FGTS Digital: o manual de operação para o departamento pessoal

O FGTS Digital já é realidade nas rotinas do departamento pessoal. Desde março de 2024, todas as empresas passaram a utilizar a nova plataforma para gerar e pagar a GFD com base nas informações do eSocial.

A mudança aumentou a responsabilidade sobre a folha de pagamento. Qualquer erro nos eventos impacta diretamente os valores cobrados, e não há espaço para ajustes manuais. O retrabalho cresceu, assim como a pressão por conformidade.

Garantir segurança e controle exige processos integrados, dados corretos na origem e sistemas alinhados. Para saber como operar o FGTS Digital com eficiência, evitar falhas e manter tudo em dia, siga na leitura.

A mudança central: o fim da SEFIP e a conexão indissociável com o eSocial

A Portaria MTE n.º 240/2024 oficializou a entrada em vigor do FGTS Digital, substituindo sistemas antigos como SEFIP, Conectividade Social e GRRF. Desde março de 2024, o recolhimento passou a ser feito exclusivamente por meio da nova plataforma.

Diferente dos sistemas anteriores, o FGTS Digital não é um sistema de cálculo.Sua função é consolidar as informações enviadas e gerar a cobrança com base nos dados declarados. Toda apuração deve ocorrer no sistema de folha e ser transmitida corretamente ao eSocial.

A operação está baseada em três pilares:

• Consolidação automática dos eventos informados;
• Geração da GFD (guia de pagamento digital);
• Cobrança estruturada nos dados enviados, sem espaço para ajustes manuais.

A fonte única de verdade é o próprio eSocial. Os principais eventos que alimentam a plataforma são:

• S-1200 – Remuneração mensal;
• S-2299 – Desligamento com vínculo;
• S-2399 – Término de contrato sem vínculo formal.

Se a guia apresentar divergências, a correção deve ser feita diretamente no eSocial. O sistema digital irá atualizar os valores com base na nova informação.

O novo fluxo de gestão do FGTS Digital (Passo a Passo da Rotina)

Com a implantação do FGTS Digital, o processo de recolhimento passou a depender diretamente da qualidade das informações enviadas ao eSocial. A rotina agora é composta por quatro etapas principais:

Passo 1: Apuração no eSocial

Todos os cálculos de remuneração, descontos e encargos devem estar corretos no sistema de folha. Esses dados são enviados por meio dos eventos periódicos e não periódicos do eSocial, como S-1200 (remuneração) e S-2299 (desligamento).

Passo 2: Fechamento do eSocial

Após o envio completo das informações mensais, o evento S-1299 é transmitido para consolidar os dados da competência. Esse fechamento é obrigatório para que a base do FGTS seja considerada válida pela nova plataforma.

Passo 3: Conferência e geração da guia (GFD)

Com o fechamento realizado, o FGTS Digital importa automaticamente os dados do eSocial. A plataforma permite visualizar as bases, identificar divergências e gerar a Guia do FGTS Digital (GFD). Essa etapa exige atenção para validar valores antes do recolhimento.

Passo 4: Pagamento via PIX

A GFD é paga exclusivamente via PIX, com uso de QR Code ou código “copia e cola”. O pagamento é identificado em tempo real e registrado na conta vinculada do trabalhador. Não é mais possível utilizar códigos de barras ou guias físicas.

3 Pontos críticos na Operação Diária do FGTS Digital

A nova plataforma trouxe mais agilidade, mas também aumentou a rigidez na rotina operacional do Departamento Pessoal. Alguns pontos exigem atenção constante para garantir conformidade e evitar autuações.

1. Como corrigir erros? 

Não existe edição direta dentro do FGTS Digital. Toda correção, seja de base de cálculo, valor de remuneração ou evento ausente, deve ser feita exclusivamente no eSocial.

