A maioria dos profissionais já deve ter ouvido sobre Kanban para organização do fluxo de trabalho. Essa metodologia, que tem origem japonesa e significa “cartão visível” ou “sinalização visual”, é uma das ferramentas mais usadas na gestão de processos e projetos.

Desenvolvido no sistema Toyota de produção nos anos 1940, este método revolucionou a forma como as empresas organizam e monitoram seus fluxos de trabalho. 

Com uma abordagem visual e intuitiva, o Kanban facilita a gestão de tarefas e aumenta a eficiência, oferecendo uma visão clara do progresso das atividades.

Mas, afinal, o que é kanban? Onde ele pode ser aplicado? Quais seus objetivos, tipos e princípios? Por que ele é vantajoso? Como utilizá-lo na prática? A seguir, explore todos os detalhes para aproveitar ao máximo essa ferramenta!

Entenda o que é Kanban e onde aplicá-lo

Como dito na introdução, Kanban é um termo japonês que teve origem no sistema Toyota. Trata-se de uma metodologia de gestão visual que utiliza cartões e quadros para organizar e controlar fluxos de trabalho.

Esta ferramenta oferece uma visão clara das tarefas em andamento, pendentes e concluídas, facilitando a gestão de projetos e melhorando a transparência e a eficiência.

Embora tenha sido desenvolvido inicialmente para o setor industrial, sua flexibilidade e simplicidade permitem a aplicação em diversos contextos e setores, por exemplo:

• Indústria: gerenciamento de produção e controle de estoque;
• Tecnologia e desenvolvimento de softwares: organização de tarefas de desenvolvimento e gestão de projetos ágeis;
• Serviços: coordenação de atendimento ao cliente, gestão de pedidos e suporte técnico;
• Marketing: planejamento de campanhas, acompanhamento de projetos e criação de conteúdos.

A capacidade de adaptação do Kanban a diferentes necessidades faz dele uma ferramenta valiosa para qualquer ambiente que necessite de visualização clara e controle eficaz do fluxo de trabalho.

Qual o objetivo do Kanban?

O Kanban tem como principal objetivo proporcionar uma gestão visual dos processos de uma empresa. Ao utilizar cartões ou quadros para representar diferentes etapas, ele otimiza a eficiência, reduz o tempo de ciclo e melhora a capacidade de resposta.

Além de oferecer uma visualização completa do fluxo de trabalho, permitindo que os membros da equipe acompanhem todas as tarefas em andamento, em espera e concluídas, a metodologia também atende a outros objetivos específicos, como:

• Identificação de gargalos: torna mais ágil a identificação de obstáculos e problemas, facilitando a resolução;
• Limitação do trabalho em progresso: evita sobrecarregar a equipe e foca na conclusão das atividades antes de iniciar novas, melhorando a produtividade geral;
• Melhoria contínua: encoraja a colaboração e a reflexão constante sobre os processos, promovendo ajustes para aumentar a eficiência e a qualidade ao longo do tempo;
• Flexibilidade e adaptabilidade: adapta-se a diferentes tipos de processos, permitindo ajustes conforme as necessidades específicas da equipe e do projeto.

Ao combinar esses componentes, o Kanban vai além da simples organização visual do trabalho, promovendo uma cultura de clareza, cooperação e progresso constante dentro da organização.

Tipos de Kanban

Agora que você já sabe que o método Kanban se destaca por sua versatilidade, é importante entender que a capacidade de adaptação também se deve aos diferentes modelos de implementação.

Abaixo, confira quais são os principais tipos de Kanban e entenda suas particularidades:

Kanban de produção 

O sistema Kanban de produção é o mais popular aplicado nas empresas. Ele divide as tarefas em 3 quadros principais:

• To do (para fazer): para demandas pendentes;
• Doing (fazendo): para tarefas que estão em execução;
• Done (feito): para atividades já concluídas.

Todas as ações são associadas a cards específicos, anexados a cada sessão conforme seu andamento no projeto. Estes cartões devem detalhar o que precisa ser feito, quem é o responsável pela tarefa e o prazo para conclusão

O objetivo é que todos os membros da equipe visualizem a sequência do projeto e seu progresso. A organização pode ser realizada em um mural ou através de softwares de e-kanban.

Kanban de movimentação 

Já o Kanban de movimentação costuma ser utilizado em indústrias para gerenciar entradas e saídas de estoque.

Semelhante ao modelo de produção, esse sistema também usa cards para registrar as informações. Contudo, ao invés de indicar as tarefas ou ações de um projeto, eles são referentes a produtos e pedidos. 

Outra diferença importante está no uso de diferentes cores para representar etapas específicas do processo, garantindo que a disponibilidade dos itens no estoque seja claramente visível. 

