Documentação de Processos

Como fazer Documentação de Processos

Dentro da rotina corporativa, há dezenas de atividades a serem realizadas diariamente para que a gestão de projetos seja um sucesso.  Isso permite uma interpretação mais aprimorada das atividades a serem desenvolvidas, além de, é claro, facilitar o atendimento às necessidades do mercado.

Assim, a documentação de processos se tornou um importante fator dentro de qualquer empresa que almeja alcançar esses resultados. O grande problema é a falta de conhecimento de alguns profissionais que, infelizmente, não dominam esse conteúdo.

Por isso, no post de hoje, separamos tudo o que você precisa saber sobre esse assunto para que você possa levar os melhores resultados dentro do seu local de trabalho. Vamos lá?

 

O que é Documentação de processos?

Essa documentação serve para evitar erros de trajetos durante a realização de determinada tarefa. Um documento de processo descreve todas as etapas necessárias para a realização de um afazer.

Trata-se, então, de uma documentação interna e contínua dos processos durante a suas respectivas execuções e tem como foco maior como o processo deve ser implementado do que os seus impactos.

Por exemplo, o desenvolvimento de um produto ou serviço envolve um grupo de processos que, de alguma forma, estão relacionados, certo? Se esses processos não estão devidamente documentados, falhas e erros que podiam ser evitados podem vir a acontecer.

De maneira geral, as empresas possuem processos repetitivos essenciais para o sucesso no desenvolvimento de algo e de seu funcionamento. Por conta disso, a documentação dos processos serve como um guia para que todos os envolvidos consultem e sigam os passos ali descritos.

 

Por que a documentação de processos é importante?

Vamos supor que, por algum motivo, o setor administrativo perde um funcionário de sua equipe. Para dar seguimento aos trabalhos, é preciso localizar um substituto capacitado e que consiga dar continuidade da melhor maneira possível.

Porém, se todo o conhecimento dos dados administrativos não foi documentado e armazenado, como o setor conseguirá prosseguir?

Ou se o(a) gerente que  é responsável por várias atividades simultâneas entra em férias e acaba acumulando vários afazeres, por exemplo. Quando a documentação de processos não é feita, a gestão pode perder muito tempo por não conseguir atuar sem a presença desse(a) funcionário(a).

Isso facilita a visualização da Documentação de Processos como algo fundamental para se identificar o estágio atual de um serviço. Afinal, as atividades de uma empresa são repetitivas, mesmo que clientes e projetos sejam distintos.

Além disso, o monitoramento das atividades e a localização de falhas também se torna uma atividade mais fácil de ser realizada.

 

Como fazer Documentação de Processos

1º Passo

Você já ouviu falar sobre cadeia de valor?

Trata-se de um grupo de atividades desenvolvidas por uma empresa que irá abranger desde o primeiro contato com investidores e fornecedores até as etapas finais, onde o produto ou serviço já está sendo desenvolvido e vendido no mercado.

Sendo assim, o primeiro passo da documentação deve focar no estudo dessa cadeia, compreendendo seu funcionamento e modelando na forma de um fluxo de atividades. Isso possibilita a identificação com clareza dos produtos e serviços gerados.

 

2º Passo

Ao não definir corretamente os conceitos da cadeia de valor, a empresa fica suscetível a realizar um trabalho de documentação de processos com foco na área de trabalho ou departamentos. O que é um erro!

Pois essa não é a função do mapeamento de processos, que deve se basear na cadeia de valor como um todo, mostrando o funcionamento de cada etapa e como o desenvolvimento das mesmas contribui para os resultados finais.

 

3º Passo

Não esqueça de deixar bem claros quais são os objetivos do projeto que está em execução. Com esse cuidado, os analistas estarão prontos para desenvolver um trabalho voltado especificamente para o cumprimento da meta estabelecida. Tudo sem comprometer os objetivos globais da empresa.

 

4º Passo

Identifique, também, todos os componentes dos processos – aqueles recursos empregados no desenvolvimento, indo desde materiais e energia elétrica até outras tecnologias e recursos humanos.

Localizando-os, fica mais fácil encontrar desperdícios, possibilitando a otimização de pontos que necessitam de mudança, como uma campanha de marketing que traz pouco resultado efetivo, por exemplo.

 

5º Passo

Avalie constantemente as melhorias que devem ser implantadas. Pergunte-se se o o que vem trazendo resultados e o que está sendo desperdiçado. Avaliando todas as inconformidades, atrasos e gargalos.

Otimize as atividades consideradas essenciais e priorize processos que envolvam contato direto com os investidores, pois você precisa garantir sempre o melhor resultado e experiência aos seus clientes.

 

Alguns erros no mapeamento de processos

Por mais que não seja a tarefa mais complexa do mundo, falhar pode ser algo que venha a acontecer. Mas há alguns erros mais previsíveis que você pode evitar para garantir o sucesso da sua documentação.

Cada processo executado necessita de uma documentação adequada, já que ele envolve metodologias apropriadas ao planejamento anteriormente determinado.  Mas não esqueça que apenas os processos de grande importância devem ser mapeados, pois, do contrário, desperdícios de tempo podem ser gerados.

Além do mais, o abandono da documentação infelizmente é rotina dentro do dia a dia de alguns gestores, que embalam-se pelo entusiasmo nas fases iniciais, mas acabam se desmotivando com o tempo.

As práticas adquiridas por meio dessa metodologia necessitam ser fomentadas constantemente para continuar a gerar bons resultados. Por isso, sempre procure motivar sua equipe a continuar seguindo o mapeamento de processos.

Outro erro bem comum, é a priorizar a elaboração do mapeamento, mas não colocá-lo em prática. Os dados e as informações gerados pela documentação são usados para entender melhor o negócio. O que possibilita a colocação de novas práticas em funcionamento, gerando, assim, resultados.

 

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