A automação de processos já se espalhou por muitas indústrias e, em alguns casos, mudou permanentemente campos inteiros de atividades. A área de departamento pessoal também é uma das principais em constante desenvolvimento, e, as soluções de software apoiam os gestores em seu trabalho diário, livrando-os de tarefas repetitivas e da burocracia diária.

Hoje o artigo da Starsoft pretende discutir mais a fundo o por que automatizar o Departamento Pessoal e como isso pode ser benéfico para todos. Vamos lá?

Automatizar o Departamento Pessoal | É uma escolha inteligente mesmo?

Os processos de RH são um fator crítico de sucesso nas empresas. Independentemente de o objetivo ser contratar novos colaboradores, treiná-los ou garantir o cumprimento da legislação trabalhista aplicável. No entanto, muitos departamentos pessoais perdem grande parte de seu tempo com burocracias administrativas.

E, os processos manuais demorados e trabalhosos de gestão em um departamento pessoal frequentemente impede que os profissionais da área se concentrem nas responsabilidades críticas e estratégicas que impulsionam seus negócios. A solução para este problema: automação!

A automação dos processos de trabalho vai permear cada vez mais a área de departamento pessoal. E  os departamentos que reconhecem e usam os benefícios dessa mudança terão sucesso a médio e longo prazo.

É inteligente pois significa progresso para o departamento pessoal

Por muito tempo, o departamento pessoal foi visto como uma divisão corporativa com processos de trabalho extremamente manuais e burocráticos. Os profissionais desta área acostumaram-se a arregaçar as mangas e fazer o trabalho sozinhos. Mas, isso tem mudado nos últimos anos: as empresas estão atualmente passando por grandes mudanças tecnológicas disruptivas. E, quem não reagir à transformação digital não conseguirá compensar as falhas a médio e longo prazo.

Portanto, o uso de softwares e soluções inteligentes são consideradas as atitudes mais adequadas para o departamento pessoal moderno do que os clássicos arquivos empoeirados. Isto porque nós bem entendemos como a maioria das tarefas do departamento de Recursos Humanos são repetitivas e burocráticas. Obstáculos e erros geralmente afetam a eficácia das atividades dentro do departamento.

Isso tem um efeito prejudicial em áreas como folha de pagamento, gestão, de talentos ou contratação de colaboradores. Assim, com a implantação de programas digitais, as empresas estão conseguindo automatizar cada vez mais tais tarefas. Por exemplo, uma organização tem uma ”força de trabalho” virtual totalmente funcional (controlada por software) que executa essas tarefas com maior grau de precisão e eficiência.

Mais eficácia graças à automação

Os benefícios da automação do departamento pessoal podem ser divididos em benefícios de curto prazo da automação, benefícios de médio prazo da automação expandida e, finalmente, benefícios de longo prazo de recursos liberados para outras atividades e burocracias da área. Com a automação do departamento pessoal, as empresas podem implementar as atividades necessárias rapidamente e com custos significativamente mais baixos.

Um recente estudo da Deloitte mostra como 56% dos líderes de departamento pessoal estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.

Com a combinação certa de ferramentas de automação inteligente e análises, burocracias baseadas em tarefas diárias podem ser automatizadas e recursos qualificados podem ser usados para tarefas exigentes – a automação leva a uma maior produtividade geral.

Benefícios de automatizar o departamento pessoal

Por que você deve investir em automatizar o departamento pessoal?

Para responder essa pergunta, resumimos alguns dos principais benefícios para introduzir um pouco mais aos destaques da área:

1. Aumente a produtividade por meio de processamento e compartilhamento de dados mais rápidos;

2. Flutuação menor devido ao maior comprometimento dos colaboradores;

3. Custos mais baixos;

4. Menos inconsistências e violações legais;

5. Menos erros de entrada de dados e documentos perdidos ou obsoletos;

6. Tomada de decisões de negócios mais inteligentes por meio de relatórios imparciais e detalhados;

Dessa forma, automatizar o departamento pessoal é dar uma chance à:

Integração de colaboradores

A integração de seus colaboradores é um dos processos do departamento pessoal mais complexos e comuns. Todas as atividades relacionadas podem ser gerenciadas automaticamente usando um software para isso.

Mensurar o tempo de trabalho

Registrar as horas de trabalho pelo velho sistema de ponto é ineficiente e insuficiente.

A automação permitirá que as empresas gerenciem prontamente as planilhas de horas dos colaboradores. Isso torna o processo de registro das horas de trabalho mais eficiente e preciso.

Consultas de férias

É preciso muito mais esforço para calcular manualmente os dias de férias para verificar o saldo das férias, gerenciar dias de férias para autorizações e gerenciar salários.

Com um processo automatizado de gerenciamento de férias, isso pode ser feito automaticamente – sem o risco de os pedidos de férias permanecerem na caixa de entrada do responsável ou serem perdidos.

Gestão de desempenho

O gerenciamento de desempenho é um processo dinâmico do departamento pessoal que rastreia, mede e analisa o desempenho de um colaborador, alinhando-o às metas de negócios. Um software de gerenciamento de desempenho automatizado simplifica o processo, o mantém livre de preconceitos, garante decisões mais precisas e o torna compreensível para empregadores e colaboradores.

Desligamento de colaborador

As saídas de um colaborador desempenham um papel importante quanto ao engajamento dos outros. Quando feita de maneira burocrática e desumanizada, além de demorar e não entregar eficácia, traz problemas para os gestores. Mas, com a automação, é possível identificar problemas em potencial inseridos neste processo e obter dados para melhorar todo o processo, além de contribuir para o aumento da retenção de outros funcionários.

Tudo isso sem ter que pesquisar em montanhas em documentos!

Por que automatizar o Departamento Pessoal?

No geral, todos os processos estruturados e baseados em regras encontrados em um departamento pessoal são adequados para automação.

Com soluções de software adequadas, as empresas podem aliviar a sua burocracia rotineira, e por sua vez, se concentrar mais na parte interpessoal de seu trabalho.

Idealmente, economiza tempo, nervos e custos – e também pode dar às empresas uma vantagem decisiva na batalha por novos talentos.