podem gerar impactos operacionais e comprometer a regularidade da empresa. Entre as consequências estão:

• Multas por recolhimento fora do prazo ou de forma incorreta;
• Bloqueio na emissão de certidões negativas de débitos (CND);
• Restrições em licitações, financiamentos e benefícios fiscais;
• Irregularidades nos registros contábeis e fiscais da empresa.

Para que você fique por dentro das principais obrigações e evite atrasos, veja nosso Calendário Fiscal 2025!

Como a tecnologia pode ajudar na emissão da DARF Online

Empresas que lidam com múltiplas obrigações fiscais sabem o quanto o processo pode ser complexo. Informações dispersas, prazos apertados e erros no preenchimento da guia ainda são comuns quando o controle é manual.

Com um sistema integrado, é possível automatizar a geração da DARF online, a partir dos próprios lançamentos contábeis. A tecnologia permite validar dados em tempo real, aplicar os códigos corretos e evitar falhas que podem gerar multas ou retrabalho.

O ERP da StarSoft, por exemplo, conecta essas etapas em um único ambiente. A plataforma reúne dados fiscais, contábeis e financeiros para garantir mais controle, agilidade e segurança na gestão das obrigações. 

Conheça os recursos disponíveis e veja como simplificar esse processo na prática.

Perguntas frequentes sobre DARF Online

Ainda existem dúvidas frequentes sobre o uso da DARF online no ambiente empresarial. Abaixo, respondemos às mais recorrentes para facilitar o controle fiscal e evitar erros no processo.

Como saber se minha DARF Online foi paga corretamente?

Após o pagamento, acesse o portal e-CAC e consulte a área de pagamentos. Use o código de acesso ou certificado digital para confirmar se a guia foi processada. Mantenha o comprovante até a baixa do débito.

Posso emitir DARF direto de um sistema ERP?

Sim, desde que a solução esteja integrada aos dados contábeis e fiscais. A geração da guia pode ser feita com base nas movimentações registradas, com preenchimento validado automaticamente.

Como calcular multas e juros para o preenchimento do DARF online?

O SicalcWeb calcula os encargos automaticamente. A multa de mora é de 0,33% ao dia, limitada a 20%. Os juros seguem a taxa Selic acumulada, com acréscimo de 1% no mês do pagamento.

Quer automatizar a emissão da DARF e outras obrigações fiscais?

Conheça o ERP da StarSoft e veja como melhorar a gestão tributária com mais agilidade, segurança e padronização. Acesse a página da solução e implemente mais controle no seu dia a dia fiscal.