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Gestão por Processos: o que é, como funciona e como aplicar na empresa 

Trabalho em conjunto é umas preocupações mais recorrentes nas empresas e uma das atividades que os gestores mais tentam promover, com auxílio da tecnologia e dos profissionais. 

A gestão de processos é literalmente como uma engrenagem, em que cada fase depende da outra. Por isso, essa interação entre setores é tão importante. 

E, neste conteúdo, iremos abordar como você pode aplicar a gestão de processos em seu negócio, quais são as vantagens e outros detalhes. 

O que é a gestão de processos 

Os profissionais podem entender a Gestão de processos como um conjunto de práticas reunidas com o propósito de aperfeiçoar continuamente os processos organizacionais de uma organização. 

Essa é uma metodologia que precisa ser organizada e sistemática, a fim de promove a interação entre os setores da empresa, que fazem parte dos processos, independentemente da área de atuação da empresa. 

Desse modo, gestores vão promover algumas ações, como: identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos

Importância 

Sabemos da importância da que competitividade no mercado. Ela faz com que as empresas alavanquem seus negócios e passe a outros patamares. 

Entretanto, essa é uma vantagem que necessita de muito empenho. Isso incluí aperfeiçoamento dos métodos. Assim, que essa gestão entra como uma aliada desse crescimento. 

A gestão de processos é fundamental porque lida com organização e identificação de oportunidades, além da análise de possíveis melhorias. Além disso, a metodologia proporciona: 

  • Redução de custos; 
  • Eficiência na distribuição de recursos; 
  • Melhor produtividade da equipe; 
  • Consciência e controle sobre o funcionamento dos processos; 
  • Decisões mais ágeis e assertivas. 

Temos que citar com ênfase a importância da gestão de processos em relação à percepção dos clientes e satisfação, já que, ao aplicar o método, a empresa otimiza o fluxo de trabalho, impactando no produto/serviço final com qualidade. 

Vale a pena ressaltar também que a importância da gestão de processos nas empresas pode ser observada na qualidade das saídas e na percepção de valor por parte dos clientes. 

Complemente a leitura sobre projeto: Gestão ágil nos projetos: o que é e como desenvolver o método com as equipes 

O que é Business Process Management (BPM)? 

Para quem lida com gestão de processos, é importante conhecer o Business Process Management (na sigla BPM), que basicamente é o termo em inglês que consiste no gerenciamento dos processos das organizações. 

Vale citar também que no mercado é comum encontrar profissionais que utilizam o BPMS, que se refere a Business Process Management System. Ou seja, sistemas que automatizam a gestão de processos, agilizando o método e proporcionando eficiência. 

Atualmente, com o avanço da transformação digital, já há softwares que potencializam a gestão de processos, tornando o método ainda mais vantajoso e melhorando a atuação dos profissionais. 

Além disso, podemos citar a tecnologia como aliada em processos internos, como a comunicação, que é fundamental para a gestão. Isso porque organiza, agiliza e esclarece questões com membros da equipe e também com clientes.  

Assim, as ferramentas de reunião, comunicação, negociação influenciam positivamente a gestão de processos. Consequentemente, a empresa acompanha tendências e se torna ainda mais competitiva. 

Sugestão de leitura “Era da inovação: investir em tecnologia é globalização e sobrevivência” 

Principais característica da gestão de processo 

Para melhorar a compreensão do assunto, principalmente quando é a gestão de processos é bem aplicada, elencamos as principais características do método. Acompanhe! 

Modelação 

A modelação é uma característica que está relacionada à flexibilidade da cultura organizacional, para redesenhar os fluxos de trabalho e, consequentemente, os processos ligados a eles. 

Documentação 

Os processos envolvidos na empresa precisam ficar documentados, não é mesmo? Essa é uma regra básica e, além disso, uma característica importantíssima da gestão de processos. 

Essa documentação ocorre, pois, a equipe consegue acessar facilmente o histórico e todo fluxo de trabalho de um processo e sabe como fazer um conjunto de atividades. 

Entrega de valor 

Todo processo desenvolvido tem o objetivo de entregar algum tipo de valor para a organização. Portanto, se não está claro de que maneira haverá essa entrega, pode ser um sinal de alerta, que precisa ser revisto. 

Monitoramento 

Independentemente do setor da empresa, gestores precisam tomar decisões assertivas e baseadas em dados concretos. Desse modo, o monitoramento acontece com a finalidade de proporcionar indicadores que permitam compreender os processos, resultado esperado, resultado atingido e outros detalhes. 

Sistematização 

A gestão de processos é também um processo. Então, para que tenha sucesso na ação é necessário que haja uma sistematização, maneira eficiente, desenvolvida de acordo com as necessidades do negócio.  

Ou seja, ela precisa de todas essas características para funcionar perfeitamente. Recapitulando, são: 

  • Documentação para consulta; 
  • Empenho na entregar valor ao negócio; 
  • Monitoramento atrelado a indicadores; 
  • Sistematização para acompanhamento de resultados. 

O que é necessário para implementar a Gestão de Processos na empresa?

Abaixo, você terá acesso alguns passos que auxiliam na implementação da gestão de processos em sua empresa. Veja! 

Planejamento 

Como um primeiro passo para implementação da gestão de processos, aqui os gestores analisam e planejam o começo do projeto e determinam o objetivo do processo estrategicamente. 

Modelagem 

Essa é uma etapa adiante, que depende do planejamento, pois lida com o desenho do fluxo de trabalho, ou seja, como será aplicado o método. 

Simulação 

Agora, chega na etapa de testar se as fases anteriores dão certo. É uma simulação feita para colher insights, a fim de aperfeiçoar a solução que está sendo proposta. Outro propósito é averiguar se o que foi previsto se manifesta na prática. 

Execução 

Em seguida, os profissionais começam a executar o que foi desenvolvido a partir da experiência obtida na simulação. E, obviamente, realizando os ajustes necessários para que possa ser praticado. 

Monitoramento 

O monitoramento avalia as métricas e KPIs previamente definido, a fim de saber se os objetivos estabelecidos estão de fato sendo alcançados. 

Melhorias 

Por fim, gestores e membros da equipe devem entender que é normal que haja melhorias ao longo do tempo na gestão de processos e que isso é uma prática benéfico, por isso ela existe. 

Leia também: 5 estratégias para implementação do sistema de gestão empresarial 

StarSoft Application como aliado da gestão de processos 

O StarSoft Application é um sistema de gestão empresarial que gera automação para as empresas, com os módulos de Gestão Financeira, Fiscal, Controladoria, Manufatura, Vendas e Distribuição, entre outras soluções que corroboram para uma ótima gestão de processos. 

Então, para conhecer o ERP da StarSoft e implementar a gestão de processos com assertividade e eficácia, fale com nossa equipe de especialistas. Eles podem entender suas necessidades e te auxiliar na escolha! 

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