Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
O eSocial é um projeto desenvolvido pelo governo federal com a finalidade de digitalizar e unificar os envios de dados das empresas, bem como obrigatoriedades trabalhistas, fiscais e informações previdenciárias. Facilitar o dia a dia dos profissionais de RH foi um dos focos dessa medida, mas ainda há muitas dúvidas sobre o sistema, principalmente porque acontecem mudanças […]
O eSocial é um projeto desenvolvido pelo governo federal com a finalidade de digitalizar e unificar os envios de dados das empresas, bem como obrigatoriedades trabalhistas, fiscais e informações previdenciárias. Facilitar o dia a dia dos profissionais de RH foi um dos focos dessa medida, mas ainda há muitas dúvidas sobre o sistema, principalmente porque acontecem mudanças constantemente.
Então, pensando em ajudá-los nessa tarefa e diminuir a dubiedade, fizemos um compilado sobre esse sistema. Portanto, leia até o final e não tenha mais inseguranças em relação ao envio de dados às entidades fiscalizadoras do governo.
Disponibilizado pelo governo federal em dezembro de 2014, o Social faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e veio para digitalizar os processos que, até então, eram manuais, demorados e suscetíveis a erros. Com essa unificação dos dados e envio por meio de uma plataforma digital, a receita federal também previu diminuição de inconformidades e atrasos.
Na prática, a solução digital acaba sendo complexa por unir, pela primeira vez, entidades federais, movimentar todas as áreas das empresas e receber os dados online por meio do “Ambiente Nacional do eSocial”, o que é uma novidade principalmente para antigos profissionais.
Além disso, a ferramenta acaba sendo desafiadora no dia a dia, pois funciona a partir do envio dos eventos conforme cronograma estipulado pelo governo federal unido aos estados e municípios. O fechamento da folha de pagamento, por exemplo, é enviado a partir de eventos específicos para cada tipo de movimentação e, ao final, é registrado de maneira completa no sistema. Já algumas outras informações tributárias são enviadas em um mês e ano, divididos por fase e grupos. Mas não se preocupe, nós vamos explicar melhor!
De maneira resumida, os dados da empresa e dos colaboradores serão enviados por meio de eventos, os quais possuem aparência e exigências já definidos pelo governo. E o que eles? Pois bem, eventos são quaisquer movimentações jurídicas-trabalhistas que podem envolver o empregado. São classificados como: iniciais, de tabelas, periódicos e não periódicos.
#1: Os eventos iniciais que se referem às informações de identificação do empregador são os primeiros a serem enviados. Já os de tabela que, como o nome já diz, montam as tabelas da empresa e são responsáveis por validar os dados de eventos periódicos e não periódicos.
#2: Os não periódicos são aquelas situações imprevistas, que dependem do cotidiano e relação entre empresa e colaborador.
#3: Por fim, os eventos periódicos são envios dos dados pré-estabelecidos. Seu registro é até o dia 07 do mês seguinte.
Obrigatoriedades do eSocial
As obrigatoriedades no eSocial nada mais é que o envio das informações à Receita Federal por meio dos eventos registrados no sistema. Sendo assim, desde a implantação do sistema, sua a utilização passa a ser obrigatória para empresas.
Contudo, o governo organizou essas obrigatoriedades em grupos e fases, para que não haja o envio em massa. E, é de responsabilidade das empresas o acompanhamento das divisões e cronogramas estabelecidos, ou seja, saiba em qual grupo você pertence e em qual fase se encaixa. Assim, é possível enviar as informações na data correta.
Abaixo deixamos uma tabela divulgada pelo governo, que facilita o entendimento na prática
As multas para quem não envia os dados fiscais da empresa e dos colaboradores a tempo continuam as mesmas. Nesse sentido, nada muda com o eSocial, exceto a facilidade do envio das informações que, atualmente, são tratadas como eventos.
Previsto na legislação, se o contribuinte deixar de enviar as informações no prazo definido pelo governo federal e seus órgãos reguladores ou, caso apresente incoerências nos dados registrados, ele ficará sujeito a penalidades, conforme leis fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Estar atento aos prazos e à legislação é uma tarefa importantíssima para os profissionais de RH. O eSocial realmente veio para descomplicar o cotidiano dos Recursos Humanos, mas também é um motivo de bastante cuidado, pois as multas são pesadíssimas em caso de descumprimentos de suas regras.
