Antes de mais nada, precisamos entender do que se trata o eSocial. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um programa criado pelo Governo Federal para centralizar os envios das informações trabalhistas e tributárias do empregador relativas aos seus colaboradores. Ele começou a ser implantado em 2014 para as empresas, e em 2015 para os empregadores domésticos. No site do Sebrae existe um excelente guia com mais informações sobre o eSocial.  Confira os Impactos do eSocial na Folha de Pagamento a seguir.

A ideia geral é a de que, utilizando um só sistema unificado para envio de informações, a probabilidade de ocorrer fraudes será bem menor além de trazer benefícios para os empregadores e os empregados. Todas as informações como remunerações, vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias e outros assuntos, ficarão centralizadas no ‘software’, facilitando o controle e o acesso pelo Governo e o envio pelas empresas. Esses documentos já eram enviados, porém, em datas diferentes e para locais diferentes.  

Documentos que compõem o eSocial:  

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);  

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);  

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);  

• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);  

• Livro de Registro de Empregados (LRE);  

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);  

• Comunicação de Dispensa (CD);  

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);  

• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);  

• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);  

• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);  

• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);  

• Guia da Previdência Social (GPS);  

• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).  

Mudanças na folha de pagamento  

Unificação das informações  

A principal mudança com a utilização do eSocial é a redução da quantidade de plataformas utilizadas para o envio de informações. Com a utilização de apenas um ‘software’, fica muito mais fácil exercer um controle sobre os documentos enviados e reduz a possibilidade de atrasos. Com o método anterior, a chance de ocorrer erros e atrasos nos lançamentos era muito grande, o que acarretava multas substanciais.  

Essa foi uma das razões que levou à criação da plataforma, o que facilitou o controle dos dados dos empregados de maneira mais organizada tanto pelo Governo, quanto pelos empregadores.  

Maior Rigidez  

Por se tratar de um ‘software’ unificado, fica mais fácil para os órgãos públicos cruzarem as informações trabalhistas e tributárias dos trabalhadores. Sendo assim, haverá mais rigor na qualidade das informações apresentadas e no cumprimento das datas limite. Submetendo os dados pelo eSocial, é muito mais fácil para a Receita Federal localizar irregularidades.  

Outra mudança é a quantidade de dados exigido pelo sistema. Anteriormente, bastava qualificar com dados pessoais e sua respectiva função na empresa. Agora o cadastro é mais completo, sendo necessárias informações com dependentes, dados de saúde e dados pessoais completos.  

Controle de Atualizações  

O eSocial passa por mudanças constantes para que não aconteçam fraudes e sonegação fiscal. Por esse motivo, é necessário estar atento às modificações na folha de pagamento que acontecem de maneira frequente.  

Por conta dessas modificações, o preenchimento da folha de pagamento pelo eSocial não pode ser tomado como uma tarefa fixa e estagnada, pois, por causa das suas atualizações constantes, deve se adaptar às melhorias implementadas no programa. Além disso, a plataforma precisa ser alimentada constantemente, qualquer mudança no quadro da empresa dever ser acrescentada também no eSocial. Por exemplo: contratações e registros devem ser lançados no mesmo dia, acidentes de trabalho devem ser cadastrados em até um dia após o ocorrido.  

Quais os riscos do não cumprimento?  

Com os detalhes exigidos pelo eSocial, é necessário ter atenção redobrada no lançamento das informações no sistema. As principais sanções incidem sobre as seguintes infrações:  

• Exame Médico: caso a obrigatoriedade do Atestado de Saúde Ocupacional seja descumprida (nos casos de demissão, admissão, retorno ou alteração de função) seja descumprida, a empresa deverá arcar com uma multa que pode variar de R$ 402,53 e R$ 4.025,33.  

• Alterações no contrato: Todas as modificações devem ser acrescentadas no eSocial, e caso o cadastro esteja desatualizado, a empresa será multada em R$ 600,00 por cadastro incorreto.  

• FGTS: Depósitos em atraso serão penalizados com multas de R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário.  

• Afastamento: os afastamentos devem ser cadastrados imediatamente. Nesse caso, o valor da multa é estipulado pelo fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego.  

• Férias: férias também devem ser comunicadas imediatamente.  

• Admissões: a admissão de um novo colaborador deve ser informada no dia anterior à data de início das atividades.  

• Perfil Profissiográfico Previdenciário: é obrigatório enviar o PPP, que informa os dados relativos à exposição a agentes físicos, químicos e biológicos. A falta do mesmo também implica em multa, determinada pelo fiscal do MTE.  

• Comunicação de Acidente de Trabalho: em caso de morte, a comunicação deve ser imediata, se o acidente não gerar vítimas fatais, a empresa tem até um dia útil para informar a ocorrência. 

Cuidados ao elaborar a Folha de Pagamento  

Envio das Rubricas  

Para que os cálculos do FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte, INSS e Contribuição Sindical sejam realizados da maneira correta, todas as informações referentes à remuneração devem constar na tabela de rubricas.  

Em alguns casos, a internalização desses cálculos e processos se torna de extrema importância para sua organização. Confira os benefícios de se internalizar a folha de pagamento aqui.  

Fechamento da Folha de Pagamento  

Todos os valores relativos às deduções de convênios ou comissões, devem constar na folha. Todos os valores que impactarem na remuneração do colaborador devem fazer parte do cálculo da folha de pagamento, inclusive os valores de eventos não periódicos.  

Encargos  

Os valores devem ser correspondentes aos gerados pelo Governo para que não haja impacto no recolhimento dos encargos.  

Integração entre os setores  

A comunicação entre o Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Contabilidade, Jurídico e Financeiro (além do TI, que geralmente é quem efetivamente auxilia na alimentação do sistema), portanto é vital para que todas as regras sejam seguidas adequadamente. Como o sistema exige que todas as informações sejam inseridas de forma rápida, é importante que todas as áreas se comuniquem para que não faltem dados e não aconteçam atrasos.  

Se a sua empresa ainda não está adaptada ao eSocial, é o momento de iniciar esse processo. Capacite sua equipe, adapte-se aos novos processos e implemente as melhorias necessárias para evitar atrasos e falhas.  

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