Gestão de compras automatizada: o que você precisa saber
A migração de dados de ERP é um dos aspectos mais importantes ao fazer a troca do sistema de gestão [...]
Você sabe o que é ERP? Descubra tudo o que você precisa saber sobre o sistema ERP e como pode otimizar a gestão do seu negócio.
Você sabe o que é ERP e como funciona? Por meio de tecnologias de alto desempenho, as organizações conseguem otimizar, inovar e melhorar a qualidade das demandas internas.
Um exemplo de ferramenta virtual que promove esses benefícios e entrega excelentes funcionalidades é justamente o software ERP — Enterprise Resource Planning.
Com a ajuda desse sistema, as companhias têm conseguido se destacar no segmento em que atuam, além de elevar a produtividade das equipes. Mas como ele funciona? Que tipos existem? Quais são as principais vantagens? O que fazer para implementá-lo?
Esses e outros questionamentos serão respondidos ao longo deste artigo. E, no último tópico, também daremos uma dica especial para acertar na escolha da melhor solução ERP para o seu negócio.
Avance para os próximos tópicos e boa leitura!
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Na prática, trata-se de um software para gestão empresarial completo, que funciona como uma plataforma centralizada que integra diversas áreas, como:
Além de integrar toda a operação, esse tipo de sistema também automatiza os principais processos organizacionais. Assim, tudo passa a funcionar de forma mais harmoniosa, eficiente e produtiva.
Outra função-chave muito valiosa oferecida pela ferramenta é a administração baseada em dados. Isso significa que o sistema ERP coleta, armazena, monitora, analisa e disponibiliza registros importantes para o negócio.
Os gestores passam a ter em mãos todos os dados e indicadores necessários para uma tomada de decisão estratégica. Portanto, podemos concluir que os sistemas ERP são projetados para:
A história do sistema ERP remonta ao início do século XX. Pensando em planejar a produção da sua corporação, o famoso engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu o Economic Order Quantity (EOQ).
Esse sistema foi utilizado por muito tempo até que a Black & Decker aproveitou a sua base estrutural para criar o Material Requirements Planning (MRP).
Mais algumas décadas se passaram até o avanço tecnológico possibilitar a integração do EOQ com o MRP. Desse modo, um computador poderia reunir as funcionalidades de ambos sistemas. Por meio dessa união, nasceu o Manufacturing Resource Planning (MRP II).
O sistema foi incorporando as otimizações e inovações ocorridas na área digital. Daí, o caminho em direção ao próximo nível da evolução foi pavimentado. Logo, a Gartner Group lançou o Enterprise Resource Planning, conhecido como ERP.
Diferente dos anteriores, esse software permitia o controle transversal e assertivo da companhia. Nem é preciso dizer que o lançamento foi, e ainda é, um sucesso. Além disso, o sistema continua sendo aprimorado e utilizado pelas organizações ao redor do mundo.
Por ser um completo sistema de gestão empresarial, é de se esperar que o ERP entregue recursos potencializados e abrangentes.
Basicamente, podemos dizer que o software funciona como o “cérebro” da sua empresa, centralizando e organizando as informações de diferentes departamentos em um único ambiente.
Isso é feito por meio de módulos, que contemplam as áreas organizacionais que citamos anteriormente (Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Suprimentos, Manufatura e Contratos e Serviços).
Cada módulo tem seu próprio foco em um departamento empresarial, mas todos estão interligados e usam os mesmos dados para atender às necessidades da empresa. Por exemplo:
Essa integração elimina a necessidade de digitar as mesmas informações em diferentes sistemas, reduzindo erros e aumentando significativamente a eficiência operacional.
Além disso, a contratação de um ERP em nuvem pode ser modular. Dessa forma, a sua empresa escolhe apenas os módulos que deseja inicialmente e adicionar outros com o passar do tempo, conforme necessário.
A flexibilidade oferecida permite adaptar o sistema às suas necessidades específicas à medida que as operações crescem ou passam por mudanças.
Um sistema ERP é composto por diferentes módulos, sendo que cada um visa atender departamentos específicos da empresa, mas também otimizar a operação como um todo por meio do banco de dados integrado.
Sabendo quais são os principais módulos do software de gestão, entenda qual é a função de cada um deles:
Com um bom ERP, sua empresa garante fechamentos contábeis mais ágeis e com máxima conformidade. Automatizando e agilizando a contabilização, o sistema oferece segurança diante das obrigações fiscais.
Além disso, recursos como SPED Fiscal e Contábil são integrados para facilitar a realização de apurações e garantir conformidade tributária.
