Razões para automatizar tarefas fiscais e tributárias com um ERP
Quão complexas você acredita que sejam as tarefas fiscais? Algumas vezes elas podem ser bem demoradas e burocráticas. Na realidade, [...]
Você sabe o que é ERP? Descubra tudo o que você precisa saber sobre o sistema ERP e como pode otimizar a gestão do seu negócio.
Você sabe o que é ERP e ele como funciona?
Por meio de tecnologias de alto desempenho, as organizações conseguem otimizar, inovar e melhorar a qualidade das demandas internas.
Um exemplo de ferramenta virtual que promove esses benefícios e entrega excelentes funcionalidades é justamente o software ERP – enterprise resource planning.
Com a ajuda desse sistema, as companhias têm conseguido também se destacar no segmento em que atuam, além de elevar a produtividade das equipes. Mas como ele funciona? Que tipos existem? Quais são as principais vantagens? O que fazer para implementá-lo?
Esses e outros questionamentos serão respondidos através ao longo deste artigo.
Além disso, no último tópico, também daremos uma dica especial para acertar na escolha da melhor solução ERP para o seu negócio.
Então, avance para os próximos tópicos e boa leitura!
Segundo relatório publicado na ResearchGate, o software ERP é um amplo sistema de informações integrado que gerencia todas as áreas internas da organização (como marketing, finanças, recursos humanos, pesquisa e desenvolvimento). Por meio dela, se eleva toda a cooperação e produtividade das unidades internas.
Uma possibilidade valiosa oferecida pela ferramenta é a administração baseada em dados. Isso significa que o sistema ERP:
Sendo assim, os gestores têm em mãos os arquivos necessários para uma tomada de decisão estratégica.
A história do sistema ERP remonta ao início do século XX. Pensando em planejar a produção da sua corporação, o famoso engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu o Economic Order Quantity (EOQ).
Esse sistema foi utilizado por muito tempo até que a Black & Decker aproveitou a sua base estrutural para criar o Material Requirements Planning (MRP).
Mais algumas décadas se passaram até que o avanço tecnológico possibilitou a integração do EOQ com o MRP. Desse modo, um computador poderia reunir as funcionalidades de ambos sistemas. Por meio dessa união, nasceu o Manufacturing Resource Planning (MRP II).
Dessa forma, o sistema foi incorporando as otimizações e inovações ocorridas na área digital. Daí, o caminho em direção ao próximo nível da evolução foi pavimentado. Logo, a Gartner Group lançou o enterprise resource planning, conhecido como ERP.
Diferente dos anteriores, esse software permitia o controle transversal e assertivo da companhia. Nem é preciso dizer que esse lançamento foi; e é um sucesso. Além disso, o sistema continua sendo aprimorado e utilizado pelas instituições mundiais.
Por ser um completo sistema de gestão empresarial, é de se esperar que o ERP entregue recursos potencializados e abrangentes. Dentre as suas muitas funcionalidades, podemos destacar, por exemplo:
Podemos citar várias razões que revelam a importância de investir em um ERP. Contudo, uma merece maior destaque: o controle e visibilidade das áreas do negócio. Por meio desse recurso, os líderes obtêm um cenário interno integrado, real e completo.
Sendo assim, fica mais fácil identificar ineficiências (como os altos custos de produção) que precisam ser resolvidas. Além disso, os coordenadores podem pensar em maneiras diferentes de realizar determinado processo. Dessa forma, a companhia implementa um ciclo contínuo e sustentável de inovação.
Conforme o estudo “The Impact of Enterprise Resource Planning on Business Performance”, publicado pela Multidisciplinary Digital Publishing Institute (MDPI), o ERP melhora significativamente o desempenho, de até mesmo, empresas de pequeno e médio porte.
Devido a essa grande importância, não é exagero dizer que o software ERP é uma tecnologia indispensável para o sucesso das organizações modernas. Na verdade, as companhias que não utilizam o sistema podem ficar facilmente ultrapassadas e terem sua estrutura comprometida.
Um estudo publicado pela McKinsey & Company focado na maturidade digital das corporações brasileiras, revela que as organizações líderes em implementação de processos digitalizados têm uma taxa de crescimento EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) 5 vezes maior em relação às outras empresas.
É importante ressaltar que a taxa EBITDA apresenta o lucro bruto dos negócios antes que sejam descontados impostos, amortização, depreciação e juros. Por meio desse entendimento, os investidores escolhem quais corporações vale a pena alocar capital.
Toda essa explicação sinaliza a importância de ter uma tecnologia de alto desempenho (como o ERP). A seguir, apontaremos outras vantagens de implementar esse sistema.
