Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
J Já falamos algumas vezes sobre a importância da reunião com colaboradores e apresentação de resultados das ações em equipe e individuais. Mas, existe alguma maneira de fazer com que os encontros sejam ainda mais produtivos? Sim, existem algumas estratégias que potencializam os benefícios das reuniões, além de modelos atuais, como o one:on (1:1) que […]
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Já falamos algumas vezes sobre a importância da reunião com colaboradores e apresentação de resultados das ações em equipe e individuais. Mas, existe alguma maneira de fazer com que os encontros sejam ainda mais produtivos?
Sim, existem algumas estratégias que potencializam os benefícios das reuniões, além de modelos atuais, como o one:on (1:1) que é a reunião de feedback mais comum.
Neste conteúdo nós vamos abordar cinco dicas de como os gestores podem conduzir uma reunião com os colaboradores e obter sucesso das ações planejadas e desempenhadas.
São sugestões simples, mas que fazem toda diferença. Aliás, algumas delas são de conhecimento de todos, só que mal aplicadas.
Então, para entender essas seis dicas e aplicar nas reuniões com seu time, leia o material completo. Não esqueça de compartilhar com colegas de profissão!
Primeiro, entenda qual é o seu tipo de gestão. Esse entendimento fará com que você defina o modelo e tom das reuniões, pois é importante ser coerente e seguir com que tem construído com seu time ao longo do tempo.
Então, o passo seguinte é definir se haverá um feedback dividido por equipes, individual, por tarefa desempenha e outros. Sua abordagem será mais direta e autoritária, ou um tom mais flexível e democrático?
Essas são questões que fazem toda diferença no resultado. Quando escolhemos ter uma postura mais incisiva e centralizadora em uma reunião com os colaboradores, é comum que os profissionais participem bem menos do processo e contribua pouco na conversa.
Portanto, pondere as opções que existem e veja qual pode trazer melhores resultado neste momento. Obviamente, quando você conhece sua equipe, já sabe qual método faz mais sentido.
Nós citamos algumas ferramentas de avaliação de desempenho neste conteúdo que auxiliam bastante a entender como está seu time. Vale a pena conferir!
Recomendamos que você prepare a reunião baseada em dados concretos, para evitar achismos e “furos” conforme a conversa progrida com o time.
Obviamente, você como gestor/gestora terá que criar um cronograma antes de tudo! Terá que definir uma periodicidade para as reuniões e apresentação de resultados. Prosseguindo.
Revisar as metas definidas anteriormente fará com que o gestor ofereça feedbacks melhores, talvez até com mais cobrança. Além disso, ao entender quais objetivos e pontos foram levantados anteriormente, os líderes poderão medir o nível de comprometimento dos colaboradores e papel de sua própria liderança.
Cobrar resultados é importante, mas, quando não há uma devolutiva, é necessário criar um alerta e avaliar o que está ocorrendo e entender os motivos para que as exigências não estejam sendo cumpridas.
Em conclusão desse tópico, antes de marcar a reunião, veja:
Promover a atenção e tornar o momento de reunião com colaboradores um momento tranquilo, sem muita pressão, nem sempre acontece facilmente.
Por isso, os gestores precisam procurar meios de iniciar a conversa de modo a cativar as pessoas e fazer com que elas se sintam parte, que não precisam estar apreensivas no momento.
Mostrar os pontos positivos da equipe, apresentar números animadores e mostrar como cada membro representa uma “peça” relevante para o time fazem com que o clima seja positivo logo de primeira.
Existe também uma questão significativa dessa ação. Valorizar os profissionais é, sem dúvidas, uma das técnicas que mais promove interesse dos colaboradores e que mais impulsiona resultados animadores.
Aliás, vale citar que uma recente pesquisa da plataforma InfoJobs mostrou que 96,7% das empresas participantes devem investir mais na valorização dos colaboradores. Essa aplicação advém da preocupação de engajar pessoas com intuito de superar a dificuldade em reter talentos.
Então, utilize essa oportunidade da reunião com os profissionais para explanar seus pontos positivos e relevância.
Leia também: Ouvindo a voz do colaborador: diversidade, equidade e inclusão
Em seguida, utilize o momento da reunião para ser bem objetivo e apresentar os novos objetivos e as novas metas. Levando em consideração o cronograma definido por você, mostre os atuais propósitos e caminhos que deseja percorrer com seu time.
Neste momento, cabe avaliar se é próspero também apresentar o papel de cada profissional ao longo do percurso das ações.
De fato, tenha objetividade e clareza ao explicar o rumo das próximas tarefas e objetivos que estão por detrás. Não se esqueça de frisar prazos, cronogramas, etapas, novos encontros, ou seja, todos os detalhes.
A reunião é muito significativa para mostrar a seriedade que essas atividades têm e o que você, como líder, espera do time.
Ao final, recomendamos que uma ata seja entregue a todos, de preferência de maneira digital para garantir o registro e formalidade.
Nossa última dica é: proporcione um ambiente democrático, mesmo que sua gestão seja mas centralizadora, é importante dar espaço para seus colaboradores se comunicarem, se expressarem.
Além disso, pode haver uma dinâmica de “inverter os papéis”, ou seja, fazer com que os profissionais opinem e questionem.
Um dos métodos mais eficazes é perguntar se os profissionais estão satisfeitos em como as ações são conduzidas, se há pontos a melhorar e como a liderança pode contribuir.
Por fim, ofereça a possibilidade de os profissionais sugerirem novos caminhos e que, realmente, contribuam em todas as etapas dos projetos e tarefas.
Ao longo deste conteúdo, falamos bastante como avaliação, metas, performance e técnicas são importantíssimos. Então, como desempenhar todas elas?
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