Implantação de ERP? 5 dúvidas mais frequentes sobre o projeto

O mercado de hoje é pautado pela agilidade e pela eficiência. Não há como integrar essas qualidades nas empresas sem um ERP. Esta ferramenta se tornou um recurso imprescindível para manter a competitividade do negócio, pois permite que o trabalho seja otimizado em todos os sentidos. Neste artigo vamos responder as 5 perguntas mais frequentes sobre o ERP.

1. O que é ERP?

ERP é um software cuja sigla em inglês que significa “Enterprise Resource Planning”, que em português é “planejamento de recursos empresariais”. Esse sistema integra todos os recursos da empresa, das funções de gerenciamento do negócio ao planejamento, passando pela gestão de estoque e materiais, contabilidade, compras e recursos humanos.

O ERP é um aliado para a modernização da empresa como um todo. Ele integra todos os dados necessários para realizar as operações cotidianas. Os departamentos trabalham unidos no sistema, atuando de maneira mais organizada. O resultado imediato é o aumento do desempenho e, em longo prazo, da lucratividade.

O ERP pode ser personalizado para a empresa, tornando-se uma ferramenta extremamente funcional. O processo de implementação é complexo, uma vez que ele precisa integrar todos os recursos empresariais, ao mesmo tempo que a equipe precisa ser treinada para utilizá-lo.

No entanto, após a implementação de sucesso todos os colaboradores têm benefícios. O trabalho fica mais organizado, e a produtividade tende a aumentar.

2. Como o ERP melhora a produtividade?

O primeiro fator que favorece a produtividade é a própria natureza da tecnologia digital. Por ser um software, muitas tarefas são automatizadas, poupando a equipe para realizar outras ações mais importantes e que exigem capacidade mental.

Você também passa a ter menos falhas e erros humanos que acabam atrasando o andamento do trabalho. Os colaboradores têm as informações que precisam rapidamente no sistema, e a dependência de arquivos e da própria memória humana é menor. Novamente, com menos retrabalho, mais tempo para outras tarefas.

Os departamentos estão interligados, por isso o processo de trabalho entre eles fica mais ágil. Por exemplo, é possível gerir a contabilidade e o estoque no mesmo sistema, evitando os ruídos de comunicação muito recorrentes em empresas dessa natureza.

A comunicação, a propósito, melhora muito entre as equipes, porque passa a ser mais fluída e direcionada. Em muitos casos o ERP registra as ações dos funcionários fazendo com que eles se concentrem em realizar a tarefa de maneira mais eficiente.

O ERP também garante decisões mais efetivas por parte da direção da empresa. Por gerar muitas informações, bem como relatórios, você consegue entender o negócio de maneira aprofundada. O resultado são análises mais acertadas que poupam retrocessos.

Além disso, por se tratar de uma tecnologia, ele está em constante evolução. Ao contrário de programas obsoletos, como as planilhas, você tem um sistema que melhora sempre de acordo com a evolução do mercado. Ele sempre vai se tornar mais ágil e produtivo.

3. Como implementar um ERP?

O ERP precisa ser implementado quando a empresa já apresenta um processo de trabalho definido e operando. Então o primeiro passo é alinhar um organograma claro, com as funções e papéis de cada colaborador bem definidos.

Após isso é necessário preparar as equipes para a implementação. Certos profissionais precisarão passar por treinamentos para a utilização. É possível também que alguns ajudem no processo de personalização do ERP. Diferentemente de um software comum, que basta ser instalado no computador, o ERP precisa ser bem alinhado e adaptado.

Após isso começa a fase de implementação de fato, com a equipe contratada para instalar cada módulo. No que diz respeito ao tempo para a implementação total, há diversos prazos que variam de acordo com o número de módulos e o porte do negócio. É possível até implementar dentro de um mês em caso específicos.

Contudo, há situações em que o ERP demora um ano ou mais para ser implementado totalmente. Isso acontece devido a vários fatores, como o tamanho da organização, alteração na gestão, dados incorretos ou incompletos ou crescimento rápido do negócio.

Outros fatores que alteram o tempo estão a colaboração da empresa e a qualidade da equipe responsável por implementar o ERP.

4. O ERP é caro?

Os custos são bastante variáveis. Empresas de grande porte, evidentemente, precisam gastar mais. No entanto há fornecedores com soluções pontuais e compactas, que facilita o uso até por microempresas. Além disso, o mercado é amplo, e você pode conseguir fornecedores de todos os tipos.

Além disso, os serviços são em grande parte adaptáveis. Ou seja, sua empresa pode escolher quais funcionalidades deseja implementar com base em um orçamento predefinido. Dessa forma, você economiza dinheiro com um conjunto de soluções básicas.

Existem ERPs que funcionam em nuvem, ou seja, todas as informações do software estão on-line, e não em um servidor local. Portanto, dependendo do tipo de armazenamento, o valor tende a variar.

Há, ainda, os custos relacionados a personalização, manutenção e recursos adicionais. Em alguns casos soma-se o valor pago ao trabalho técnico de instalação ou migração.

Apesar de todas essas variáveis, é importante entender que o ERP hoje é fundamental, e se trata de um investimento que trará muito mais lucro futuramente. O custo gasto retornará e você terá muitos benefícios comerciais.

5. Como escolher o melhor ERP?

Existem muitas ofertas no mercado para ERPs, e seu trabalho é encontrar não uma marca em questão, mas um fornecedor bom e que tenha o melhor software para seu negócio. Por isso, o processo de procura de um ERP é como de um produto qualquer. Você precisa pesquisar sobre a empresa para descobrir se ela é séria e possui as certificações para operar. Veja os depoimentos de clientes e sua reputação no mercado.

Se você já tem o organograma definido, sabe como funciona o processo e os requisitos que precisa, já pode iniciar a procura por um fornecedor. O melhor ERP será o que atenda às suas demandas mais básicas e forneça meios para você expandir o negócio.

Seguindo esses requisitos você não irá demorar para encontrar seu ERP, e rapidamente poderá usufruir de todos os benefícios.

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