O ERP reduz o tempo, esforço físico e intelectual, que os colaboradores gastam com tarefas repetitivas e burocráticas. Além disso, o software simplifica e padroniza as demandas. O resultado é uma maior agilidade e colaboração entre as equipes.
Na prática, essa otimização ajuda as empresas a processarem mais rapidamente as informações, bem como fornecer uma resposta rápida para os clientes. Por exemplo, com a:
O software ERP consegue realizar atividades empresariais em questões de segundos – algo impossível para os seres humanos. Sendo assim, o uso das funcionalidades do ERP aumenta o nível de produtividade da organização. O resultado é que a companhia reduz prazos de entrega sem diminuir o nível de qualidade dos serviços.
Outro benefício é que os colaboradores podem canalizar os seus talentos para tarefas mais estratégicas. Por exemplo, no caso da área da gestão de projetos, em vez de ficar preenchendo relatórios, o time receberá os documentos prontos. Com base nos dados, é possível também definir novos investimentos e áreas de expansão do negócio.
Desde a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), devem ser redobrados os cuidados com a segurança das informações recebidas pela companhia. Essa legislação aponta:
Portanto, para acompanhar de perto a LGPD (bem como outras regulações sobre segurança virtual), é importante gerenciar dados por meio do ERP.
Muitos desses sistemas são armazenados na nuvem – um ambiente robusto e que conta com constantes atualizações de segurança.
O software evita falhas de comunicação que geram erros de lançamentos. Uma vez que integra os dados de todos os setores, fica fácil identificar duplicidade, ausência e irregularidades. Com o banco de informações alinhado e correto, a empresa evita, por exemplo, problemas com os órgãos reguladores do sistema tributário.
Também se evita o envio de documentos trabalhistas que contêm erros ao e-Social. Caso isso aconteça, haverá pendências e até multas por descumprimento de regras ou prazos. Essas situações comprometem a reputação do negócio perante o Governo e a sociedade.
No geral, os ERPs possuem um módulo de gestão comercial ou disponibilizam uma integração com outros sistemas que oferecem esse tipo de gerenciamento. Com esse recurso, os gestores analisam o desempenho das equipes comerciais e vendas, negociação, produto ou serviço.
Esses são indispensáveis para a definição de estratégias para a atração e retenção de clientes, políticas de engajamento para os colaboradores, melhorias nos produtos e serviços, bem como a otimização do relacionamento com os clientes.
Como dito, desde que foi desenvolvido, o software ERP está em constante evolução. Em vista disso, o sistema se desdobrou em diversos modelos para atender as necessidades de vários segmentos empresariais. Em cada um desses contextos, acontecem atualizações importantes a todo o momento.
Para entender melhor sobre os tipos existentes, compartilharemos detalhes sobre os principais modelos de sistema ERP. Confira nossa lista a seguir.
Para conhecimento, o termo “legado” se refere a um sistema sem testes (ou atualizações). Sendo assim, tende a ficar obsoleto. Aplicando esse entendimento no ERP Legado, o software apresenta tecnologias datadas e que não atendem às necessidades das empresas modernas.
Por isso, esse tipo de sistema engloba os primeiros modelos do sistema operacional. Tal grupo tem integração limitada, poucas funcionalidades e linguagens de programação não mais utilizadas.
Na prática, o sistema ERP Legado exige:
Esse sistema é também conhecido como ERP Back Office para E-commerce. A razão para o seu desenvolvimento foi possibilitar a integração do ERP Legado com os sistemas do comércio eletrônico. Sendo assim, simplificaria etapas importantes, como: cadastro de produtos e controle do faturamento.
No entanto, o software apresentou muitas falhas. Uma delas é a inviabilidade em integrar a gestão fiscal e contábil – áreas fundamentais para o gerenciamento do E-commerce.
Vale ressaltar que a ferramenta também foi utilizada por outras áreas empresariais, mas apresentou o mesmo resultado. Devido a isso, o software foi considerado defasado e muitos nem o consideram um legítimo sistema ERP.
O próximo tipo de sistema ERP é o verticalizado (ou vertical). Esse software foi criado para atender as necessidades específicas de um determinado segmento (indústria, fabrico, automobilístico, corporativo etc.). Assim que surgiu no cenário empresarial, foi considerado completo e eficiente.
Em vez de recursos genéricos, a ferramenta fornece funcionalidades assertivas pautadas nos moldes das organizações, da área comercial e das políticas reguladoras. No entanto, o fato de ser tão direcionado favoreceu o aparecimento de uma deficiência: a falta de uma integração abrangente.