A criação do eSocial traz com ela duplos sentimentos, o que popularmente pode ser chamado de “amor e ódio”, já que o sistema ao mesmo tempo que auxilia muito, também gera incertezas e estranhamento. Contudo, especialmente com o advento da tecnologia empregada ao dia a dia das organizações, a ferramenta do governo federal representa mais pontos positivos do que negativos.
De maneira bem objetiva, apontamos as principais vantagens que o eSocial trouxe para a vida dos profissionais de RH e também dos gestores. As questões positivas estão empregadas especialmente no cotidiano e envio de informações específicas, que antes demandavam muito trabalho e tempo. Então, listamos 10 benefícios, que são:
Unificação de dados;
Extinção do retrabalho com cadastros repetitivos em diferentes órgãos;
Redução de burocracia;
Redução de custos;
Simplificação do envio das obrigatoriedades trabalhistas;
Otimização do RH;
Diminuição de conflitos trabalhistas, fiscais e previdenciários
Ampliação da fiscalização e combate à sonegação de impostos;
Garantia do direito do trabalhador;
Substituição da entrega de declarações, como CAGED, DIRF, GFIP, RAIS, pelo eSocial.
O maior impacto com a chegada do eSocial para empresas foi a insegurança, justamente por ser um sistema novo, que envolve atualizações e adesão da ferramenta no cotidiano da equipe. Contudo, essa é uma “desvantagem” totalmente superável!
O eSocial veio para simplificar, otimizar e ajudar as empresas, em especial o time de recursos humanos e os gestores, pois foi elevada a segurança dos dados e disponibilização para os órgãos reguladores.
Portanto, é necessário se adequar à novidade (que já não é tão novidade assim) e procurar sistemas de RH e ERP que auxiliem nas tarefas do eSocial, principalmente as soluções de recursos humanos que, atualmente, são integradas à ferramenta do governo federal e auxiliam na organização dos dados que serão enviados por meio dos eventos. Estar em constante aprendizado também é importante.
Além dos benefícios que o eSocial trouxe para a empresa e equipe de RH, o sistema também impulsionou mudanças positivas tanto internamente quanto externamente. Essas modificações ocorreram principalmente em três importantes aspectos, que são:
Além dos benefícios que o eSocial trouxe para a empresa e equipe de RH, o sistema também impulsionou mudanças positivas tanto internamente quanto externamente. Essas modificações ocorreram principalmente em três importantes aspectos, que são:
Os métodos de administração dos dados das organizações foram impactados pelo eSocial, especialmente em relação ao setor de Recursos Humanos que, por conta do sistema, seus processos ficaram mais dinâmicos. A admissão de novos colaboradores ficou mais rápida e envio dos documentos também, hoje o RH tem apenas 24 horas para enviar.
Desligamentos, Atestados, Saúde e Segurança do Trabalho também passaram por modificações e têm tabelas específicas que demandam o cronograma de envio. Assim ocorre com fechamento da folha de pagamento, que tem até o dia 07 do mês seguinte para ser enviada.
Leia também: Como enviar a folha de pagamento ao eSocial.
O Social impactou toda equipe de RH e gestão por conta dos novos métodos. Com isso, realizar treinamentos e potencializar as técnicas dos profissionais se fazem necessárias, principalmente quanto a prazos, novas regras, processos e atualização dos dados.
Portanto, para uma perfeita implantação do eSocial e essa nova cultura de registro dos dados da empresa, é importante que os profissionais sejam envolvidos nessa mudança e tenham apoio para ficarem por dentro da ferramenta.
O eSocial, assim como qualquer outro sistema, passa por atualizações e sua empresa precisa acompanhá-las, por esse motivo, é imprescindível que a equipe tenha um respaldo de um software de RH integrado à ferramenta do governo federal, pois torna todo o processo ainda mais otimizado.
É importante também analisar o que a empresa espera de um sistema para gestão de RH, qual a situação interna, quais são as necessidades e como esse software pode agregar. Feito isso, escolha um fornecedor confiável, que tenha integração com eSocial e possibilite outras ferramentas igualmente relevantes.
Leia também: “Sistema de RH: como escolher”
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