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Por que investir em um sistema de aprovação de compras?

Sem dúvidas, o setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois é responsável por fornecer os materiais necessários para “a roda girar”. Todas as aquisições passam por essa área e existe um grande volume de solicitações para aprovação. Então, fica a questão: como agilizar esse processo?  O comércio no Brasil […]

5 de setembro de 2023
14:51
Min de leitura
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Sem dúvidas, o setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois é responsável por fornecer os materiais necessários para “a roda girar”. Todas as aquisições passam por essa área e existe um grande volume de solicitações para aprovação. Então, fica a questão: como agilizar esse processo? 

O comércio no Brasil passa por fragilidades, independentemente da área: varejista, eletrônico e outros. Mas, vale ressaltar que o setor consegue se levantar de crises sérias, que aflige todas as áreas da economia e inúmeros países. 

As vendas do comércio varejista, por exemplo, cresceram 1,1% em fevereiro de 2022. Essa é a segunda alta seguida, conforme apresenta o estudo do IBGE. 

A pesquisa do instituto ainda informa que seis das oito atividades avaliadas tiveram taxas positivas em fevereiro, com destaque para combustíveis e lubrificantes (5,3%), móveis e eletrodomésticos (2,3%), tecidos, vestuário e calçados (2,1%), que tiveram o maior impacto no índice. 

A partir desses dados, vemos como o setor de compras é importante para todo o país, quanto para vendas B2B (Business-to-business) tanto B2C (Business-to-consumer). 

Com um volume tão alto de aquisição nas empresas, fez-se necessário incluir tecnologia no setor e automatizar tarefas, a fim de agilizar os processos e otimizar o trabalho dos profissionais da área. 

Para compreender a importância de investir em um sistema de aprovação de compras, leia este conteúdo e complemente seu conhecimento sobre o assunto! 

Veja: ERP para pequenas e médias empresas: veja as principais vantagens 

Função do departamento 

O setor de compras é muito importante para qualquer negócio e, dependendo do tamanho da organização, é uma área que lida com um enorme volume de produtos/mercadorias. 

Desde o administrativo até a área de produção precisam de materiais para executar seu serviço. E o departamento de compras é o responsável por isso. 

Se não fosse pelos esforços do departamento, talvez não houvesse os itens necessários para a empresa funcionar bem. Aliás, o estoque é uma das áreas que mais se integra com a de compras e necessita entender as funções do setor. 

A principal função do departamento de compras é fazer com que os custos sejam direcionados corretamente. Se as compras forem feitas sem cuidado, talvez as despesas com materiais, suprimentos e equipamentos se tornem excessivas, consequentemente diminuindo a lucratividade do negócio. 

Mas existem outras atribuições do departamento de compras de uma organização. Veja alguns deles: 

  • Pesquisar fornecedores; 
  • Verificar preço, qualidade e confiabilidade; 
  • Selecionar e cadastrar fornecedores 
  • Receber e organizar os pedidos; 
  • Fazer cotações e orçamentos; 
  • Negociar melhores preços, prazos de entrega e condições de pagamento; 
  • Emitir as ordens de compra aprovadas; 
  • Manter os estoques abastecidos. 

Leia também: 6 métodos de reduzir custos por meio da gestão financeira 

Ciclo de compras e sua importância 

O ciclo de compras consiste no conjunto de etapas que fazem com que os gestores da área determinem a compra. Quando falamos exatamente de empresas, os profissionais devem garantir que esse processo esteja estruturado, a fim de garantir melhores escolhas. 

Agora, entenda alguns impactos positivos causados pela gestão do ciclo de compras. Acompanhe: 

Controle do orçamento: um ciclo bem definido, faz com que os profissionais entendam o capital suficiente para negociar, utilizar mais do orçamento e até mesmo reduzir alguns investimentos.  

Eficiência operacional: essa divisão e poder de ver os estágios com mais calma, é possível distribuir os profissionais corretamente em cada atividade, para melhorar produtividade e eficiência operacional. 

Redução de fraude: um ciclo de compras organizado e bem estruturado contribuí para a segurança do processo e evita fraudes. Essa organização inclui auditorias em cada transação para identificar comportamentos perigosos. 

Vemos como criar um ciclo de compras é extremamente necessário para promover compras corretas, mais segurança para as empresas e melhorar o trabalho dos profissionais da área. 

Erros mais comuns no processo de aprovação de compras 

Mesmo que os profissionais sejam excelentes, é necessário de tempos em tempos que eles avaliem os métodos de execução dos processos, até mesmo para identificar falhas graves e erros problemáticos. A seguir, conheça alguns: 

Fraca negociação 

Tem a possibilidade de os responsáveis pela negociação negligenciarem o processo e enfraquecerem a realização de bons contratos. Um dos principais pontos é a dificuldade de encontrar os melhores fornecedores, preços e formas de pagamento. 

