Por que investir em um sistema de aprovação de compras?
Sem dúvidas, o setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois é responsável por fornecer os materiais necessários para “a roda girar”. Todas as aquisições passam por essa área e existe um grande volume de solicitações para aprovação. Então, fica a questão: como agilizar esse processo?
O comércio no Brasil passa por fragilidades, independentemente da área: varejista, eletrônico e outros. Mas, vale ressaltar que o setor consegue se levantar de crises sérias, que aflige todas as áreas da economia e inúmeros países.
As vendas do comércio varejista, por exemplo, cresceram 1,1% em fevereiro de 2022. Essa é a segunda alta seguida, conforme apresenta o estudo do IBGE.
A pesquisa do instituto ainda informa que seis das oito atividades avaliadas tiveram taxas positivas em fevereiro, com destaque para combustíveis e lubrificantes (5,3%), móveis e eletrodomésticos (2,3%), tecidos, vestuário e calçados (2,1%), que tiveram o maior impacto no índice.
A partir desses dados, vemos como o setor de compras é importante para todo o país, quanto para vendas B2B (Business-to-business) tanto B2C (Business-to-consumer).
Com um volume tão alto de aquisição nas empresas, fez-se necessário incluir tecnologia no setor e automatizar tarefas, a fim de agilizar os processos e otimizar o trabalho dos profissionais da área.
Para compreender a importância de investir em um sistema de aprovação de compras, leia este conteúdo e complemente seu conhecimento sobre o assunto!
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Função do departamento
O setor de compras é muito importante para qualquer negócio e, dependendo do tamanho da organização, é uma área que lida com um enorme volume de produtos/mercadorias.
Desde o administrativo até a área de produção precisam de materiais para executar seu serviço. E o departamento de compras é o responsável por isso.
Se não fosse pelos esforços do departamento, talvez não houvesse os itens necessários para a empresa funcionar bem. Aliás, o estoque é uma das áreas que mais se integra com a de compras e necessita entender as funções do setor.
A principal função do departamento de compras é fazer com que os custos sejam direcionados corretamente. Se as compras forem feitas sem cuidado, talvez as despesas com materiais, suprimentos e equipamentos se tornem excessivas, consequentemente diminuindo a lucratividade do negócio.
Mas existem outras atribuições do departamento de compras de uma organização. Veja alguns deles:
- Pesquisar fornecedores;
- Verificar preço, qualidade e confiabilidade;
- Selecionar e cadastrar fornecedores
- Receber e organizar os pedidos;
- Fazer cotações e orçamentos;
- Negociar melhores preços, prazos de entrega e condições de pagamento;
- Emitir as ordens de compra aprovadas;
- Manter os estoques abastecidos.
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Ciclo de compras e sua importância
O ciclo de compras consiste no conjunto de etapas que fazem com que os gestores da área determinem a compra. Quando falamos exatamente de empresas, os profissionais devem garantir que esse processo esteja estruturado, a fim de garantir melhores escolhas.
Agora, entenda alguns impactos positivos causados pela gestão do ciclo de compras. Acompanhe:
Controle do orçamento: um ciclo bem definido, faz com que os profissionais entendam o capital suficiente para negociar, utilizar mais do orçamento e até mesmo reduzir alguns investimentos.
Eficiência operacional: essa divisão e poder de ver os estágios com mais calma, é possível distribuir os profissionais corretamente em cada atividade, para melhorar produtividade e eficiência operacional.
Redução de fraude: um ciclo de compras organizado e bem estruturado contribuí para a segurança do processo e evita fraudes. Essa organização inclui auditorias em cada transação para identificar comportamentos perigosos.
Vemos como criar um ciclo de compras é extremamente necessário para promover compras corretas, mais segurança para as empresas e melhorar o trabalho dos profissionais da área.
