Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
Ao receber os holerites todos os meses, não imaginamos o processo complexo que foi necessário percorrer, como responsabilidades legais, trabalhistas e tributários, para os profissionais dos Recursos Humanos entregarem o documento na data correta e realizarem os pagamentos também em ordem. Essas e outras atividades compõem o setor de RH, inclusive a tarefa de fazer […]
Ao receber os holerites todos os meses, não imaginamos o processo complexo que foi necessário percorrer, como responsabilidades legais, trabalhistas e tributários, para os profissionais dos Recursos Humanos entregarem o documento na data correta e realizarem os pagamentos também em ordem. Essas e outras atividades compõem o setor de RH, inclusive a tarefa de fazer a folha de pagamento, além de enviá-la ao órgão regulador.
Para as empresas, a folha de pagamento representa uma obrigatoriedade mensal, a qual é responsável por contabilizar os valores proporcionados aos colaboradores, prestadores de serviços e trabalhadores terceirizados. De maneira resumida, a folha é uma formalidade administrativa realizada pelos profissionais de RH, que demanda muitos cuidados e recursos, por ser essencial.
Vale ressaltar que esse é um documento que precisa resumir todos os dados dos colaboradores e demais trabalhadores, como ficha pessoal, informações de cargo e as atribuições. Também devem ser incluídos valores correspondentes a descontos, deduções previstas em lei, e acréscimos da mesma forma precisam ser registrados.
Neste artigo, nós vamos explicar tudo sobre folha de pagamento e detalhes que estão envoltos dessa tarefa importantíssima para o setor de RH. Além disso, traremos aspectos atuais, como a desoneração e eSocial.
Determinada em lei, no artigo 225 do Decreto nº 3.048/99, a folha de pagamento é mais do que um holerite, como costumam classificar, a folha de pagamento é a relação detalhada da remuneração distribuída aos trabalhadores pelos serviços prestados, a fim de que o pagamento seja feito corretamente e essas informações sejam declaradas ao governo. Essa é uma das obrigações fiscais que o RH é responsável.
Mas, qual a função da folha de pagamento? Realizada mensalmente pelas empresas, esse é um detalhamento que tem função fiscal, tributária e contábil, feito a partir das atividades corriqueiras dentro de 30 dias. Portanto, a folha de pagamento descreve os fatos trabalhistas de maneira transparente, com valores claros. Hoje, com o eSocial, esses dados são registrados por meio de eventos (códigos) enviados por meio do sistema do governo federal.
Como já dito, o cálculo da folha é uma obrigação legal para empresas que contratam por meio da ‘Consolidação das Leis do Trabalho’, ou seja, a CLT, mas ele também representa uma vantagem competitiva, pois é possível acompanhar os investimentos na força profissional. Já para os colaboradores, serve como informativo de sua renda fixa e pode auxiliar na hora de adquirir um imóvel, por exemplo.
E quais itens compõem a folha de pagamento? Podemos dividir em duas etapas. A primeira é referente aos requisitos para dar continuidade e cadastrar as demais informações. Já a segunda é o registro de todos dos dados de maneira mais aprofundada.
A primeira agrupa os seguintes requisitos:
Já a etapa mais completa da folha ocorre por meio do registro de itens, que são:
Lembramos que não há um modelo oficial para a folha de pagamento, o importante é informar as atividades conforme critérios e atividade da empresa, a fim de atender os interesses da instituição, evitando prejuízos legais.
Também é importante ressaltar que, atualmente, essa tarefa do registro das informações da folha de pagamento está bem mais ágil e facilitada, já que temos o eSocial que unificou e digitalizou os processos. Então, o profissional de Recursos Humanos precisa apenas acessar o portal do governo e cadastrar os dados corretamente. Com a ajuda de um sistema de RH, o controle e cadastro dos itens também ficam mais fáceis e com menores índices de erros.
Leia também: Sistema de RH: como escolher
Levando em consideração a lista maior de itens a serem cadastrados na folha de pagamento, vamos explicar os principais proventos e o que significam e/ou representam para o eSocial, sistema desenvolvido pelo governo federal.
Indicar a ocupação de cada colaborador é a primeira tarefa que o profissional de RH precisa se realizar na hora de cadastrar as informações da folha de pagamento, pois a partir disso são definidos demais dados importantes, como as diretrizes que regulam e normatizam os cálculos da folha.
É a quantia estabelecida no momento da contratação, paga pelo empregador ao colaborador em troca do trabalho exercido. O salário deve obedecer a legislação e pode ser pago mensal, quinzenal e até mesmo diariamente.
O envio dos encargos e impostos são descontos que ocorrem no salário do colaborador. Parte está relacionada ao INSS, que nada mais é que a contribuição destinada à Previdência Social do trabalhador, a qual pode variar entre com percentuais entre 8% a 11%. Já uma outra porcentagem se refere ao IRFF que é o Imposto de Renda, tributação executada sobre os rendimentos do colaborador e repassada à Receita Federal.
O adicional noturno acontece quando o colaborador tem uma carga horária que começa às 22h e finaliza às 5h, sendo que para o trabalhador urbano isso é aplicado em jornadas entre às 20h e às 4h. Para trabalhadores rurais a adição é de, no mínimo, 20% do seu valor por hora.
