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Malha Fina: o olhar poderoso do Fisco

A “Malha Fina” é uma análise dos sistemas da Receita Federal, que verificam as informações que constam na Declaração de Imposto de Renda e comparam com dados fornecidos por outras entidades, que também tem que prestar informações ao governo.  

Malha Fiscal ou “Malha Fina”, como é popularmente conhecida, é uma fiscalização tem a finalidade de monitorar e avaliar os rendimentos e tributos realizados por pessoas físicas e jurídicas. 

Mas, você sabe como escapar das sanções impostas pelo Fisco? Neste conteúdo, vamos abordar questões relevantes sobre o tema e trazer algumas dicas do nosso especialista em legislação fiscal Carlos Alberta Almeida.

 

Especialista em legislação fiscal e tributação Carlos Alberta Almeida

Atualmente, qual a importância da malha fina para as empresas?

A receita federal realiza um cruzamento de dados eficaz, ou seja, não existe a possibilidade de haver incoerências. Assim, a importância da malha fina para as empresas está atrelada à conformidade fiscal e tributária. 

Além disso, entregar as informações de maneira correta, receber um “ok” da receita e escapar da malha fina significa redução de custos para as organizações, pois elas não têm gastos com multas, que inclusive são altíssimas. 

Para entender melhor sobre o cruzamento de dados, podemos analisar o exemplo do confronto de informações DARFs vs DIRF.  

Ou seja, há uma análise dos dados fornecidos pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf) com o cruzamento de documentos de confissão dos débitos, recolhimento, DCTF e DCOMP. 

Portanto, investiga-se Operações de Fonte Não Pagadoras (DARF) com a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), a fim de verificar a consistência entre as informações. 

Quem declarar as informações com inconsistência, cairá na malha fina e pagará multa. Por isso, a malha fina é importante, garantindo consistência nos dados fornecidos. 

Como a gestão pode colaborar para a entrega da declaração de ajuste anual? 

Bom, primeiro é necessário ter em mente que não basta entregar informações, é preciso que elas sejam consistentes! Por isso que a colaboração dos gestores é fundamental. 

Então, estrategicamente, os gestores contribuem na adoção de tecnologias capazes de automatizar os processos internos e dinamizar a entrega dos dados à receita federal. 

Automatizando a Gestão Fiscal e Tributária da sua empresa com uma solução completa, é possível superar todos os desafios do complexo cenário tributário do Brasil. Como? Veja: 

  • A partir da rastreabilidade das informações fiscais e cadastrais; 
  • Com o controle das informações de forma periódica: semanal, quinzenal e mensal; 
  • Antecipando a validação da escrituração de documentos e a certeza do cumprimento das exigências legais. 

Ou seja, os líderes proporcionam uma gestão fiscal e tributária assertiva a partir da automatização, que contribui muito para um maior controle de todos os dados. 

Em 2020, o relatório anual de fiscalização da Receita Federal constatou que os cinco tributos mais autuados foram: SLL, COFINS, Contribuição Previdenciária Patronal e IPI, que correspondem por 82,2% do total do crédito lançado naquele ano. Como que as empresas evitam problemas com esses tributos? 

O compliance fiscal é a chave para não sofrer sansões da receita federal. Sem dúvidas, a conformidade um dos principais assuntos abordados dentro do mundo corporativo atual. 

Mais especificamente, quando falamos nesse tema, podemos pensar em “estar em conformidade e cumprir regulamentos e diretrizes, buscando evitar riscos ligados às questões tributárias 

Portanto, é importante saber que boa parte do sucesso do compliance fiscal está na integração entre as informações, a sincronização dos dados na emissão da nota fiscal, geração das guias para pagamento de tributos e em todas as outras obrigações fiscais e contábeis.  

Desse modo, vemos que a inserção da tecnologia reduz a dependência de processos manuais e as chances de erros, evitando os riscos fiscais. 

Quais práticas diárias auxiliam os profissionais a organizarem as informações que serão entregues e analisadas pela Malha Fina? 

O profissional da área fiscal e tributária precisa ter um entendimento focado nas informações constante de seus negócios. Conhecimento de seus produtos, informações cadastrais, tais como: (CST/CFOP/NCM, Alíquota dos Impostos).  

Além disso, é importante saber sobre Obrigações Acessórias e fiscais, EFD/GIA/EFD Contribuições/ECD/ECF, e demais dados que proporcionam uma base correta. 

Vale ressaltar que em empresas de médio e grande porte, multinacionais costumam contratar especialistas para cada tipo de tributação, especialmente àquelas que trabalham com algumas categorias tributárias. 

Conforme algumas pesquisas extragovernamentais, em média, as empresas gastam anualmente 1.493 horas para cumprir com suas obrigações tributárias. Como as organizações podem modificar essa realidade e otimizar o tempo voltado à essa tarefa?

Hoje, já se avalia que a dedicação ao cumprimento com as obrigações tributárias anuais pode chegar a 2.100 horas, dependendo da área de atuação da empresa. 

Mas, a mudança neste cenário só pode ocorrer por meio da Reforma Tributária, pois ela reduziria a carga tributária com a flexibilização da criação de um único imposto federal/estadual (CBS – Contribuição Sobre Bens e Serviços). 

Desse modo, haveria uma redução das horas dedicas a essa atividade anual. É importante ressaltar que a tecnologia, obviamente, já dinamiza e muito os processos do setor fiscal. 

