Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
Com o avanço da tecnologia e adesão massiva do home office, o setor de RH vivencia uma situação desafiadora quando o assunto é a contratação e integração de novos colaboradores: executar o onboarding digital. Se você nunca ouviu este termo, saiba que onboarding é o processo de “socialização corporativa” no qual um novo funcionário é […]
Com o avanço da tecnologia e adesão massiva do home office, o setor de RH vivencia uma situação desafiadora quando o assunto é a contratação e integração de novos colaboradores: executar o onboarding digital.
Se você nunca ouviu este termo, saiba que onboarding é o processo de “socialização corporativa” no qual um novo funcionário é apresentado à missão, visão e valores da empresa e entra em contato com sua equipe pela primeira vez.
Trata-se de um momento crucial para a aclimatação da pessoa contratada, além de ser essencial para apresentar aspectos importantes para a convivência diária e alinhamento ao código interno.
Para o RH, o grande desafio é garantir que o onboarding digital seja tão efetivo quanto sua versão “tradicional”, ou seja, é preciso adaptar o processo e zelar para que ele tenha a mesma qualidade e eficácia, concorda?
Para te ajudar nesta missão, elaboramos este artigo que explora detalhes sobre as etapas do onboarding e algumas percepções sobre este processo. Faça a leitura e aproveite para tirar suas dúvidas!
A integração de novos membros da equipe de forma remota é algo que exige organização. Por isso, o primeiro passo a ser tomado pelo RH deve ser a construção das etapas do Onboarding em um quadro Kanban.
Nele, o setor deve ter total visualização sobre os colaboradores que estão ingressando na empresa e as fases em que eles se encontram no programa de integração e boas-vindas.
Sendo assim, este quadro precisa prever todas as fases do processo, sendo capaz de estruturar uma espécie de “trilha”, que será percorrida pelos colaboradores.
Na maioria das vezes, a agenda de onboarding contempla 3 etapas principais, que são compostas por diversas dinâmicas e atividades. São elas:
Confira a seguir mais detalhes sobre cada um deles.
Esta etapa antecede o início do trabalho do novo colaborador. O foco é garantir uma boa experiência logo na chegada para que sua integração ao ambiente corporativo seja fluida, satisfatória e estimulante.
E aqui não estamos falando apenas de um “kit de boas vindas”. Até demandas burocráticas – como registro e captação de documentos – são levados em consideração a fim de criar uma boa experiência logo na chegada.
Isso é bem importante tanto em termos de employer branding quanto em um processo de retenção de talentos, afinal, a primeira impressão é sempre algo forte e impactante, concorda?
Essa fase envolve as seguintes atividades:
O primeiro dia de atuação em um novo emprego é repleto de expectativas, dúvidas e receios.
Sendo assim, além de prestar todo o suporte, também cabe ao RH oferecer uma recepção calorosa. No onboarding digital, esse processo exige algumas adaptações dada a distância entre as pessoas.
A primeira mudança está na reunião de boas-vindas. Mesmo em uma versão digital, que é mais “fria”, a equipe deve receber bem a nova pessoa contratada e o RH deve aproveitar o espaço para falar um pouco sobre a cultura da empresa.
Mesmo não tendo o mesmo impacto de uma recepção presencial, uma videoconferência pode dar um toque de proximidade para deixar o ingresso mais humano e acolhedor.
Além da recepção, o próximo passo é a transmissão de orientações gerais sobre as demandas, processos e objetivos da função.
Neste momento, o RH pode optar pelas ferramentas de comunicação interna – como Slack – ou realizar novas conferências com vídeo para tornar o processo menos solitário.
Feito isso, o setor de Recursos Humanos deve convocar colegas e/ou líderes da pessoa contratada para uma conversa rápida sobre as ferramentas de trabalho, métricas e detalhes finos sobre a atuação.
Durante o primeiro mês, o colaborador poderá se aprofundar nos processos da empresa e nas particularidades de suas entregas. Portanto, trata-se de uma etapa crucial, que demanda todo o suporte necessário. No onboarding digital, isso depende das seguintes ações:
A integração do onboarding digital com os processos administrativos do RH é fundamental para a eficiência e o sucesso de todo o processo.
Por isso, como citamos anteriormente, você precisa contar com uma plataforma que viabilize a admissão digital. A ideia é que todos os documentos admissionais e suas respectivas assinaturas possam ser transmitidas por via eletrônica.
O mesmo vale para as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Elas devem ser devidamente organizadas e automatizadas para o eSocial.
A mesma lógica se aplica à batida de ponto digital, à gestão de benefícios, ao acesso às documentações e holerites, à realização de solicitações, e assim por diante. Quanto mais automatizado forem os processos, mais assertiva será a integração.
Afinal, esses recursos garantem a conformidade e eficiência dos procedimentos, melhorando a experiência da equipe, sua satisfação e a fluidez das relações de trabalho.
Durante e após a aplicação do onboarding digital, é importante avaliar a qualidade do processo e promover melhorias contínuas.
Envie uma pesquisa de satisfação para os participantes da integração, analise minuciosamente os feedbacks e identifique os eventuais gargalos. Então, faça ajustes onde for necessário.
Para fazer isso – e também para otimizar a comunicação interna como um todo – sua empresa precisa de canais internos eficientes.
O foco é garantir que os talentos possam contatar outros membros da equipe e gestores para sanar eventuais dúvidas.
Além disso, é importante que esses novos profissionais tenham acesso imediato a todas as informações necessárias, de forma organizada e sem perder tempo.
Portanto, priorize plataformas que centralizam os documentos, conteúdos e informações das quais a equipe precisa, conferindo mais autonomia e praticidade à experiência de integração.
Esses sistemas também devem disponibilizar indicadores em tempo real, para que os gestores acompanhem e tenham insights sobre o desempenho dos participantes do onboarding digital.
O treinamento dos novos talentos costuma ser uma das principais etapas do processo de integração.
Com uma boa plataforma para apoiar o onboarding digital, é possível disponibilizar essas trilhas de aprendizado de maneira remota e permitir que ela seja facilmente encontrada e realizada pelos novos colaboradores.
Por meio do sistema, o RH pode traçar planos de desenvolvimento de competências e acompanhar as ações de maneira completa. Tudo isso com indicadores em mãos, que ajudam a medir o desempenho das estratégias construídas.
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