A gestão orçamentária também é simplificada, permitindo o controle dos valores orçados e realizados por período, além de simulações e gestão do orçamento desde sua criação.
Já com relatórios gerenciais flexíveis, como DRE, BP e fluxo de caixa, você otimiza o fechamento contábil, obtendo insights valiosos em diferentes contextos e moedas.
Nas finanças, os melhores ERPs integram e automatizam processos para fornecer uma visão realista e intuitiva do desempenho financeiro da empresa.
Com recursos para gerenciar todas as contas a pagar e receber, que ainda são integrados com as funcionalidades das áreas de vendas e compras, a plataforma faz com que sua gestão monetária se torne simples e assertiva.
O mesmo vale para a conciliação bancária, que é aprimorada por meio da transmissão e recebimento de documentos eletrônicos. Tudo é feito de forma prática e integrada com os principais bancos do Brasil.
Já para garantir uma tomada de decisão mais embasada, você pode monitorar em tempo real o fluxo de caixa e os Demonstrativos de Resultados.
Quanto ao faturamento, um software ERP de qualidade consegue agilizar o processamento de contratos e documentos de vendas. Como nos demais módulos, tudo é feito com acesso a KPIs em tempo real para orientar a tomada de decisões estratégicas.
O ganho de praticidade e agilidade também ocorre na emissão de notas fiscais e boletos, simplificada por meio de um sistema automatizado.
Para garantir entregas mais rápidas e a satisfação dos clientes, o sistema confere total controle dos processos de separação e conferência. Enquanto isso, o controle de tabelas de preços dinâmicas e inteligentes ajuda a maximizar as vendas.
Para o setor de suprimentos, o ERP facilita o planejamento e o controle das operações. Isso é feito por meio de ferramentas que tornam o processo mais simples, preciso e intuitivo, desde a aquisição e estocagem, até a movimentação dos materiais.
Com recursos para simplificar os processos de compra, orçamentos, notas fiscais de entrada e a gestão de devoluções, sua empresa pode operar de maneira mais eficiente e precisa.
Já na gestão de estoque, é possível obter informações em tempo real dos saldos para facilitar o planejamento de compras. Enquanto isso, o controle de inventário otimizado ajuda a manter os registros contábeis e informações sempre atualizadas.
Para as empresas que trabalham com manufatura, o ERP também pode ser um importante aliado. Isso porque, ele oferece recursos para coordenar todas as operações de produção, desde as demandas de materiais, até o inventário.
O sistema ajusta os planos produtivos em tempo real com base em dados da empresa, rede de fornecedores e área de produção.
Com ele, você programa toda a produção com uma visão precisa da capacidade produtiva e planeja a necessidade de materiais a partir de determinada demanda, garantindo uma fabricação otimizada e precisa.
Por fim, um ERP de ponta é capaz de agilizar e centralizar a solicitação, negociação e aprovação de contratos, melhorando significativamente a experiência do cliente.
Com ele, você gerencia o ciclo de vida completo dos clientes, incluindo o planejamento, programação, fornecimento, trabalho de serviço e o faturamento.
Também é possível criar, rastrear e gerenciar solicitações de serviço, gerenciar contratos e compromissos de serviço, além de automatizar pagamentos e cobranças de contratos de manutenção.
Basta entender o que é um software ERP e as funcionalidades dos seus módulos para perceber as razões de investir nesta tecnologia.
Contudo, uma vantagem merece maior destaque: o controle e a visibilidade das áreas do negócio. Por meio desse recurso, os líderes obtêm um cenário interno integrado, real e completo.
Sendo assim, fica mais fácil identificar ineficiências (como os altos custos de produção) que precisam ser resolvidas. Além disso, os coordenadores podem pensar em maneiras diferentes de realizar determinado processo para que a companhia implemente um ciclo contínuo e sustentável de inovação.
Conforme o estudo “The Impact of Enterprise Resource Planning on Business Performance”, publicado pela Multidisciplinary Digital Publishing Institute (MDPI), o ERP melhora significativamente o desempenho de, até mesmo, empresas de pequeno e médio porte.
Devido a essa grande importância, não é exagero dizer que o software ERP é uma tecnologia indispensável para o sucesso das organizações modernas. Na verdade, as companhias que não utilizam o sistema podem ficar facilmente ultrapassadas e terem sua estrutura comprometida.
Um estudo publicado pela McKinsey & Company, focado na maturidade digital das corporações brasileiras, revela que as organizações líderes em implementação de processos digitalizados têm uma taxa de crescimento EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) 5 vezes maior em relação às outras empresas.
É importante ressaltar que a taxa EBITDA apresenta o lucro bruto dos negócios antes que sejam descontados impostos, amortização, depreciação e juros. Por meio desse entendimento, os investidores escolhem quais corporações vale a pena alocar capital.
