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GED: entenda a gestão eletrônica de documentos

Com a transformação digital, não há um executivo, gestor e profissional que não conhecem a digitalização de arquivos, principalmente nos últimos anos que ganhou mudanças tecnológicas cruciais. Assim, faz-se interessante aplicar novos métodos de gestão eletrônica de documentos, que conhecemos como “GED”

Desde o início da década de 2010, já falávamos de arquivamento de documentos eletrônicos. Em 2012, foi aprovado a Lei 12682, que regula o uso documentos eletrônicos por empresas e órgãos públicos.  

Ou seja, há um cuidado em orientar as empresas e assegurar a integridade dos documentos que são organizados online de maneira segura, evitando a perda de informações. 

Vale citar que essa é uma questão se impõe a gestores que administram todos os portes de empresas que investem em GED e soluções que possibilite a prática. 

Então, para compreender como gerenciar seus arquivos digitalmente, leia este conteúdo na íntegra. Faça a administração assertiva de seus documentos! 

Como funciona a GED?

Primeiro, compreenda que a GED – gestão eletrônica de documentos é uma prática administrativa que concentra arquivos em um mesmo sistema digital, que facilita a organização, acesso e segurança dos dados. 

Assim, um sistema de gerenciamento de arquivos eletrônicos concentra em um mesmo local digital todas as informações do negócio. Isso resulta em captura, processamento, armazenamento, compartilhamento e backup dos dados. Desse modo, as informações da empresa ficam bem mais protegidas. 

A GED funciona muito bem em empresas que geram e lidam com um volume considerável de transações diariamente em diferentes formatos e fluxo comunicativo. 

Isso ocorre porque a tecnologia é estabelecida com base na integração de dados e documentos da organização. Por conta desses detalhes, orientamos que os sistemas sejam integrados e automatizados. 

Vale ressaltar que não só textos entram nessa lógica. Documentos como imagens, vídeos, gravações e demais formatos também podem ser centralizados em um mesmo ambiente digital. 

Os arquivos físicos podem ser gerenciados no online, mesmo que passem por um processo de digitalização e leve um tempo. Já os documentos eletrônicos obviamente ganham uma gestão mais rápida porque estão no ambiente digital. 

Vantagens e objetivos da gestão eletrônica de documentos 

Antes de enfatizar as vantagens, precisamos apresentar os principais propósitos da introdução do GED. Veja alguns: 

  • Reduzir despesas de armazenamento e organização; 
  • Agilizar o acesso a documentos e dados; 
  • Controlar o acesso a informações, principalmente sigilosas; 
  • Assegurar a preservação de documentos. 

Agora, conheça também as principais vantagens de gerir os documentos de maneira eletrônica. 

Leia também: Governança de TI: entenda o papel nas pequenas e grandes empresas 

Acessibilidade dos arquivos em qualquer lugar 

Por conta da computação em nuvem e seus recursos, os arquivos são armazenados online e, com isso, podem ser acessados pela internet de qualquer lugar e dispositivo com conexão e autorização prévia. 

Controle de acesso 

Mesmo que haja essa facilidade do acesso aos documentos, a GED eleva a segurança dos dados por conta do controle de acesso, que assegura a confidencialidade protege seus arquivos. 

Ou seja, esse controle impede que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações. Então, com a gestão eletrônica, é possível estabelecer a hierarquização das informações, escolher pessoas autorizadas e criar barreiras de segurança. 

Produtividade 

A partir da acessibilidade e agilidade que a GED proporciona às equipes, a produtividade é elevada e os profissionais também ganham tempo para atuar estrategicamente. 

Um ótimo exemplo de vantagem da gestão eletrônica de documentos é a utilização de palavras-chave, criação de filtros e demais soluções que deixam a organização dos arquivos mais eficiente. 

Redução de espaço de armazenamento 

Também por utilizar a nuvem para armazenar arquivos, a gestão eletrônica auxilia as empresas a diminuírem espaços físicos sem necessidade, para guardar pastas, malotes e etc. 

O mesmo acontece para armazenamento local, nos computadores, que têm limite para salvar arquivos e pode gerar perdas e erros. 

Com a GED é possível reduzir o uso de espaço, já que torna totalmente virtual. Além disso, não há risco de desorganização. 

Aumento da segurança das informações 

A gestão eletrônica de documentos permite que as empresas assegurem seus dados longe de desastres, como incêndios, enchentes e pragas. E, garante a segurança de informações que estão armazenadas por tempo determinado pela empresa e em locais que ela também escolhe. 

Portanto, representa uma alternativa segura e eficaz para melhoria dos processos internos, proteção de dados, correto manuseio dos documentos e garantia de que as condições de armazenamento são corretas. 

Leia também “Data Protection: como a LGPD aumentou a proteção de dados nas empresas” 

Entenda os GED 

Bom, como citamos, há um conjunto de sistema para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que proporciona um gerenciamento completo dos documentos. Então, podemos citar algumas ferramentas, que são: 

Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) sistema consegue digitalizar os documentos e reconhecer letras e palavras mesmo em um arquivo em imagem.  

Reconhecimento Inteligente de Letra em Fôrma (ICR) e o Reconhecimento Inteligente de Letra Cursiva (IHR) conseguem distinguir os caracteres de documentos escritos manualmente (à mão). 

Processamento de Imagens para Documento (DI) atua como um scanner que consegue identificar, armazenar e visualizar as imagens de um arquivo. Assim, consegue tornar digitais as informações por meio de um mapa de bits. 

Gerenciamento de Registros ou Gerenciamento de Documentos (RM: Document Management) realiza a gestão a longo prazo dos documentos físicos e digitais. Desse modo, controla o ciclo de vida. 

Enterprise Report Management (COLD/ERM) que faz a formatação, indexação, relatórios, inventários e outros conteúdos. Assim, permite a liberação de espaço e facilita a busca por informações. 

Leia mais em nosso Blog! 

StarSoft Applications na gestão eletrônica de documentos 

Como pudemos observar, a tecnologia permite que o acesso ao documento seja feito no ambiente online, mesmo que offline e sem a necessidade de fazer download. Assim, gestores, profissionais e empresas obtêm os benefícios da GED. 

O StarSoft Applications é uma solução que reúne ferramentas que colaboram para uma gestão eletrônica de documentos – GED correta e assertiva. Isso ocorre porque o sistema ERP trabalha com módulos completos e recursos, como: 

  • Controle de produção e planejamento; 
  • Sistema com integração de setores; 
  • Armazenamento simultaneamente em nuvem; 
  • Administração de dados de todas as áreas; 
  • Centralização das informações em um data center; 
  • Controle de contratos; 
  • Emissão de notas/documentos. 

E demais ferramentas que acompanham módulos, como: manufatura, suprimentos, gestão financeira e fiscal, frotas e vendas/compras. 

Para conhecer o ERP da StarSoft, entre em contato com nossa equipe de especialistas e também conheça as soluções por meio do nosso site! 

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