A cadeia de suprimentos é bem ampla. Existem inúmeros setores dentro de uma empresa e todos eles merecem a devida atenção e cuidado no momento de realizar a aquisição de suprimentos.

É comum surgir dúvidas sobre o direcionamento de cada item e como realizar essa tarefa com o máximo de cuidado. Obviamente, o primeiro passo é digitalizar esse processo, evitando erros manuais e facilitando o dia a dia dos profissionais do setor de compras.

Mas, existem algumas técnicas no dia a dia que ajudam a potencializar a performance do sistema e, assim, melhor direcionar a aquisição de suprimentos.

Para compreender o assunto e melhorar os processos na sua empresa, leia o artigo completo!

Importância da gestão de compras

Sabemos que gestão de compras é responsável por garantir a eficiência no processo de compras de toda a empresa. Por meio dela os setores são abastecidos pelos materiais necessários e no momento certo.

Sua importância começa desde a pesquisa de fornecedores e vai até a negociação, organização dos itens conforme setor e redução de custos ao mesmo tempo que mantém a qualidade nos materiais adquiridos.

Ou seja, a gestão de suprimentos é capaz de garantir que todos os materiais necessários estejam disponíveis para o desenvolvimento das atividades, para que sejam realizadas da maneira correta.

Além disso, garante que não ocorra a falta de produtos, aquisição de materiais incompatíveis ou que não estão adequados para uso.

Desse modo, os profissionais responsáveis pela gestão de compras devem colocar em práticas todas as estratégias definidas pela gestão da empresa.

Como funciona a aquisição de suprimentos?

Na prática, os profissionais realizam as compras dos setores a partir dessas atividades:

• Planejamento de aquisições
• Identificação de qualidade, quantidade, tempo de entrega e o local de recebimento;
• Escolha dos fornecedores adequados conforme serviço, materiais e área de atuação;
• Negociação de todos os termos e condições de compra;
• Emissão de pedidos de compra;
• Registro de cotações e negociações realizadas;
• Execução do cálculo de despesas;
• Direcionamento de estocagem;
• Controle de depreciação dos produtos adquiridos e armazenado.
• Analisar o recebimento e o relatório de uso na empresa.

Além dessas tarefas, o setor precisa manter um fluxo contínuo de suprimentos necessários para manutenção da produção.

Vemos então que, na prática, o processo de compra se inicia no momento da demanda, quando há necessidade de adquirir determinados itens. Portanto, esse é o gatilho principal para o setor.

Como organizar a aquisição de suprimentos no estoque?

Listamos algumas ações que ajudam o setor de compras a organizar os itens adquiridos em cada estoque. Então, a seguir veja cinco métodos!

Utilize o ERP para integrar a área de comprar aos outros setores

Como sabemos, o sistema de gestão empresarial – ERP possui amplas funcionalidades. A maioria das empresas utilizam o software para controlar as compras dos setores, mas também para administrar o direcionamento dos itens para suas respectivas áreas.

Portanto ao utilizar a ferramenta de gestão e integração de áreas, os profissionais de compras das empresas conseguem organizar os estoques.

Padronize as informações dos itens adquiridos

É importante ter controle de compras e de estoque, mas também é necessária a padronização das informações dos materiais e itens que entram na empresa.

Suas descrições precisam ser estruturadas de uma maneira só, para conseguir organizar os produtos em categorias, criar códigos inteligentes de identificação, controle de suas respectivas categorias e o tipo de produto.

Obviamente, os gestores das compras vão estruturar outros padrões além do que mostramos e isso é muito importante, pois eles conhecem seu sistema mais do que ninguém!

Mantenha atualizados as entradas e saídas no sistema de gestão de compras

Atualizar todas as entradas e saídas do estoque é essencial. Não tem como ter uma boa gestão sem saber realmente os itens armazenados.

Inclusive, essas informações valem tanto para produto direcionado ao cliente quanto para matéria-prima utilizada na produção.

Por isso que é necessário ter tudo abastecido e controlado no ERP, pois ele automatiza essa tarefa por você!

Alinhe os ciclos de produção e vendas de seu negócio

Por fim, entenda o ciclo de compra da empresa de maneira inteligente, a fim de fazer com que o giro médio de um determinado período seja extremamente assertivo.

Aliás, se o estoque e a empresa em estão sendo afetados pela sazonalidade, é essencial se antecipar a essas falhas no ciclo, ter materiais faltando ou em excesso.

Vale dizer que a gestão deve prover o estoque com as matérias-primas para produção, atentando-se para as compras desnecessárias.

StarSoft Applications no setor de suprimentos

Como explicamos ao longo desse conteúdo, é essencial que o setor de compras utilize um software de gestão empresarial, focado na área de suprimentos, com a finalidade de automatizar alguns processos e agilizar as dinâmicas da área.

Então, na tarefa de alinhar a aquisição de suprimentos e gestão de estoque, é fundamental que o ERP esteja inserido em ambos os setores, com a finalidade de integrá-los e abastecer as informações de maneira automática e otimizada.

O StarSoft Applications é um sistema de gestão empresarial que trabalha a partir de módulos que atendem a todas as áreas de uma empresa.

Principalmente para área de compras, o módulo de “Suprimentos” ajuda as empresas a organizarem a gestão de compras e, ao mesmo tempo, otimizar todos os processos!

Então, para conhecer o ERP da StarSoft e entender como o software pode auxiliar sua empresa, entre em nosso site e fale com um de nossos especialistas.