O fluxo correto é:

• Identificar o erro na guia;
• Localizar o evento com inconsistência no eSocial;
• Retificar o evento (S-1200, S-2299 ou S-2399, por exemplo);
• Após a retificação, o FGTS Digital será atualizado automaticamente.

Se o evento corrigido não for enviado corretamente, a guia continuará incorreta. Por isso, é essencial que o sistema de folha e o eSocial estejam sempre em total sincronia.

2. Como pagar o FGTS Rescisório? (A antiga GRRF)

O pagamento da multa de 40% e do saldo do mês passou a ser feito de forma integrada. A emissão da guia rescisória ocorre a partir do envio dos eventos:

• S-2299 – Rescisão com vínculo formal;
• S-2399 – Término de contrato sem vínculo.

Com base nesses dados, o FGTS Digital calcula automaticamente os valores rescisórios e gera a GFD correspondente. O prazo legal de pagamento permanece em até 10 dias corridos após o desligamento.

3. E o pagamento em atraso?

Ao gerar a guia com data posterior ao vencimento, o próprio sistema aplica automaticamente juros e multa conforme a legislação.

Não é necessário realizar cálculos manuais ou acessar outras ferramentas para aplicar acréscimos. A GFD emitida já traz os valores atualizados.

Esse processo garante segurança jurídica e evita pagamentos incorretos, mas reforça a importância de atenção aos prazos e validação das datas de vencimento.

Software de folha: por que um ERP é sua garantia de paz? 

Corrigir erros no eSocial sem atualizar o sistema de folha mantém o risco ativo. De que adianta retificar o evento, se no mês seguinte o erro volta?

Um ERP integrado garante consistência entre cálculo, envio e armazenamento das informações. Evita retrabalho, melhora o controle e assegura conformidade com o FGTS Digital. Veja os pontos-chave:

• Cálculo correto na origem: a apuração dos encargos é feita com base em regras atualizadas, respeitando a parametrização definida para cada tipo de contrato, evento e sindicato;
• Geração e transmissão segura: o sistema transmite eventos como S-1200, S-2299 e S-2399 com precisão, minimizando falhas e retrabalho;
• Gestão de retificações: permite identificar, ajustar e reaplicar correções, mantendo o histórico e garantindo que os dados estejam sempre atualizados;
• Conciliação entre folha e guia: facilita a comparação entre os valores apurados na folha e os exibidos na GFD, assegurando o fechamento correto.

Com a StarSoft, por exemplo, sua empresa centraliza dados, automatiza processos e atua com mais precisão em cada etapa da gestão trabalhista.

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Perguntas Frequentes sobre a Gestão do FGTS Digital (Pós-Implementação)

Após a entrada em vigor do novo modelo de arrecadação, muitas dúvidas ainda surgem no dia a dia do Departamento Pessoal. Entender como a plataforma funciona na prática evita erros e garante maior controle sobre obrigações trabalhistas.

Veja as respostas para as questões mais recorrentes:

Como o colaborador consulta seu extrato do FGTS Digital?

O trabalhador pode acessar o extrato diretamente pelo aplicativo FGTS da Caixa Econômica Federal, disponível para Android e iOS. As informações continuam centralizadas na Caixa, que permanece como agente operador do fundo.

A multa dos 40% é paga via PIX na mesma guia do FGTS do mês?

Sim. No caso de desligamento sem justa causa, a guia gerada pelo FGTS Digital já inclui a multa de 40% e o saldo de FGTS do mês. O pagamento é feito via PIX em uma única GFD rescisória.

O que acontece se eu pagar a guia PIX depois do vencimento?

Ao emitir uma GFD com data posterior ao prazo, o sistema já aplica automaticamente juros e multa, conforme definido pela legislação vigente. O valor final apresentado considera os encargos por atraso, sem necessidade de cálculos manuais.

O eSocial e o FGTS Digital são o mesmo sistema?

Não. São plataformas distintas e com finalidades complementares. O eSocial apura e transmite as informações trabalhistas, enquanto o FGTS Digital consolida os dados e emite