Processo de Onboarding: Erros que o RH deve evitar durante o employee onboarding

Uma boa parte do sucesso da experiência do colaborador está ligado ao processo de onboarding.  É exatamente isso que indica o estudo “The True Cost of a Bad Hire”, produzido pela Brandon Hall Group. 

Conforme esses dados, um eficiente e forte processo de onboarding melhora a retenção dos novos colaboradores em 82% e a produtividade em mais de 70%.  Por outro lado, um onboarding ineficiente aumenta as chances de a empresa perder o colaborador contratado já no primeiro ano de trabalho.

Diante desses números, fica evidente que a fase de integração de novos colaboradores é crucial. Neste artigo, mostraremos como fortalecer essa prática. Falaremos também sobre alguns erros que o RH deve evitar. Confira os próximos tópicos!

5 erros que o RH deve evitar no processo de onboarding colaboradores

Um processo de integração bem-sucedido é capaz de proporcionar uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores. No entanto, alguns erros cometidos pelo RH podem comprometer todos os bons resultados. A seguir, elencamos alguns dos desafios comuns enfrentados no onboarding das organizações e como contorná-los.

1. Falta de pré-integração

É muito importante para o processo de onboarding. Quando não existe essa estrutura inicial, acontece o rompimento da conexão entre colaborador e empresa. 

O resultado disso pode ser a desmotivação em relação ao trabalho ou a organização. Ademais, a empresa corre o risco de o profissional estar despreparado para iniciar suas atividades corporativas.

Como resolver?

Nesse primeiro “elo” das etapas da integração, o contratado precisa saber sobre a política interna, benefícios, remunerações e cultura da organização. Além disso, o RH deve alinhar as expectativas e responsabilidades do novo colaborador.

Outra prática que faz parte da pré-integração é a coleta de documentos para a admissão, bem como uma conversa que permite ao contratado fazer perguntas e tirar dúvidas sobre os procedimentos. Ainda nessa conversa, o novo colaborador poderá fazer questionamentos a respeito da função que exercerá na empresa.

2. Desorganização

No geral, essa situação acontece quando o RH não elabora um cronograma das fases e atividades do onboarding. 

Entre as consequências da desorganização, podemos citar a elevação dos níveis de estresse e descontentamento (tanto dos contratados quanto dos gestores de RH) em relação ao onboarding. Esse “clima” prejudica muito a imagem da empresa e o sucesso da integração.

Como resolver?

Os  gestores devem criar um plano de integração detalhado com um cronograma que inclua as atividades a serem realizadas antes e após o primeiro dia do novo colaborador.

Também é essencial estabelecer uma comunicação proativa com o contratado antes do início do trabalho, com informações sobre o primeiro dia, horário, localização da empresa, fases do onboarding etc. Todos esses dados podem ser inseridos em um manual de boas-vindas.

3. Excesso de informação de uma só vez

No tópico anterior, falamos sobre a necessidade de informar aos contratados sobre detalhes importantes do processo de onboarding. Entretanto, o RH deve tomar cuidado para não ir ao extremo: sobrecarregar os profissionais com muitas informações.

Como resolver?

 Uma das melhores estratégias contra a falta ou excesso de informações é o equilíbrio. O ideal é que os gestores insiram apenas as informações necessárias para cada etapa do onboarding.

Deve-se ter cuidado também com a duração de cada fase e de todo o processo de integração e planejá-lo com atenção. Uma possibilidade é , por exemplo, determinar um período de 2 meses para a finalização do onboarding. 

Dessa forma, se evita a prática de fornecer muita informação de uma só vez por conta de prazos apertados para finalizar o processo.

4. Não ter metas e expectativas definidas

Um onboarding sem metas, objetivos e expectativas, é um “tiro no escuro”. Essa desorientação afeta a confiança do novo colaborador em relação à empresa.

Em contrapartida, a organização também não consegue ter muita confiança no que diz respeito à eficiência do processo de integração.

