Tradicionalmente, os holerites eram entregues aos colaboradores de forma impressa, o que demandava mais custos para emissão, tempo para confecção, entre outros fatores, o que poderia acarretar em falhas e atrasos. Com a necessidade de modernização, controle de gastos e agilidade nos processos e, principalmente, preservação do meio ambiente e sustentabilidade, cada vez mais empresas estão aderindo ao holerite digital, que só vem agregando valor e vantagens para quem o implementa. Saiba agora sobre Holerite digital: 4 vantagens de usar essa tecnologia

Preparamos esse artigo para demonstrar alguns dos principais benefícios que a modernização da emissão desse documento trouxe tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Continue com o nosso conteúdo e conheça as vantagens da utilização desse modelo on-line. 

O que é o holerite on-line? 

Primeiro vamos lembrar o que é um Holerite: é um documento cuja função é comprovar o pagamento dos vencimentos de cada colaborador por sua prestação de serviços. É importante para realizar o controle financeiro da empresa e para fins trabalhistas, além de informar o colaborador sobre todos os recebimentos e descontos que aconteceram. Tradicionalmente, esse documento era entregue de maneira impressa para cada colaborador, mas o holerite on-line mudou essa realidade. 

Ele contém basicamente as mesmas informações que a sua versão impressa, porém é disponibilizado virtualmente. A empresa pode criar uma página, site, ou até mesmo contratar uma empresa especializada para realizar a implementação, em que os colaboradores recebem os dados de acesso para obter o holerite, ou até mesmo realizar o envio através de e-mails automatizados. Em ambos os casos, fica a critério do colaborador se vai realizar a impressão do documento ou não. 

Essa modalidade permite que o colaborador realize o controle de seus vencimentos de forma simples, além de possibilitar que o documento seja acessado a qualquer momento, caso necessite de comprovação de renda, por exemplo. 

Do ponto de vista da empresa, a modernização do documento trouxe agilidade aos processos, economia de recursos e, principalmente, ganho na produtividade financeira e gestão de pessoas. A utilização do holerite digital ajuda a empresa nos processos relacionados ao meio ambiente e sustentabilidade, uma vez que reduz drasticamente o consumo de papel. A implementação também confere segurança no armazenamento dos dados e proteção das informações confidenciais dos colaboradores. Assim como no holerite impresso, a versão on-line do mesmo deve apresentar algumas informações importantes, como: 

• Dados de cadastro e informações da empresa; 

• Dados do contratante; 

• Valor do salário (bruto); 

• Quantidade de dias efetivamente trabalhados; 

• Especificação de Valores dos descontos e provimentos, além de suas respectivas porcentagens; 

• Contribuição sindical; 

• Descontos relativos ao INSS; 

• Desconto do vale-transporte; 

• Adiantamentos, se houver; 

• Pagamento de Horas extras. 

Vejamos a seguir os principais benefícios que a mudança para o holerite digital pode trazer para a empresa: 

Controle Financeiro 

No que diz respeito ao controle financeiro, devemos levar em consideração a facilidade que a implementação do holerite on-line trouxe para a emissão de relatórios. Quando há um sistema integrado, é possível coletar dados e realizar o controle orçamentário de forma rápida e facilitada, pois ficam mais claros os gastos com a folha de pagamento. 

Redução dos erros humanos na confecção 

Para ser confeccionado, o holerite impresso necessita que todos os dados e informações sejam inseridos de forma manual pela equipe de recursos humanos. Essa prática pode acarretar em erros de digitação ou de cálculo, e gerar problemas trabalhistas, principalmente no que se refere ao pagamento de horas extras e deduções indevidas. 

Com o holerite on-line, o trabalho realizado manualmente é minimizado e a possibilidade de ocorrer erros humanos nessa etapa é reduzida quase a zero. Além disso, por ser uma base de dados contínua, os dados necessários para a folha de pagamento são inseridos automaticamente pelo sistema. 

Acesso Facilitado 

Como dissemos anteriormente, com o holerite digital, o colaborador terá acesso ao documento em qualquer momento que necessitar. Uma versão impressa pode se desgastar, se perder ao longo do tempo, além disso, a solicitação de uma segunda via pode ser um processo muito burocrático. 

Com a digitalização desse processo, tanto a empresa quanto o colaborador, terão acesso não só do holerite do mês vigente, quanto os documentos de meses anteriores, tudo a alguns cliques de distância. É possível localizar as informações necessárias em questão de segundos, sem a necessidades de localizar papeis em arquivos, economizando muito tempo e espaço. 

Segurança das Informações 

Todos os dados que constam no holerite do colaborador devem ser armazenados com cuidado, pois se trata de informações sigilosas. Esse cuidado aumentou consideravelmente com o estabelecimento a da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Se antes essas informações confidenciais já eram tratadas com cuidado, a lei fez com que os cuidados aumentassem ainda mais. As informações pessoais, os dados cadastrais e o holerite devem ser armazenados de forma altamente segura, pois em casos de vazamento, a empresa pode ser responsabilizada e deverá arcar com multas e indenizações. 

Com a utilização do holerite on-line, o manuseio desse documento se tornou muito mais restrito que antes. Por se tratar de processo agora automatizado, somente o gestor e o colaborador poderão acessar o holerite, sem que as informações circulem em papeis em mais mãos que o realmente necessário, afinal os papeis podem se perder ou ser extraviados ainda dentro da empresa e os dados utilizados de maneira ilícita por terceiros. 

Os programas e softwares que disponibilizam o serviço de Holerite realizam o armazenamento dos dados de forma criptografada em nuvem, sem que fiquem arquivados em discos ou servidores físicos. Isso reduz consideravelmente as chances desses dados serem desviados de alguma forma, ou acessados por terceiros indevidamente. A criptografia garante que os dados só sejam lidos pelo detentor das informações e pela nuvem que os armazena. 

Apesar de não ser obrigatório, a emissão desse documento protege tanto a empresa quanto os colaboradores no que tange às normas trabalhistas, uma vez que ambos os lados terão acesso aos dados de pagamentos referentes à prestação de serviços. Se o colaborador vier a ser desligado, não há a necessidade de manter os documentos para acesso on-line, mas é importante manter uma cópia dos mesmos caso seja solicitado futuramente. 

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