“Não basta entregar informações, é preciso que elas sejam consistentes” 

Com sua experiência na área, como a utilização do ERP contribui para o setor fiscal das empresas? 

A preocupação e cuidado com a área fiscal da empresa, ou seja, obrigações como impostos, tarifas e taxas, contribuem para o aperfeiçoamento do setor, incluindo a adoção do ERP (Sistema integrado de gestão empresarial). 

O sistema tributário brasileiro torna o nosso país um dos lugares mais difíceis do mundo para se empreender. Portanto, esse é um tema que, se não for devidamente compreendido, pode trazer problemas muito grandes para o futuro do negócio. 

Para evitar riscos na área, é preciso investir em soluções acertadas e eficientes. Isso significa não só trabalhar com especialistas na área fiscal, mas também contar com recursos que podem simplificar as ações da sua equipe. Foi para suprir essa demanda, e outras, que surgiram os sistemas ERPs. 

O sistema tributário brasileiro atual é extremamente complexo, pois envolve diversos tipos de impostos. IPI, PIS, COFINS, ICMS , ISS são alguns deles. Esses correspondentes os impostos incidentes nas esferas: nacional, estadual e municipal. 

Portanto, o ERP atrelada a uma Gestão Fiscal integrada como tecnologia automatizada, pode gerar   benefícios e economia de tempo, incluindo a unificação de várias áreas em uma só ferramenta de gestão. 

Quais são os benefícios de integrar tecnologia ao setor fiscal? 

Como citei anteriormente, a tecnologia promove benefícios fundamentais para as empresas, para o setor fiscal, então, significa otimizar a rotina, extinguir atividades manuais e demoradas, além de manter a conformidade fiscal. Contudo, existem outras vantagens, como: 

  • Melhora o controle do fluxo de caixa 
  • Torna a gestão mais criteriosa 
  • Facilita a integração entre diferentes setores da empresa 
  • Oferece vantagens competitivas 
  • Otimiza o controle de despesas 
  • Permite o monitoramento da emissão de notas fiscais

E especificamente para a empresa, o que significa digitalizar os processos? 

Cada vez mais as companhias apostam na tecnologia em seus setores fiscais, a fim de economizar recursos essenciais para outras áreas. Pontuarei algumas vantagens de automatizar o processo fiscal: 

1 – Segurança no recolhimento de todos os tributos 

A adoção de softwares específicos automatiza as rotinas de emissão e pagamento de todos os tributos de uma organização.  

Com isso, é possível se certificar de que todas as obrigações estão sendo cumpridas dentro do prazo de vencimento e garantir que os valores estão sendo recolhidos corretamente, longe de fraudes ou falhas manuais. 

2 – Compliance fiscal 

Boa parte do sucesso do compliance fiscal está na integração entre as informações fiscais, que precisam estar sincronizadas na emissão da nota fiscal, geração das guias para pagamento de tributos e em todas as outras obrigações fiscais e contábeis.  

Por isso, a inserção da tecnologia nessa área reduz a dependência de processos manuais e as chances de erros, evitando os riscos fiscais. 

3 – Redução de custos com a mão de obra 

 A partir da sistematização, uma parte das atividades do setor fiscal é automatizada e o custo com a mão de obra diminui. Com isso, os colaboradores antes presos a procedimentos repetitivos podem ser direcionados para funções estratégicas. 

4 – Diminuição do tempo gasto em processos internos 

A modernização tecnológica garante que as rotinas fiscais sejam realizadas de forma mais ágil e eficiente, diminuindo o tempo gasto com os processos. 

5 – Facilidade no acesso a informações úteis para a gestão 

Os programas dedicados a área fiscal, como o RPA, facilitam o acesso a essas informações atualizadas de forma clara e beneficia a empresa como um todo. 

Por último, como gestores e profissionais podem se preparar para que em 2022 a empresa não caia na malha fina? 

Relembrando, a malha fina é a revisão fiscal de todas as declarações entregues à Receita Federal por meio do cruzamento de dados no banco de dados, a fim de verificar a veracidade das informações. Portanto, o fisco tem um olhar, de fato, poderoso! 

Sendo assim, para 2022, gestores e profissionais da área fiscal precisam acompanhar as principais informações sobre a malha fina.  

Um exemplo disso é a Inclusão do registro 1601 e término da utilização do registro 1600, que vai ocorrer logo em janeiro do próximo ano.  

Estar atentos aos dados contábeis de seu empreendimento também é importante, para não cair na malha fina. Além disso, os gestores podem: 

  • Manter as obrigações fiscais em dia 
  • Manter um controle rigoroso dos dados 
  • Não cometer erros ao fazer a declaração 

Uma pergunta essencial que todo gestor precisa se fazer é: “como o trabalho profissional pode ajudar a empresa a evitar cair na malha fina?” 

A resposta é simples: a contabilidade profissional é uma das melhores maneiras de estar seguro perante os seus processos tributários e financeiros.  

Então, esse setor formado por colaboradores experientes e por ferramentas tecnológicas garantirá a elaboração de relatórios, registro de dados e também a reavaliação do status contábil da empresa, fazendo com que a gestão esteja consciente dos prazos de entrega e evitando que ocorra atrasos.

Leia também: Tecnologia no departamento tributário

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