Todo esse cenário é a receita para a queda no engajamento do profissional com suas atividades empresariais e os rumos da organização. 

Outra consequência negativa fica evidente na produtividade. Afinal, sem um direcionamento claro, o novo colaborador tende a ter uma motivação menor para cumprir as demandas do dia a dia.

Como resolver?

Estipule metas  antes do início do onboarding. Isso pode incluir metas de curto prazo para as primeiras semanas ou meses, bem como objetivos de longo prazo para o desempenho geral no cargo.

5. Ausência de treinamento e capacitação

A finalidade é capacitar o novo colaborador para atuar com eficiência no emprego. Além disso, o treinamento é essencial para direcionar a trajetória da carreira e melhorar a experiência dos profissionais.

• Como a empresa deseja que o colaborador trabalhe? 
• Quais são as responsabilidades do cargo e como fazê-las? 
• Existem habilidades e competências a serem desenvolvidas? 

Esses e outros questionamentos serão respondidos em um programa de treinamento e capacitação inserido no processo de onboarding.

Como resolver?

Identificação das habilidades e conhecimentos específicos que o novo colaborador precisa para desempenhar suas funções com sucesso, baseados no processo seletivo  e/ou funções operacionais do cargo

Então, com base nas necessidades identificadas, se cria um programa de treinamento estruturado que cubra todas as áreas relevantes para o cargo. 

Além disso, é importante proporcionar oportunidades para que o novo colaborador aprenda enquanto trabalha ao lado de colegas mais experientes.

Como fazer uma integração de novos funcionários bem estruturada?

Para ter um excelente nível de eficiência, o onboarding deve ser embasado em quatro pilares:

1. Conexão – entre a empresa e o novo colaborador;
2. Conformidade – entrega de informações sobre regras e processos;
3. Cultura – entendimento sobre os valores da empresa;
4. Clarificação – treinamento que revele as exigências e expectativas da empresa.

Esses quatro pilares podem ser divididos pelas fases do processo de integração. A seguir, apontamos as etapas do onboarding com os quatro pilares.

Antes de iniciar

Nessa etapa, a empresa estabelece a conexão com o novo colaborador por meio da:

• Entrevista – conversa descontraída com perguntas objetivas;
• Documentação – solicitação dos documentos e explicação sobre os procedimentos de entrega;
• Tour pelo escritório – apresentação das instalações da empresa.

No primeiro dia

Quando iniciar as atividades, o RH deve oferecer:

• Conselhos e sugestões – orientar o contratado sobre detalhes a respeito do cargo;
• Boas-vindas – envio de e-mail, kit welcome ou reunião do contratado com os gestores;
• Treinamento – artigos, vídeos e mentoria que trate sobre a função a ser exercida, cultura da empresa e plano de carreira.

No primeiro mês

Após 30 dias de atividades, é importante que o RH saiba como o novo colaborador se sente com respeito ao trabalho e a experiência interna. Para obter essas informações, uma boa ferramenta é o questionário de feedback. Nesse documento, o profissional pode descrever a sua impressão, bem com dar notas para diversos aspectos da empresa.

Nos primeiros 3 meses

Com base no questionário de feedback, o RH direcionará as estratégias do onboarding para os próximos 2 meses. Para que, ao final dos 3 meses de contratação, o profissional se sinta incluído no time e engajado com a cultura da empresa. Também é importante que os feedbacks (entre o gestor e o colaborador) sejam feitos de forma regular.

Enfim, podemos dizer que o processo de onboarding é a primeira impressão que o contratado tem em relação à empresa. 

Para gerar a melhor impressão possível, como vimos, é necessário que o RH adote estratégias eficientes, engajadoras e direcionadas. 

Uma das melhores formas de atingir esse objetivo é utilizando tecnologias de gestão de RH.Quer conhecer uma dessas ferramentas e impulsionar o processo de onboarding da sua empresa? Então, descubra agora mesmo as soluções e recursos do sistema de gestão de RH People by StarSoft!