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Melhores práticas da ECD: evite erros e multas

A Escrituração Contábil Digital, a ECD, deve ser transmitida pelas pessoas jurídicas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), conforme o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, que fixa a obrigatoriedade de ser transmitida até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte. 

Ou seja, as empresas obrigadas a entregar a declaração têm até dia 31 de maio de 2022 para transmitir a ECD, a fim de evitar multas por atraso. 

Então, para que você cumpra a entrega anual dos tributos da sua empresa corretamente, veja essas sugestões de melhores práticas da ECD, assim evite erros e multas. Acompanhe! 

Relembre o que é a ECD 

Resumidamente, você pode entender a ECD como uma obrigação acessória que reúne dados de fins fiscais e previdenciários, ok? Agora, partiremos para explicações mais aprofundadas. 

A Escrituração Contábil Digital, ou seja, ECD faz parte do SPED, e sua finalidade é substituir a escrituração em papel por uma que transmite o arquivo via online

Assim, a versão digital da escrituração ocorre por meio dos seguintes livros: 

  1. Livro Diário e auxiliares, (se houver); 
  1. Razão e seus auxiliares (caso houver); 
  1. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. 

Lembrando que os livros contábeis devem ser assinados digitalmente, com certificado digital, para que garanta a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica. 

Prazo final de entrega 

Atente-se à data da entrega da ECD que vai até o dia 31 de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. Assim, a entrega de 2022 é referente aos dados de 2021. 

Então, para que a entrega dos documentos da sua empresa seja feita corretamente e com calma, evitando erros e contratempos, prepare sua equipe para unir as informações exatamente como devem ser e para o prazo de transmissão. 

Leia mais textos sobre obrigatoriedades fiscais no Blog da StarSoft 

5 melhores práticas da ECD 

Então, agora que você já entende a transmissão das informações contábeis com a ECD, veja algumas práticas que são importantes, para a entrega da escrituração assertivamente. Assim, sua equipe contábil dificilmente terá problemas com essa tarefa anual. Leia as sugestões! 

Tenha um balanço patrimonial organizado 

Como estamos falando do agrupamento de informações contábeis de uma empresa, não tem como desassociar os dados do balanço patrimonial. E, é por isso que a equipe precisa se atentar à organização dessa documentação. 

Portanto, certifique-se que o Balanço Patrimonial de 2021 esteja finalizado com antecedência, com todas as informações necessárias, em conjunto dos demais livros do Diário Geral, que são: 

  • Termo de Abertura; 
  • Diário;  
  • Balancete;  
  • Demonstração do Resultado no Exercício – DRE;  
  • Dos Lucros ou Prejuízos Acumulados – DLPA; 
  • Das Mutações do Patrimônio Líquido – DMPL; 
  • Demonstração do Fluxo de Caixa – DFC;  
  • De Valor Adicionado – DVA;  
  • Demonstração de Resultado Abrangente – DRA;  
  • Notas explicativas; 
  • Termo de Encerramento. 

Atente-se à nova versão do Sped 2022 

Sabemos que o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi desenvolvido pelo Governo Federal com os objetivos de: 

  • Promover integração dos fiscos, 
  • Padronizar os métodos de compartilhamento das informações contábeis e fiscais 
  • Digitalizar o processo; 
  • Otimizar a transmissão dos dados; 
  • Respeitar as restrições legais. 

Desse modo, para continuar essa excelência na entrega das obrigações fiscais, o governo aperfeiçoa o sistema por meio de novas versões dos programas geradores. Assim, hoje, utilizamos o Programa Gerador de Escrituração (PGE), desenvolvido pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.  

Além disso, essa versão digital da escrituração contábil já está disponível no site do Sped. Inclusive essa novidade permite que as informações do balanço do ano de 2021 sejam transmitidas antecipadamente

EFD REINF 2.0: entenda as mudanças 

Consulte saldos iniciais 

Então, sabemos que para entregar a ECD, é fundamental que os saldos iniciais sejam os mesmos dos saldos finais, certo? Por isso, sua equipe precisa comparar essas informações referente ao período anterior. 

Além disso, para que os saldos estejam corretos, os profissionais podem analisar se o plano referencial do SPED está de acordo com seu plano de contas utilizado na empresa. 

Avalie a natureza das contas 

Seguindo as análises das suas contas, que devem estar presentes corretamente na Escrituração Contábil Digital, temos que alertá-los a respeito de uma mudança que houve no mapeamento das contas. Veja! 

A partir do ano calendário 2020, o governo instituiu que somente será possível mapear contas contábeis referenciais que sejam da mesma natureza

Assim, instrua seu time a avaliar a natureza das contas contábeis, que são: 

  • Ativo; 
  • Passivo; 
  • Patrimônio líquido. 

Além disso, sugerimos que haja a análise dos centros de custo, que devem corresponder a apenas uma conta referencial. 

Revise o documento final 

Como vimos, há algumas regras que precisam ser seguidas, para que obrigação acessória que reúne dados de fins fiscais e previdenciário com a ECD seja transmitida pelo Sped. 

Desse modo, sempre revise se os dados contidos estão corretos, se consta todos os requisitos básicos e demais detalhes que podem atrasar a entrega dessa obrigatoriedade. 

Portanto, para evitar atrasos e sanções, reúna seu time contábil com o objetivo de avaliar o documento final, para realizar um verdadeiro “pente fino”. 

Complemente sua leitura com: Principais erros na validação da ECD e ECF 

Sistema de gestão fiscal da ECD 

O Sped veio justamente para digitalizar o processo de transmissão das escriturações contábeis. Portanto, o setor contábil utiliza um sistema de gestão fiscal, a fim de otimizar a entrega anual dos tributos. 

O ERP é um desses sistemas, que promove automatização de tarefas repetitivas, padronização dos processos e organização de documentos, como as notas fiscais. 

Assim, esse software de gestão fiscal se faz necessário no setor de contabilidade das empresas, com um papel fundamental na entrega da ECD. 

Veja algumas das funcionalidades de um ERP: 

  • Geração de documentos vinculados ao arquivo EFD Contribuições de maneira integrada; 
  • Facilidade para validação e assinatura digital; 
  • Geração da ECD e ECF; 
  • Validações previas permitindo a gestão dos impostos. 

Ou seja, há uma otimização e auxílio para você promover as melhores práticas de ECD em sua empresa, fazendo com erros e multas sejam evitados

Utilize o StarSoft Application para automatizar e gerir o setor fiscal da sua empresa. Para saber mais sobre nosso software e outras soluções, converse com nossos especialistas que estão prontos para te atender! 

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