Toda essa explicação sinaliza a importância de ter uma tecnologia de alto desempenho (como o ERP). A seguir, apontaremos outras vantagens de implementar esse sistema.
O ERP reduz o tempo, esforço físico e intelectual, que os colaboradores gastam com tarefas repetitivas e burocráticas. Além disso, o software simplifica e padroniza as demandas. O resultado é maior agilidade e colaboração entre as equipes.
Na prática, essa otimização ajuda as empresas a processarem mais rapidamente as informações, bem como fornecer uma resposta ágil para os clientes. Por exemplo, com a:
O software ERP consegue realizar atividades empresariais em questões de segundos — algo impossível para os seres humanos. Sendo assim, o uso das suas funcionalidades aumenta o nível de produtividade da organização.
O resultado é que a companhia reduz prazos de entrega sem diminuir o nível de qualidade dos serviços. Outro benefício é que os colaboradores podem canalizar os seus talentos para tarefas mais estratégicas.
Por exemplo, no caso da área da gestão de projetos, em vez de ficar preenchendo relatórios, o time receberá os documentos prontos. Com base nos dados, é possível também definir novos investimentos e áreas de expansão do negócio.
Desde a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), devem ser redobrados os cuidados com a segurança das informações recebidas pela companhia. Essa legislação aponta:
Portanto, para acompanhar de perto a LGPD (bem como outras regulações sobre segurança virtual), é importante gerenciar dados por meio do ERP.
Muitos desses sistemas são armazenados na nuvem — um ambiente robusto e que conta com constantes atualizações de segurança.
O software evita falhas de comunicação que geram erros de lançamentos. Uma vez que integra os dados de todos os setores, fica fácil identificar duplicidade, ausência e irregularidades. Com o banco de informações alinhado e correto, a empresa evita, por exemplo, problemas com os órgãos reguladores do sistema tributário.
Também se evita o envio de documentos trabalhistas que contêm erros ao e-Social. Caso isso aconteça, haverá pendências e até multas por descumprimento de regras ou prazos. Essas situações comprometem a reputação do negócio perante o Governo e a sociedade.
No geral, os ERPs possuem um módulo de gestão comercial ou disponibilizam uma integração com outros sistemas que oferecem esse tipo de gerenciamento. Com esse recurso, os gestores analisam o desempenho das equipes comerciais e vendas, negociação, produto ou serviço.
Esses são indispensáveis para a definição de estratégias para a atração e retenção de clientes, políticas de engajamento para os colaboradores, melhorias nos produtos e serviços, bem como a otimização do relacionamento com os clientes.
todos os recursos do nosso ERP e saiba como realizar essa integração! Como dito, desde que foi desenvolvido, o software ERP está em constante evolução. O sistema se desdobrou em diversos modelos para atender as necessidades de vários segmentos empresariais.
Em cada um desses contextos, acontecem atualizações importantes a todo o momento. Para entender melhor sobre os tipos existentes, compartilharemos detalhes sobre os principais modelos de sistema ERP. Confira nossa lista a seguir.
Para conhecimento, o termo “legado” se refere a um sistema sem testes (ou atualizações), sendo assim, tende a ficar obsoleto. Aplicando esse entendimento no ERP Legado, o software apresenta tecnologias datadas e que não atendem às necessidades das empresas modernas.
Por isso, esse tipo de sistema engloba os primeiros modelos do sistema operacional. Tal grupo tem integração limitada, poucas funcionalidades e linguagens de programação não mais utilizadas.
Na prática, o sistema ERP Legado exige:
Esse sistema é também conhecido como ERP Back Office para E-commerce. A razão para o seu desenvolvimento foi possibilitar a integração do ERP Legado com os sistemas do comércio eletrônico.
Sendo assim, simplificaria etapas importantes, como: cadastro de produtos e controle do faturamento. No entanto, o software apresentou muitas falhas. Uma delas é a inviabilidade em integrar a gestão fiscal e contábil — áreas fundamentais para o gerenciamento do E-commerce.
Vale ressaltar que a ferramenta também foi utilizada por outras áreas empresariais, mas apresentou o mesmo resultado. Devido a isso, o software foi considerado defasado e muitos nem o consideram um legítimo sistema ERP.
O próximo tipo de sistema ERP é o verticalizado (ou vertical). Esse software foi criado para atender as necessidades específicas de um determinado segmento (indústria, fabrico, automobilístico, corporativo etc.). Assim que surgiu no cenário empresarial, foi considerado completo e eficiente.