Por exemplo, na Toyota, esse sistema é essencial para controlar a produção de veículos em lotes específicos, onde cada fase (como montagem, pintura e acabamento) avança conforme a necessidade e o consumo. 

Assim, esse método permite ajustar o ritmo de produção de acordo com a demanda e o ciclo de vida dos produtos, otimizando recursos humanos e financeiros de forma mais sustentável e eficaz.

Sugestão de infografia:

Tipos de Kanban

1. Kanban de Produção:

• Quadros Principais: To Do, Doing, Done.
• Utilização: Gerenciamento de tarefas em projetos e processos de produção.
• Exemplo: Equipe de desenvolvimento de software.
• Objetivo: Visualizar o progresso das tarefas e melhorar a organização.

2. Kanban de Movimentação:

• Quadros Principais: Entrada, Produção, Saída.
• Utilização: Controle de movimentação de itens no estoque.
• Exemplo: Indústria automobilística para controle da produção de veículos.
• Objetivo: Visualizar a disponibilidade de itens e ajustar o ritmo de produção conforme demanda.

Quais os princípios do Kanban?

O sucesso da implementação do Kanban está associado com seguir os princípios fundamentais que garantem a eficácia na gestão de processos e projetos. Os principais são:

Fidelidade aos processos

A fidelidade aos processos é essencial, isso significa aderir estritamente às etapas definidas e manter a integridade do fluxo de trabalho. 

Dessa forma, você garante que todas as tarefas sejam concluídas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos, promovendo consistência e qualidade.

Versatilidade

Sua flexibilidade permite adaptações conforme as necessidades específicas da equipe e do contexto, seja na produção industrial, na área de desenvolvimento de software, no gerenciamento de serviços, entre outros setores.

Evolução contínua

A evolução contínua é outro princípio central do kanban, pois a metodologia incentiva as equipes a revisar e aprimorar seus processos de forma constante. 

Ainda é possível ajustar as práticas por meio de análises de desempenho e feedbacks para aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e melhorar a qualidade.

Incentivo à liderança

Ao empoderar os membros da equipe para tomar decisões informadas e liderar melhorias nos processos, o método fomenta um ambiente colaborativo e proativo, onde a responsabilidade e a inovação são valorizadas.

Benefícios do Kanban

Esperamos que até aqui tenha ficado claro que essa metodologia para gestão de projetos agrega uma série de benefícios para sua empresa. No entanto, caso ainda existam dúvidas, abaixo falaremos mais sobre as vantagens de implementar o Kanban:

• Gerencie as tarefas de maneira visual: oferece uma visualização clara e intuitiva das tarefas, permitindo que as equipes acompanhem o progresso e identifiquem gargalos facilmente;
• Conte com uma implementação simples: a implementação é simples e rápida, sem a necessidade de grandes mudanças estruturais ou ferramentas complexas;
• Otimize a produtividade: ao limitar o trabalho em progresso e focar na conclusão das tarefas, ajuda a aumentar a produtividade da equipe.
• Melhore a priorização de tarefas: permite uma melhor priorização das tarefas, garantindo que as atividades mais importantes sejam concluídas primeiro;
• Aprimore a comunicação da equipe: com uma visualização compartilhada das tarefas e do progresso, a comunicação entre os membros da equipe é aprimorada, promovendo a colaboração;
• Otimize tempo e custos: ajuda a identificar e eliminar desperdícios, otimizando significativamente o tempo e reduzindo os custos operacionais.

Na prática: como aplicar o Kanban na sua empresa

Implementar o kanban na sua empresa pode transformar a forma como os projetos são gerenciados, garantindo mais eficiência e clareza nos fluxos de trabalho. 

Abaixo, confira as boas práticas para aplicá-lo, desde a preparação da equipe, até a integração com ferramentas tecnológicas que potencializam os benefícios:

Informe e prepare a equipe

Primeiro, é importante informar e preparar a equipe sobre os princípios e benefícios do método. Garanta que todos entendam como o kanban funciona e como ele ajuda a melhorar a eficiência e organização do trabalho.

Mapeie os fluxos de trabalho

Depois, mapeie os fluxos de trabalho da sua empresa. Identifique todas as etapas dos processos e crie um quadro Kanban que as represente visualmente, usando cartões para as tarefas e colunas para as fases do processo.

Estipule as prioridades

Utilize o quadro kanban para destacar quais atividades são mais urgentes e importantes. Isso ajuda a equipe a focar no que realmente importa, garantindo que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente.

Bônus: conte com um bom ERP!

Para potencializar os benefícios do Kanban, considere integrar um bom sistema ERP. Afinal, ele ajuda a centralizar as informações, facilita a gestão de recursos e permite uma visão ainda mais integrada e eficiente dos processos.

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