Como aprimorar o controle de notas fiscais em sua empresa? Saiba as melhores práticas
Se você gerencia um negócio, provavelmente concorda que um bom controle de notas fiscais é indispensável para manter a gestão [...]
Quem trabalha na área de finanças de uma empresa certamente precisa entender e lidar com diferentes tipos de nota fiscal. Desde o registro de operações até o controle de transações comerciais, esse documento é indispensável para garantir a conformidade. Dito isso, será que você conhece todos os modelos de NF existentes no sistema brasileiro? Que […]
Quem trabalha na área de finanças de uma empresa certamente precisa entender e lidar com diferentes tipos de nota fiscal. Desde o registro de operações até o controle de transações comerciais, esse documento é indispensável para garantir a conformidade.
Dito isso, será que você conhece todos os modelos de NF existentes no sistema brasileiro? Que tal contar com um guia completo para entender e consultar sempre que sua utilização for necessária?
Continue a leitura e tire todas as dúvidas sobre quando aplicar cada um, evitando problemas com o Fisco e garantindo a conformidade da empresa.
Não basta estar familiarizado com o que é nota fiscal, é importante saber como utilizá-las corretamente e nas situações adequadas.
Afinal, de acordo com a Lei n.º 8137/1990, seu uso é obrigatório para as transações de todas as empresas. A única exceção é para os MEIs que vendem ou prestam serviços para pessoas físicas.
Para você ter ideia, o responsável pela empresa que negligenciar a emissão da NF pode arcar com uma multa de até 10 vezes o valor da nota. Além disso, há possibilidade de detenção de até 5 anos em caso de reincidência.
Assim, estar ciente sobre os tipos de nota fiscal e como aplicá-las é imprescindível, não só para melhorar os controles do seu negócio, mas também para assegurar a devida fiscalização, pagamento de impostos e evitar penalidades.
Existem 13 tipos de nota fiscal eletrônica, segundo a legislação, são eles:
Com o surgimento da NF-e, a emissão do documento se tornou mais prática e econômica, substituindo a versão impressa. Ela também simplificou o controle fiscal tanto para as empresas quanto para o Fisco.
Sua função é registrar todas as operações de venda de produtos sujeitos ao IPI e ICMS. Tanto a emissão quanto o armazenamento da NF-e são feitos eletronicamente, e a expedição deve ser realizada pela Secretaria Estadual da Fazenda.
Já para o registro de operações de transporte de carga, o documento fiscal utilizado é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Ele substitui os documentos físicos de transporte, como as notas dos modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27, agilizando a fiscalização e todo o controle fiscal das operações de transporte.
Na prestação de serviços, o registro é feito por meio da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e). Essa nota é expedida pela prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado e requer apenas a Inscrição Municipal para sua emissão.
Além disso, a NFS-e permite a geração do DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) para o cliente.
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a versão digital da nota de venda destinada ao cliente final.
Amplamente utilizada no varejo, ela documenta vendas presenciais, proporcionando maior praticidade, redução de custos operacionais e aumento da segurança fiscal.
Para garantir a fiscalização e o controle adequado das transações comerciais, as vendas para clientes finais são registradas pelo Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e).
Este documento, conhecido como a tradicional “notinha” recebida após compras no varejo, é emitido por meio de um aparelho autorizado pela Sefaz, chamado de ECF.
Ao contrário da NFC-e, o CF-e não inclui informações sobre o comprador, limitando-se a detalhar a mercadoria e os dados da compra.
Semelhante ao CF-e, o Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e) é utilizado nas unidades federativas que possuem sistemas próprios para a emissão de documentos fiscais digitais.
Ele assegura a autenticidade e integridade das transações comerciais, além de proporcionar maior agilidade no processo de emissão.
Para otimizar as operações de transporte de cargas, a documentação fiscal é agrupada em um único documento conhecido como Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e).
Ele simplifica a fiscalização durante o transporte, reduzindo a necessidade de apresentação de múltiplos documentos.
Para os contribuintes que não trabalham com operações em que há obrigatoriedade de emissão regular de notas, é possível utilizar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) em operações específicas.
Ela é utilizada em situações esporádicas, como vendas pontuais ou prestação de serviços ocasionais, proporcionando conformidade fiscal.
Quando uma nota fiscal já emitida contém informações incorretas, é possível corrigi-las ou complementá-las utilizando uma Nota Fiscal Complementar.
Esse documento permite ajustar valores, incluir dados omitidos ou corrigir erros, assegurando a precisão das informações fiscais e a conformidade com as obrigações tributárias.
Ele pode ser utilizado para reajustar preços de produtos ou serviços, corrigir erros no lançamento de tributos, ajustar classificações ou lidar com variações na cotação da moeda em casos de exportação.
Quando a Sefaz rejeita a autorização de uma NF-e devido a irregularidades no cadastro do destinatário ou do emitente, ocorre a emissão de uma Nota Fiscal Denegada.
Nesse caso, a nota fiscal perde sua validade jurídica e não pode ser utilizada para documentar a operação.
Outra situação envolvendo o Sefaz, é quando o órgão não autoriza a emissão da nota devido a erros ou inconsistências, gerando uma Nota Fiscal Rejeitada.
A empresa deve corrigir as informações e reenviar o documento para obter a autorização e validá-la juridicamente.
Como o nome sugere, a função da Nota Fiscal de Exportação é documentar a comercialização de mercadorias para o mercado exterior.
Ela contém informações específicas sobre a operação de exportação, como país de destino, moeda utilizada e condições de venda, sendo essencial para a conformidade com as exigências fiscais e aduaneiras.
Antes de preenchê-la, é obrigatório o cadastro da Invoice, em que são incluídos dados sobre a moeda da operação, sobre as mercadorias, sua quantidade, valores, entre outros.
Para finalizar, a Nota Fiscal de Remessa é aquela que documenta o envio de produtos em que não ocorre a transferência da sua propriedade. Isso inclui itens de demonstração, reparos, transferências entre filiais, entre outros casos semelhantes.
A saúde operacional e a própria conformidade da sua empresa dependem de uma boa gestão dos diversos tipos de nota fiscal existentes.
Entretanto, com grande a variedade de NFs disponíveis, a complexidade aumenta, exigindo precisão e rapidez no processamento e emissão desses documentos.
Nesse contexto, a tecnologia tem um papel crucial na gestão das notas. Afinal, sistemas como o ERP Starsoft Applications oferecem soluções otimizadas, que facilitam e aprimoram todo o processo.
Com ele, você emite suas notas de forma totalmente automatizada, processando os documentos de forma ágil, precisa e com indicadores em tempo real, garantindo uma gestão mais eficaz e estratégica.
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