Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
Você ainda usa planilha de folha de pagamento? Então conheça uma nova forma de agilizar seus cálculos e otimizar seu dia a dia!
Hipoteticamente falando, a gestão da folha de pagamento é o “calcanhar de Aquiles” de muitos departamentos pessoais (DPs). Além de ser um processo complexo, a ausência de tecnologias torna a tarefa ainda mais desafiadora. Ainda existem DPs que utilizam a planilha de folha de pagamento que não favorece a otimização dos cálculos. Afinal, essa ferramenta já teve seu tempo.
Neste artigo, mostraremos por que a planilha de folha de pagamento está ultrapassada. Para isso, apontaremos as suas principais limitações. Ainda no conteúdo, mostraremos uma excelente alternativa: a folha de pagamento online. Confira os próximos tópicos!
Conforme a pesquisa “Folha de pagamento global”, publicada pela ADP, entre os maiores desejos dos profissionais do departamento pessoal, estão:
Ao analisarmos essas necessidades, notamos que a planilha de folha de pagamento não as supre. Mas quais são as principais limitações das planilhas que as impedem de suprir as exigências dos DPs modernos? A seguir, listamos algumas delas.
À medida que a empresa cresce e o número de funcionários aumenta, a manutenção e atualização da planilha de folha de pagamento pode se tornar uma tarefa trabalhosa.
Uma vez que, demanda esforço dos profissionais do DP, realizar constantes atualizações nas informações de colaboradores (admitidos, demitidos e que fazem parte da equipe), impostos, benefícios e pagamentos.
A planilha de folha de pagamento exige uma entrada manual de dados e cálculos; o que pode ser demorado. Além disso, esse processo é propenso a erros. Uma vez que, os colaboradores podem ficar exaustos diante da necessidade de realizar muitos cálculos e lançamentos.
Armazenar informações sensíveis dos colaboradores em planilhas pode representar riscos de segurança, especialmente se as planilhas não forem adequadamente protegidas. Além disso, a conformidade com as leis (como a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados) e regulamentações trabalhistas (como a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho) pode ser mais desafiadora de ser garantida em um ambiente de planilha.
Conforme a empresa cresce e a equipe do departamento pessoal se torna maior, a utilização de planilhas de folha de pagamento pode não ser escalável para atender às necessidades setoriais e globais. Essa situação se deve a limitação de funcionalidades da planilha.
Algo que dificulta ainda mais é a falta de integração com outros sistemas usados pela organização, como sistemas de RH, contabilidade e bancos de horas. Isso dificulta a troca de informações entre esses sistemas, o que pode levar a processos manuais adicionais.
Outra deficiência das planilhas é a ausência de um sistema seguro de armazenamento. No geral, essas ferramentas ficam arquivadas nos computadores ou outros tipos de dispositivos eletrônicos dos colaboradores. Além do risco de perda de informações, há ainda a possibilidade de vazamento ou roubo de dados feitos por criminosos virtuais.
Para um melhor entendimento, vale explicar que a folha de pagamento em nuvem é um sistema que centraliza e armazena os dados na internet.
É possível acessar as informações por meio de dispositivos eletrônicos – desde que o usuário tenha a senha e login.
Essa acessibilidade limitada a pessoas autorizadas já é uma grande diferença em relação à planilha tradicional.
No entanto, existem outros aspectos que demonstram a diferença entre as ferramentas. Alguns desses fatores são:
| Funcionalidades | Planilhas | Folha de pagamento em nuvem |
| Acesso e colaboração | Arquivos armazenados localmente nos dispositivos dos usuários. Para colaborar com outros colegas ou compartilhar informações, é necessário enviar ou usar serviços de compartilhamento de arquivos, o que pode resultar em várias cópias desatualizadas. | Acessada por meio de um navegador da web e é armazenada em servidores remotos. Isso permite que os usuários acessem e colaborem em tempo real, com todas as informações atualizadas. Várias pessoas podem trabalhar na folha de pagamento ao mesmo tempo, tornando a colaboração mais eficiente. |
| Segurança | A segurança de uma planilha tradicional depende da proteção do dispositivo em que ela é armazenada e compartilhada. A perda ou danificação do dispositivo pode resultar em perda de dados, a menos que backups adequados sejam mantidos. | As soluções de folha de pagamento em nuvem são geralmente projetadas com segurança robusta. Isso inclui criptografia de dados, backups automáticos e medidas de proteção contra ameaças cibernéticas. Além disso, a maioria dos provedores de folha de pagamento em nuvem mantém altos padrões de conformidade com regulamentações de segurança de dados. |
| Automação e cálculos | As planilhas geralmente exigem a entrada manual de dados e fórmulas para realizar cálculos, o que pode ser demorado e suscetível a erros. | As soluções em nuvem são projetadas para automação, onde os cálculos são realizados automaticamente com base nas informações fornecidas. Isso reduz erros, economiza tempo e torna o processamento da folha de pagamento mais eficiente. |
| Atualizações e conformidade | Para manter a planilha de folha de pagamento atualizada com as mudanças nas leis trabalhistas, regulamentações fiscais e outras atualizações, o usuário precisa se informar e fazer as alterações manualmente. | As soluções em nuvem são atualizadas automaticamente pelos provedores, garantindo que a folha de pagamento esteja conforme as mudanças regulatórias e de legislação. |
| Escalabilidade | À medida que a empresa cresce e o número de funcionários aumenta, a complexidade da folha de pagamento também aumenta, tornando a planilha tradicional menos escalável. | As soluções em nuvem são projetadas para serem escaláveis, permitindo que as empresas cresçam sem dificuldades na gestão da folha de pagamento. |
A transformação digital lançou a base para a criação de ferramentas de gestão para a área de recursos humanos e departamento pessoal. Mas como essas tecnologias ajudam na prática? A seguir, apontamos algumas das vantagens que apresentam.
O sistema de folha de pagamento em nuvem é projetado para automatizar cálculos complexos, como salários, horas extras, deduções de impostos, benefícios, férias e outros elementos da remuneração dos colaboradores.
O software oferece recursos avançados de geração de relatórios e análises. Esses relatórios são produzidos automaticamente, fornecendo informações detalhadas sobre os custos da folha de pagamento, horas trabalhadas, impostos retidos, entre outros dados importantes.
Com um sistema de folha de pagamento, as informações são atualizadas em tempo real à medida que as mudanças ocorrem. Por exemplo, quando um colaborador registra horas extras, a tecnologia calcula o pagamento correspondente com base nas regras configuradas previamente.
O software mantém-se atualizado com as mudanças nas leis e regulamentos trabalhistas e fiscais, garantindo que os cálculos estejam conforme as normas vigentes. Isso reduz o risco de erros que podem resultar em multas e penalidades por não cumprimento das leis.
Permite que os dados sejam compartilhados automaticamente entre os sistemas, eliminando a necessidade de inserção manual de informações e garantindo a consistência dos dados.
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