Por exemplo, um negócio que atua em duas áreas (como o comércio virtual e o físico), não conseguia integrá-las. Sendo assim, era necessário ter um ERP dedicado para cada setor. Esse problema reduziu bastante a utilização desse software.
Com a criação do sistema ERP customizável, se iniciou a fase dos sistemas modernos e robustos – conforme conhecemos hoje. Esse software é escalável, flexível, ágil e personalizado. Sendo assim, as organizações podem adquirir uma solução compatível com as suas necessidades e que integre todas as áreas.
Sem falar que o ERP customizável é descentralizado. Isso significa que a organização pode optar pelo software completo ou por alguns módulos específicos. Também é possível escalar a capacidade do sistema à medida que o negócio cresce e demanda maiores funcionalidades.
Após entender a necessidade de implementar um sistema ERP na organização, é preciso elaborar um planejamento e seguir algumas etapas.
A seguir, apontamos algumas fases importantes para essa implementação.
Nesta etapa, a empresa define os objetivos para a implementação do sistema ERP. Essas metas podem ser: aumentar a eficiência operacional, melhorar a visibilidade dos processos, otimizar o fluxo de trabalho, fazer uma gestão eficaz de centro de custo ou melhorar a tomada de decisões dos gestores.
Quanto ao status da organização, significa entender o momento em que o negócio se encontra. Por exemplo: está em fase de expansão ou de uma reestruturação interna? Tem planos para novos investimentos? Essa análise ajudará na escolha das funcionalidades e do tipo de software adequado para o negócio.
É importante lembrar sobre a necessidade de verificar o limite de usuários permitidos pelo sistema, plano ou pacote oferecido. Dessa forma, é possível adquirir um software ERP que seja utilizado por todas as equipes.
Para chegar a esse número, se deve considerar o total de membros das equipes de vendas, compras, contabilidade, recursos humanos, produção, entre outros. Avalie também se haverá membros externos, como fornecedores ou clientes, que precisarão interagir com a ferramenta.
Nessa etapa, se avalia o orçamento para entender o custo da implementação do ERP na empresa. Uma atitude importante é consultar o setor financeiro para verificar o quanto de capital pode ser injetado na aquisição.
Mesmo que o “sinal esteja verde” para a compra, seria prudente realizar uma pesquisa de mercado. O objetivo é colher recomendações de especialistas no software, empresas que já implantaram ERP e os desenvolvedores que oferecem o melhor custo-benefício.
Pode ser que a empresa tenha em mãos os recursos financeiros necessários para comprar um software completo. Mas será que a estrutura interna pede isso? Se existirem mais funcionalidades do que necessário, se corre o risco de desperdício de uso. O melhor a fazer é adquirir insumos compatíveis com o tamanho e o perfil do negócio.
Já na fase final, a companhia precisa treinar os colaboradores. Isso pode ser feito por meio de um programa de capacitação e treinamento que ensina como funcionam os recursos e suas aplicações nas demandas dos diversos departamentos.
Durante esse programa, os colaboradores podem apontar dúvidas, testar funcionalidades e até darem sugestões de melhorias. O sucesso do treinamento será fundamental para a redução de irregularidades comuns vindas com a fase de adaptação ao sistema, como: erros, atrasos das demandas por falta de entendimento e outras falhas.
As empresas de grande e médio porte – e os seus gestores – têm a possibilidade de contarem com os recursos do software ERP da StarSoft. Essa é uma solução inovadora e personalizável que acelera e facilita a implementação nos processos da organização.
Fazemos isso por meio da nossa metodologia de implementação. Em apenas 55 dias, a StarSoft avalia as necessidades do negócio, aponta as melhores soluções, entrega um programa de aprendizagem direcionado, prático e rico em conhecimentos.
Nossas soluções incluem funcionalidades para gestão empresarial, recursos humanos e fiscal. Dentre as principais, destacamos as ferramentas para o financeiro, vendas e distribuição, manufatura, coordenação de projetos, administração de frotas, suprimentos e controladoria.
O segredo da eficiência do sistema ERP StarSoft está no compromisso que temos em entregar funcionalidades que transformem os negócios.
Essa não é uma transformação padronizada. Afinal, cada empresa é única. A StarSoft entende isso e deseja que as organizações tenham uma otimização de processos alinhado com o seu cenário interno.
O que acha de escrever o novo capítulo da gestão da sua empresa com o ERP da StarSoft? Gostaria também de integrar essa tecnologia com o módulo Folha de Pagamento? Então, conheça agora mesmo todos os recursos do nosso ERP e saiba como realizar essa integração!
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