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Mapeamento de processos: o que é, como funciona e modo de aplicação

Como você organiza o fluxo de trabalho da sua empresa? Perguntamos, pois, com tantos processos envolvidos, é importante se atentar a possíveis erros, gargalos e pontos a melhorar. 

O planejamento é essencial para uma gestão voltada à estratégia, com fluxo de trabalho organizado e eficiente. E um recurso dentro desse espectro é o mapeamento de processos, que simplifica a cadeia de valores do negócio e deixa uma visualização mais fácil das situações

Então, para entender como funciona o mapeamento de processos e como você pode aplicá-lo na sua empresa, leia este conteúdo na íntegra. Acompanhe! 

O que é mapeamento de processos? 

De maneira direita, o mapeamento de processos pode ser entendido como uma ferramenta de planejamento e gestão. Esse recurso demonstra visualmente o fluxo do trabalho e seus responsáveis.  

Isso significa que o método mostra profissionais envolvidos no processo corporativo. Desse modo, pode ser aplicado em qualquer organização, inclusive para apresentar melhorias. 

Consequentemente, o mapeamento simplifica e demonstra o que forma de valor do seu negócio. Além disso, consegue redesenhar fluxos e informar novas formas de trabalhar. 

Como ajuda? 

Sabendo que mapear os processos da empresa se baseia em três pilares essenciais: geração de valor agregado, aumento da qualidade e garantia de produtividade, ele pode auxiliar bastante em: 

  • Organização do tempo; 
  • Apresentar decisões tomadas ao longo dos processos; 
  • Modo de gerenciar as tarefas; 
  • Melhorar a comunicação; 
  • Apresentar partes envolvidas; 
  • Determinar as entradas e saídas do processo; 
  • Mostra a relação entre as etapas. 

Ou seja, por esses exemplos, vemos como o recurso proporcione uma visão completa dos processos e tudo aquilo que os envolve. 

Leia também: Como funciona a automação de processos 

Qual o objetivo do Mapeamento de Processos? 

Gestores e profissionais utilizam o mapeamento de processos como uma atividade para reconhecer e analisar as etapas, com o apoio de ferramentas visuais, levantamento das atividades e como funciona encadeamento entre elas. Assim, procura: 

  • Identificar pontos de melhoria; 
  • Perceber o funcionamento da empresa; 
  • Trabalho com processos mais enxutos. 

Mas, de maneira mais aprofundada, o mapeamento de processos tem os objetivos: 

  • Documentar processos; 
  • Aprimorá-los; 
  • Padronizar; 
  • Transformar os processos.  

Níveis tradicionais para mapear processos 

Veja esses níveis como etapas de um fluxo de trabalho e, quanto mais você procura entender como realizar essas tarefas, entende que há seguinte divisão: 

Nível 1: descritivo 

A partir de uma visão básica e visual o, esse nível busca alinhar o entendimento dos processos levando em consideração os envolvidos; 

Nível 2: analítico:  

Destaca eventos, funções, loops de retrabalho e tratamentos de exceção. Assim, fornece visão mais técnica e aprofundada dos processos. 

Nível 3: executável 

Promove o detalhamento dos serviços/ações que serão automatizados. Desse modo, traz uma visão focada nos dados. 

Quais são os tipos de mapeamento de processos? 

Fluxograma 

Tipo mais comum, podendo ser desenhado à mão ou criado com recursos visuais. Ou seja, é um mapa simples, para explicar como o processo acontece. Aliás, é ótimo para identificar melhorias. 

Mapa da cadeia de valor (mapa de cima para baixo) 

Mostra principais atividades, começando do primeiro setor até o último. Assim, não entra em muitos detalhes e em descrever pontos mais específicos. 

Diagrama de raia 

Idêntico a um fluxograma normal, mas que divide diferentes equipes ou profissionais responsáveis. Desse modo, torna alguns mapeamentos mais claros. 

Mapa de fluxo de valor 

O mapa de fluxo de valor é bastante utilizado em organizações que adotam a metodologia lean. Além disso, funciona em indústrias com o lean manufacturing. 

Sugestão de leitura: Automatizar os fluxos de trabalho é a saída com o fim na desoneração

Entenda um pouco o BPMN (Business Process Model and Notation) 

O Business Process Model and Notation (BPMN) foi criado para padronizar o processo de a modelagem de processos em uma empresa. Desse modo, serve como um padrão internacional e se divide em quatro grupos: 

Raias: elementos que agrupam tarefas desempenhadas por determinado ator; 

Artefatos: informações que descrevem melhor o processo em textos adicionais; 

Componentes de fluxo: símbolos que demonstram atividades, entradas e saídas; 

Componentes de conexão: linhas que conectam as atividades e os pontos citados anteriormente. 

Como fazer mapeamento de processos? 

Então, agora que você sabe o que é mapeamento de processos, o próximo passo é executar na sua empresa, em seu fluxo de trabalho. Veja algumas de nossas sugestões para implementar esse recurso! 

Identifique processos que precisam de mapeamento: tenha em mente quais são os objetivos. 

Escolha uma equipe competente: utilize profissionais capacitados para ajudar nessa jornada, pois eles conhecem tudo sobre o seu negócio.  

Desenvolva uma representação gráfica do que foi definido: ou seja, reúna informações e crie um mapa de processos conforme metodologia definida. 

Certifique-se de que todos os elementos estão corretos: repasse todas as etapas desenhadas para garantir que tudo está correto. 

Avalie melhorias e otimizações: a fim de se aprofundar e melhorar os fluxos, veja estudos e otimizações. 

Foque em monitorar os resultados: reúna todos os dados para entender se as atuais práticas e tentativas realmente deram certo. Faça isso periodicamente. 

Invista em tecnologia: as inovações são aliadas do mapeamento de processos, especialmente para automatizar, monitorar e avaliar. Especialmente para reduzir tarefas manuais que podem acarretar erros humanos. 

Leia: Tudo sobre ERP: funcionamento, aplicações e tendências

StarSoft Applications no mapeamento de processos 

Como citamos anteriormente, é fundamental envolver a tecnologia na prática de mapeamento de processos. Por isso, procure soluções que auxiliem nessa tarefa.  

Nossa sugestão é o StarSoft Applications, o ERP do Grupo StarSoft, que promove digitalização das tarefas, automatização das atividades e otimização nos processos. 

Aliás, o mapeamento de processos passa a ser muito mais ágil e completo por conta da automatização e integração de setores que o ERP promove.  

Com todas as áreas centralizadas, mesmo em módulos separados, gestores e profissionais conseguem visualizar o fluxo de trabalhar e identificar melhorias. E, assim, promover melhorias! 

Portanto, um sistema de gestão, como o StarSoft Applications, pode ajudar na implementação desse recurso e proporcionar análises e relatórios completos, atualizados em tempo real! 

Conheça o ERP da StarSoft em nosso site e fale com os especialistas! 

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