Em vez de recursos genéricos, a ferramenta fornece funcionalidades assertivas pautadas nos moldes das organizações, da área comercial e das políticas reguladoras. No entanto, o fato de ser tão direcionado favoreceu o aparecimento de uma deficiência: a falta de uma integração abrangente.
Por exemplo, um negócio que atua em duas áreas (como o comércio virtual e o físico), não conseguia integrá-las. Sendo assim, era necessário ter um ERP dedicado para cada setor. Esse problema reduziu bastante a utilização desse software.
Com a criação do sistema ERP customizável, se iniciou a fase dos sistemas modernos e robustos — conforme conhecemos hoje. Esse software é escalável, flexível, ágil e personalizado. Sendo assim, as organizações podem adquirir uma solução compatível com as suas necessidades e que integre todas as áreas.
Sem falar que o ERP customizável é descentralizado. Isso significa que a organização pode optar pelo software completo ou por alguns módulos específicos. Também é possível escalar a capacidade do sistema à medida que o negócio cresce e demanda maiores funcionalidades.
Após entender a necessidade de implementar o sistema ERP na organização, é preciso elaborar um planejamento e seguir algumas etapas.
A seguir, apontamos algumas fases importantes para essa implementação.
Nesta etapa, a empresa define os objetivos para a implementação do sistema ERP. Essas metas podem ser:
Quanto ao status da organização, significa entender o momento em que o negócio se encontra.
Por exemplo: está em fase de expansão ou de uma reestruturação interna? Tem planos para novos investimentos? Essa análise ajudará na escolha das funcionalidades e do tipo de software adequado para o negócio.
É importante lembrar sobre a necessidade de verificar o limite de usuários permitidos pelo sistema, plano ou pacote oferecido. Dessa forma, é possível adquirir um software ERP que seja utilizado por todas as equipes.
Para chegar a esse número, se deve considerar o total de membros das equipes de vendas, compras, contabilidade, recursos humanos, produção, entre outros. Avalie também se haverá membros externos, como fornecedores ou clientes, que precisarão interagir com a ferramenta.
Aqui se avalia o orçamento para entender o custo da implementação do ERP na empresa. Uma atitude importante é consultar o setor financeiro para verificar o quanto de capital pode ser injetado na aquisição.
Mesmo que o “sinal esteja verde” para a compra, seria prudente realizar uma pesquisa de mercado. O objetivo é colher recomendações de especialistas no software, empresas que já implantaram ERP e os desenvolvedores que oferecem o melhor custo-benefício.
Pode ser que a empresa tenha em mãos os recursos financeiros necessários para comprar um software completo.
Mas será que a estrutura interna pede isso? Se existirem mais funcionalidades do que necessário, se corre o risco de desperdício de recursos. O melhor a fazer é adquirir insumos compatíveis com o tamanho e o perfil do negócio.
Já na fase final, a companhia precisa treinar os colaboradores. Isso pode ser feito por meio de um programa de capacitação e treinamento que ensina como funcionam os recursos e suas aplicações nas demandas dos diversos departamentos.
Durante esse programa, os colaboradores podem apontar dúvidas, testar funcionalidades e até darem sugestões de melhorias. O sucesso do treinamento será fundamental para a redução de irregularidades comuns vindas com a fase de adaptação ao sistema, como: erros, atrasos das demandas por falta de entendimento e outras falhas.
Toda organização precisa de processos integrados, eficazes, com acesso a informações e melhorias em tempo real. O ERP serve justamente para atender essas demandas e, graças à sua modularidade, pode ser adaptado a diversos setores. Veja alguns exemplos:
No setor industrial, o ERP desempenha um papel fundamental na redução de desperdícios, na automatização de ordens de produção, no gerenciamento de custos, no controle de estoque e em diversas outras demandas produtivas.
A integração de processos permite uma visão completa da operação, facilitando a identificação de gargalos e oportunidades de otimização.
Além disso, o ERP impacta positivamente na eficiência produtiva ao agilizar processos, reduzir erros e garantir a disponibilidade de recursos no momento certo.
Para o varejo, o ERP oferece benefícios como o controle de vendas, monitoramento de estoque, gestão de compras, possibilidade de integração com e-commerce, entre muitos outros.
Como as informações são centralizadas, fica mais fácil ter uma visão unificada do negócio e tomar decisões estratégicas para torná-lo mais competitivo.
Somado a isso, o ERP contribui para a satisfação dos clientes ao garantir a disponibilidade de produtos, agilizar processos de compra e oferecer um atendimento mais personalizado.
No segmento de serviços, o ERP é essencial para a gestão financeira, de recursos e insumos, contabilidade, contratos e gestão integrada dos processos de prestação como um todo.
