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Workflow: entenda o conceito e aplique com sua equipe

Ter um fluxo de trabalho bem estruturado é importantíssimo para uma gestão eficiente. Por isso, especialistas desenvolvem conceitos/métodos capazes de atender a essa demanda.  

Assim, surge o “Workflow”, uma metodologia que organiza o fluxo de trabalho na organização, principalmente quando é aplicado de maneira automatizada. 

Então, para compreender o conceito e passar a implementar na sua empresa, acompanhe o conteúdo! 

O que é Workflow? 

Para uma fácil compreensão, podemos pensar no Workflow como um método utilizado pelos profissionais como um passo a passo mais eficiente e prático para a execução de um trabalho. 

Isso significa que a metodologia influencia no fluxo de trabalho em uma empresa, pois trabalha com a disposição e realização das atividades em sequência lógica. E, um dos pontos essenciais do workflow é exercer as funções de maneira automatizada.  

Ainda com o intuito de facilitar o entendimento, você pode pensar no método como uma sequência de tarefas feitas para promover sucesso dos projetos ou ações. 

O workflow está bastante associado ao planejamento estratégico, pois engaja os profissionais a exercer suas funções com praticidade, otimização do tempo e melhor performance diária. 

Diferenças entre workflow e processos? 

É comum que o método de workflow seja confundido com o conceito de processos. Isso acontece porque ambos trabalham a partir de uma cadeia. 

Entretanto, o workflow é muito mais abrangente e estratégico, já que trabalha com uma sequência mais eficiente, além disso, promove: 

  • Estudo de caso; 
  • Planejamento das ações; 
  • Automação a cadeia de atividade. 

Portanto, os processos, portanto, fazem parte do workflow, já que eles são um conjunto de atividades que fornecem um resultado. O workflow faz com que o processo seja eficiente. 

Objetivos 

Quem determina o objetivo de aplicar o método de workflow na empresa, com as equipes, é a própria organização a partir da escolha de gestores e tomadores de decisão.  

Por isso, é possível definir inúmeros intuitos dentro do que o conceito pode proporcionar às empresas. Ou seja, a organização vai mapear suas necessidades e definir o que espera do workflow, como: 

  • Melhorar a eficiência e produtividade do trabalho; 
  • Automatizar as tarefas; 
  • Facilitar a execução do trabalho das equipes; 
  • Aprimorar a mensuração do desempenho; 
  • Atender questões de compliance; 
  • Melhorar a tomada de decisão. 

Há ainda empresas que fazem a adesão do método para melhorar seus processos e impactar diretamente na otimização da experiência do cliente. 

Sugestão de leitura: Gestão ágil nos projetos: o que é e como desenvolver o método com as equipes 

Como funciona? 

Pensa o workflow como um roteiro de filme, ok?  

Em um roteiro de filme é preciso dividi-lo em arcos e diálogos, formando a personagens, cenário e enredo. 

Agora, veja que com o workflow também é necessária essa divisão organizada do que cada tarefa representa e precisar promover.  

Então, assim como os roteiristas precisam ter certeza de que todas as etapas do filme estão previamente organizadas, gestores e profissionais também precisam preparar suas tarefas

Ou seja, essa antecipação e planejamento com uma visão ampla de tudo faz com que as ações sejam mais ágeis e que os profissionais antecipem qualquer chance de erro ou problema. 

Voltando ao exemplo do roteiro, podemos notar que, se houver uma confusão na gravação, o diretor e roteirista voltam ao roteiro e consultam o que tinha montado.  

Portanto, o método te proporciona um fluxo de trabalho mais rápido e prático. 

Tipos de workflow 

A seguir, conheça os principais modos de aplicar o workflow na sua empresa! 

Ad hoc 

Na Ad hoc, os profissionais podem alterar o fluxo de trabalho sempre que houver a necessidade, esse é um modelo mesmo que já esteja iniciado. Isso ocorre porque a Ad hoc é tolerável a improvisos. Assim, é mais indicada para fluxos de trabalho individual e grupos menores. 

Administrativo 

Composto de rotinas mais burocráticas, o modo administrativo possui baixo nível de complexidade. Assim, contribui para otimização das atividades de trabalho mais repetitivas. Aliás, é possível incluir automatização dos processos neste caso. 