Aliás, é importante entender que nem sempre o produto mais barato é a opção mais vantajosa. Por isso, avalie prazos, feedbacks do fornecedor e garantias ofertadas. 

Contratos mal elaborados 

O único modo de garantir o que foi acordado entre as partes e a criação de um contrato, certo? Mas, para que ele seja efetivo, é necessário elaborar o documento de maneira correta, com todos os dados necessários. 

Não ter um planejamento 

Independentemente do setor, reservar a equipe para desenvolver um planejamento é essencial. Principalmente quando falamos de compras, não tem como partir para orçamento e negociação sem uma estratégia.  

Para um bom planejamento, a equipe precisa definir prioridades de investimento; orçamento para cada área; qualidade esperada e outros detalhes importantes. 

Vale ressaltar que esses erros podem impactar os negócios de maneira preocupante, como: 

  • Desequilíbrio das contas; 
  • Redução da qualidade das entregas; 
  • Problemas com estoque. 

E como resolver alguns desses erros e atingir uma melhor performance? A resposta é: auxílio da automatização nos processos. 

Agora, vamos abordar os motivos de investir em um sistema de aprovação de compras que, consequentemente, influencia em todos os estágios. 

Complemente a leitura: Sucesso do planejamento orçamentário com a junção do FP&A e ERP 

O que faz um sistema de aprovação de compras? 

A automatização da aprovação de compra consiste em implementar o uso de software de gestão empresarial que utiliza um módulo de Gestão de Finanças e Suprimentos, que é centralizado em desenvolver e controlar as atividades pertinentes ao setor. 

A principal ferramenta que possibilita essa modernização é o sistema ERP, que emite pedidos de compras eletrônicas. Por conta disso, há integração entre setores e torna o desenvolvimento mais fácil, pois há um cruzamento de informações, ou seja, cada área complementa a outra. 

Assim, a requisição de compra ocorre automaticamente, reunindo informações necessárias para o membro da equipe de aprovação poder avaliar corretamente e tomar uma decisão. 

O fluxo segue e após a aprovação, o sistema envia automaticamente o documento do pedido ao fornecedor. Desse modo, substitui o processo manual e demorado, para um meio mais ágil e completo. 

Dentre as diversas funções de um sistema de aprovação de compras, as essenciais são: 

  • Registro das solicitações de compras; 
  • Gestão das informações necessárias para aprovação; 
  • Fluxo de pedidos e aprovações totalmente digital; 
  • Transmissão dos pedidos de maneira automática ao setor de compras. 

5 motivos para investir em um sistema de aprovação de compras 

Abaixo, conheça os principais motivos para investir em automatização do processo de compras, para que erros e problemas sejam evitados. Acompanhe! 

1. Eficiência na confirmação de pedidos 

O sistema de aprovação de compras permite o acompanhamento da compra e, em seguida, a formalização do negócio, com todo o processo comercial: condições de pagamento, preços unitários, impostos e demais detalhes. 

2. Agilidade na baixa dos pedidos 

Com o recebimento automático e ágil dos pedidos de compras, o setor de compras consegue autorizar a solicitação e dar baixa no pedido após a emissão da nota fiscal. 

A validação do arquivo XML na SEFAZ pode ocorrer por meio do software que se comunica com o ERP da empresa e a plataforma de gestão de compras. 

3. Auxílio na negociação com os fornecedores 

No sistema de gestão há todas as propostas dos fornecedores e permite que os profissionais do departamento visualizem a negociação completa e consigam aceitar a solicitação com assertividade. Além disso, o módulo permite simulações de negociação e viabilidade. 

4. Acesso ao histórico de solicitações de compras 

Como todo o processo é automatizado, registrado no sistema, o setor de aprovação de compras acessa o histórico para evitar duplicação de pedidos, identificar possíveis problemas e entender como melhorar as futuras negociações. 

5. Atualização automática 

Automaticamente, quando ocorre uma compra, as informações financeiras são atualizadas pelo sistema e transmite esses dados para outros setores que estão conectados a esse processo. 

Então, com a integração que o ERP permite que os demais setores tenham acesso, como centros de custo, produção e estoque. Desse modo, eles atualizam suas demandas. 

StarSoft Applications 

O StarSoft Applications é o nosso ERP, que colabora com a gestão das empresas a partir da automatização que acontece por um sistema modular. 

Os módulos de Suprimentos e Gestão Financeira automatizam dois departamentos que estão interligados e são fundamentais para o processo de aprovação de compras. Ou seja, permite que todos os orçamentos e pedidos sejam administrados de maneira otimizada e ágil. 

Então, para conhecer nosso sistema de aprovação de compras, acesse o site e entenda as funcionalidades do ERP StarSoft Applications. 

Fale com um de nossos especialistas na área! 


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aprovaçãodecompras|ERP|starsoft

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