A capacidade de controlar todas as etapas do processo, desde a solicitação do serviço até a entrega final, garante uma melhor execução e uma maior satisfação do cliente.
Como se não bastasse, ao permitir uma visão holística do negócio, o ERP facilita o planejamento estratégico e o acompanhamento de resultados.
Para atacadistas e distribuidores, o ERP disponibiliza recursos desde o controle de entregas, até o monitoramento preciso de estoque, além da otimização geral de processos que explicamos até aqui.
A automação de tarefas rotineiras, como a emissão de pedidos e a gestão de inventário, aumenta a eficiência operacional e reduz os custos administrativos.
O ERP também proporciona uma visão em tempo real da cadeia de suprimentos, permitindo uma resposta mais ágil às demandas do mercado.
Mesmo no agronegócio, o ERP pode ser uma ferramenta poderosa, garantindo mais controle sobre os estoques disponíveis, compra de insumos, custos produtivos e negociações em toda a cadeia.
A gestão integrada de processos permite uma maior eficiência na produção, reduzindo o tempo de ciclo e aumentando a produtividade.
Além disso, o ERP facilita o acompanhamento de indicadores-chave, como a produtividade por hectare e o custo por safra, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
Para escolher o melhor ERP para sua empresa considere diversos fatores que impactam diretamente na eficiência, na integração e na adaptabilidade do sistema às necessidades específicas do seu negócio.
Confira alguns pontos importantes para você avaliar durante o processo de seleção do sistema a ser implementado:
Antes de começar a busca por um ERP, é fundamental entender quais são os requisitos específicos da sua empresa. Isso inclui considerar os processos existentes, identificar áreas de melhoria e definir metas claras para a implementação do sistema.
Verifique se o ERP pode ser facilmente integrado aos sistemas e aplicativos que sua empresa já utiliza. A interoperabilidade é essencial para garantir uma transição suave e uma operação eficiente.
Certifique-se de que o ERP escolhido seja escalável e capaz de crescer junto com o seu negócio. Isso é especialmente importante se você planeja expandir suas operações no futuro ou está passando por um processo de crescimento organizacional.
Um bom ERP deve ser intuitivo e fácil de usar, tanto para usuários iniciantes, quanto para os mais experientes. Além disso, é importante que o fornecedor ofereça suporte e treinamento adequados para garantir que sua equipe possa aproveitar ao máximo as ferramentas.
Priorize apenas sistemas ERPs que oferecem recursos robustos de segurança de dados e que estejam em conformidade com os regulamentos de privacidade e segurança relevantes para o seu setor.
Optar por um ERP baseado em nuvem oferece diversas vantagens, como acesso remoto, melhor escalabilidade e menor dependência de infraestrutura local. Assim, sua equipe pode atuar de forma mais colaborativa e eficiente, além de reduzir custos com manutenção e suporte.
ERPs com uma arquitetura modular permitem selecionar e implementar apenas os módulos relevantes para as necessidades específicas do seu negócio. Desse modo, é possível oferece maior flexibilidade e personalização, sem a necessidade de pagar por funcionalidades que não precisa.
Pesquise a reputação e o histórico do fornecedor do ERP antes de tomar uma decisão. Procure por avaliações de clientes, casos de sucesso e certificações para garantir que você esteja lidando com um parceiro confiável e experiente.
Sempre solicite uma demonstração ou um período de teste do ERP para avaliar sua usabilidade, funcionalidades e adequação às necessidades da sua empresa. Isso ajudará a garantir que você esteja fazendo a escolha certa e que o sistema atenda às suas expectativas.
As empresas de grande e médio porte — e os seus gestores — têm a possibilidade de contarem com os recursos do software ERP StarSoft Applications. Essa é uma solução inovadora e personalizável que acelera e facilita a implementação nos processos da organização.
Fazemos isso por meio da nossa metodologia de implementação. Em apenas 55 dias, a StarSoft avalia as necessidades do negócio, aponta as melhores soluções, entrega um programa de aprendizagem direcionado, prático e rico em conhecimentos.
Nossas soluções incluem ferramentas para Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Suprimentos, Manufatura, Contratos e Serviços, entre outras.
O segredo da eficiência do sistema ERP StarSoft Applications está no compromisso que temos em entregar funcionalidades que transformem os negócios.
Essa não é uma transformação padronizada. Afinal, cada empresa é única. A StarSoft entende isso e deseja que as organizações tenham uma otimização de processos alinhado com o seu cenário interno.
O que acha de escrever o novo capítulo da gestão da sua empresa com o ERP da StarSoft? Então, conheça agora mesmo
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