Produtivo 

O workflow produtivo também funciona para tarefas que se repetem. Entretanto, ele é mais indicado a atividades mais complexas, que exigem mais atenção. Aqui, também pode ser aplicada a automação. 

Colaborativo 

Como o nome já indica, o workflow colaborativo requer união dos membros da equipe, um esforço conjunto para alcançar melhores resultados. 

Transacional 

No modelo transacional, a equipe vai reunir diversas atividades, elas serão executadas em conjunto também em conjunto, mesmo que sejam diversificadas. Aqui, também pode aplicar tecnologia durante as etapas, com auxílio dos profissionais ao longo do processo

Leia também: Tudo sobre Customização do ERP 

Principais benefícios

Como já citamos, o workflow influencia diretamente no sucesso dos projetos e das ações como um todo, pois lida com o processo. Agora, veja outros benefícios: 

Agilidade 

Por conta da assertividade nas atividades, a empresa garante mais agilidade para a realização das tarefas, já que evita etapas desnecessárias. 

Padronização de processos 

Uma das vantagens de desenvolver um workflow é a possibilidade de padronizar processos internos e modelos de projetos. Desse modo, a empresa ganha praticidade e melhor inserção de profissionais na equipe. 

Métricas e monitoramento  

Como o workflow permite visualizar métricas diárias com auxílio da tecnologia, os gestores podem analisar o desempenho de suas tarefas, para saber se a equipe está estão alcançando o resultado esperado. 

Melhoria na comunicação interna 

Como os projetos ocorrem em etapas e com envolvimento da equipe, cada um em seu setor, mas com interação entre áreas, existe a melhoria na comunicação interna. Portanto, graças ao workflow, é possível viabilizar essa troca e centralizar as informações em um só lugar. 

Redução de gastos 

Por conta da diminuição dos erros, é comum que ocorra a redução de custos desnecessários ou desperdiçados. Além disso, o método permite acompanhar o desenvolvimento dos processos e auxiliar na gestão dos recursos. 

3 passos para desenvolver um workflow na sua empresa 

Abaixo, inspire-se nesses 3 passos para desenvolver um workflow na sua empresa, otimizando performance e tempo! Veja: 

Avalie os fluxos de trabalho como estão hoje! 

A partir de uma boa análise dos processos atuais, você entende quais são os problemas e como podem ser resolvidos. Para isso, reúna sua equipe e faça essa avaliação. Tudo começa com uma boa análise dos processos. 

Defina alguém para ficar à frente da implementação 

Assim que você tiver noção de objetivos e saber como o workflow pode melhorar e otimizar as tarefas, elenque uma pessoa para ser responsável por implementar o método e também acompanhar essas constantes melhorias. 

Desenhe todo o fluxo 

Lembra que citamos a análise dos processos e como podem ser resolvidos com o workflow com auxílio da equipe?  

Pois bem, o próximo passo é desenhar o fluxo de trabalho a partir da lista de tarefas e profissionais envolvidos. Esse fluxo deve constar todas as ações e desvios relacionados aos processos em questão. 

Utilize a tecnologia a seu favor! 

Como conseguimos perceber, o workflow dinamiza as tarefas, reduz gargalos e otimiza os fluxos. Além disso, quando o método é combinado com tecnologia, essas possibilidades ficam ainda melhores.  

Atualmente, existem soluções no mercado que justamente fazem o workflow melhorar o fluxo de trabalho e facilitar o dia a dia dos profissionais, impactando positivamente o resultado dos projetos e do próprio processo.  

A seguir, veja como o Workflow StarSoft leva automação e agilidade para sua gestão! 

O Workflow StarSoft garante uma gestão assertiva, garantindo agilidade para os processos. Por meio da nossa ferramenta, é possível realizar as atividades com fluidez e com o mínimo de gargalos. 

Por meio de tarefas automatizadas, a empresa obtém melhor rendimento das equipes sem perder a eficiência, isso porque há configuração conforme as regras do negócio. Veja alguns exemplos de como aplicamos a tecnologia. 

Gostou da nossa ferramenta de Workflow? Fale com um de nossos especialistas e veja como a StarSoft pode te ajudar a atingir melhores resultados de seus processos e projetos! 

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