Já o adicional de insalubridade é previsto no artigo 192 da CLT, o qual deve ser pago ao trabalhador que desempenha profissão em condições insalubres que ultrapassem as condições estabelecidas pelo Ministério do Trabalho. Dessa forma, a adição é calculada sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria exercida, que pode ser de 10% para grau mínimo; 20% para grau médio; 40% para grau máximo.
#Dica extra: Pouco comentado, mas que existe, o adicional de periculosidade deve ser aplicado quando o trabalho envolve atividades em contato permanente com materiais inflamáveis, eletricidade ou então explosivos. Nesse caso, ocorre o acréscimo de 30% sobre o salário do colaborador.
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi instituído em 1966 e hoje é regulado pela Lei nº 8.036/90. Mesmo que os valores de cada colaborador não sejam descontados na folha de pagamento, os dados precisam ser incluídos nela até o dia 7 de cada mês. Lembrando que o FGTS cumpre um papel de amparar o trabalhador, caso ocorra demissão (sem justa causa), afastamento por motivo de doenças e também no momento da compra da casa própria.
Como o 13º salário deve ser pago em duas parcelas ao longo do ano, ele é registrado na folha de pagamento quando ocorrer. Vale lembrar que a primeira parcela pode ser paga ao colaborador entre de fevereiro e novembro de cada ano, e a segunda até o dia 20 de dezembro. Faltas justificadas ao setor de RH não são deduzidas para fins desse cálculo.
Ressaltamos ainda que a folha de pagamento é um dos principais processos de RH e Departamento Pessoal, pois tem a responsabilidade de registrar toda movimentação referente aos colaboradores, como admissões e demissões, férias, licenças, horas extras e demais situações.
A própria legislação indica a prática correta. O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, estabelece um detalhamento de como fazer a folha de pagamento, que diz:
I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Dessa forma, para que haja o fechamento da folha, é necessário seguir alguns passos. E, a fim de ajudá-los nessa tarefa, deixamos abaixo a lista das atividades dividas em o que fazer por dia, quando for preciso e antes do fechamento.
Atualmente, especialmente para empresas de médio e grande porte, é praticamente impensável fazer a estão da folha de pagamento manualmente, e por conta do eSocial que é uma ferramenta digital do governo federal. Por esses motivos, ter um sistema de RH é tão importante para as organizações, além dele auxiliar nas tarefas diárias e metódicas que disponibilizamos acima, também diminui o índice de erros, principalmente os gravíssimos.
Além do mais, analisando as boas práticas recomendadas pela própria legislação brasileira, é possível compreender como um sistema RH, que seja integrado a outras ferramentas de gestão de pessoas e administração, é fundamental em todo o processo. O cálculo é o último passo da folha de pagamento e, por isso, os anteriores precisam ser assertivos.
Para garantir que não haja mais dificuldade na tarefa de registrar e enviar o fechamento da folha de pagamento ao governo federal, o eSocial foi desenvolvido e disponibilizado às empresas em 2014, com intuito de unificar os dados dos colaboradores quanto digitalizar tanto os processos dos envios. Tudo isso resultou em praticidade e agilidade, especialmente para os profissionais de RH.
Hoje, em uma única plataforma, as empresas enviam os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de uma vez, conforme cronograma. A medida inibe a possibilidade de haver sonegação fiscal, garantindo o cumprimento da legislação.
Os registros de fechamento da folha de pagamento no eSocial são divididos em: iniciais e de tabela, periódicos e não periódicos. Os mais comuns na rotina do RH, entre os periódicos, são:
S-1200: Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
S-1210: Pagamentos de rendimentos do trabalho
S-1299: Fechamento dos eventos periódicos
Entenda os eventos:
Para compreender melhor, leia nosso artigo: Tudo sobre eSocial
O envio do fechamento da folha de pagamento ao eSocial acontece em apenas quatro passos, que inicia na checagem da folha de pagamento na solução de RH, prossegue no lançamento de remuneração e envio do evento de pagamento, finalizando no fechamento de período.
A desoneração da folha de pagamento é regulada pelas Leis 12.546/2011 e 13.161/2015 e tem a função de reduzir a carga tributária paga pelas organizações.
Como até o ano de 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, que era a contribuição convencional sobre a folha de pagamento, em 2015, as organizações passam a ter uma segunda opção: a contribuição sobre a receita bruta, popularmente conhecida como desoneração. Nessa possibilidade, o valor recolhido é sobre a receita bruta que varia de 1% a 4,5%, de acordo com o setor.
Com a desoneração da folha, a tributação ocorre por meio do imposto da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e o recolhimento é realizado a partir do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a qual é a guia de pagamento que reúne os tributos pagos pelas empresas para a União.
#Atenção: A IN RFB nº 1876, instaurada em 19 de março de 2019, estabelece a dispensa da obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições a começar dos prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, conforme a IN RFB nº 1.701/2017.
Por conta da crise socioeconômica no país, em julho de 2020, a MP 936 tentou num primeiro momento prorrogar a desoneração da folha até 2021, sendo vetada. Contudo, em novembro do mesmo ano, o Congresso Nacional derrubou o veto, e o benefício permanece até dezembro de 2021.
E então, como tem sido realizar a folha de pagamento da sua empresa? Tranquila ou complicada? Se for a última escolha, saiba que tem como descomplicar sua rotina e os processos do setor de Recursos Humanos, com o sistema de RH da People by StarSoft.
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