Erros mais comuns no processo de aprovação de compras
Mesmo que os profissionais sejam excelentes, é necessário de tempos em tempos que eles avaliem os métodos de execução dos processos, até mesmo para identificar falhas graves e erros problemáticos. A seguir, conheça alguns:
Fraca negociação
Tem a possibilidade de os responsáveis pela negociação negligenciarem o processo e enfraquecerem a realização de bons contratos. Um dos principais pontos é a dificuldade de encontrar os melhores fornecedores, preços e formas de pagamento.
Aliás, é importante entender que nem sempre o produto mais barato é a opção mais vantajosa. Por isso, avalie prazos, feedbacks do fornecedor e garantias ofertadas.
Contratos mal elaborados
O único modo de garantir o que foi acordado entre as partes e a criação de um contrato, certo? Mas, para que ele seja efetivo, é necessário elaborar o documento de maneira correta, com todos os dados necessários.
Não ter um planejamento
Independentemente do setor, reservar a equipe para desenvolver um planejamento é essencial. Principalmente quando falamos de compras, não tem como partir para orçamento e negociação sem uma estratégia.
Para um bom planejamento, a equipe precisa definir prioridades de investimento; orçamento para cada área; qualidade esperada e outros detalhes importantes.
Vale ressaltar que esses erros podem impactar os negócios de maneira preocupante, como:
- Desequilíbrio das contas;
- Redução da qualidade das entregas;
- Problemas com estoque.
E como resolver alguns desses erros e atingir uma melhor performance? A resposta é: auxílio da automatização nos processos.
Agora, vamos abordar os motivos de investir em um sistema de aprovação de compras que, consequentemente, influencia em todos os estágios.
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O que faz um sistema de aprovação de compras?
A automatização da aprovação de compra consiste em implementar o uso de software de gestão empresarial que utiliza um módulo de Gestão de Finanças e Suprimentos, que é centralizado em desenvolver e controlar as atividades pertinentes ao setor.
A principal ferramenta que possibilita essa modernização é o sistema ERP, que emite pedidos de compras eletrônicas. Por conta disso, há integração entre setores e torna o desenvolvimento mais fácil, pois há um cruzamento de informações, ou seja, cada área complementa a outra.
Assim, a requisição de compra ocorre automaticamente, reunindo informações necessárias para o membro da equipe de aprovação poder avaliar corretamente e tomar uma decisão.
O fluxo segue e após a aprovação, o sistema envia automaticamente o documento do pedido ao fornecedor. Desse modo, substitui o processo manual e demorado, para um meio mais ágil e completo.
Dentre as diversas funções de um sistema de aprovação de compras, as essenciais são:
- Registro das solicitações de compras;
- Gestão das informações necessárias para aprovação;
- Fluxo de pedidos e aprovações totalmente digital;
- Transmissão dos pedidos de maneira automática ao setor de compras.
5 motivos para investir em um sistema de aprovação de compras
Abaixo, conheça os principais motivos para investir em automatização do processo de compras, para que erros e problemas sejam evitados. Acompanhe!
1. Eficiência na confirmação de pedidos
O sistema de aprovação de compras permite o acompanhamento da compra e, em seguida, a formalização do negócio, com todo o processo comercial: condições de pagamento, preços unitários, impostos e demais detalhes.
2. Agilidade na baixa dos pedidos
Com o recebimento automático e ágil dos pedidos de compras, o setor de compras consegue autorizar a solicitação e dar baixa no pedido após a emissão da nota fiscal.
A validação do arquivo XML na SEFAZ pode ocorrer por meio do software que se comunica com o ERP da empresa e a plataforma de gestão de compras.
3. Auxílio na negociação com os fornecedores
No sistema de gestão há todas as propostas dos fornecedores e permite que os profissionais do departamento visualizem a negociação completa e consigam aceitar a solicitação com assertividade. Além disso, o módulo permite simulações de negociação e viabilidade.
4. Acesso ao histórico de solicitações de compras
Como todo o processo é automatizado, registrado no sistema, o setor de aprovação de compras acessa o histórico para evitar duplicação de pedidos, identificar possíveis problemas e entender como melhorar as futuras negociações.
5. Atualização automática
Automaticamente, quando ocorre uma compra, as informações financeiras são atualizadas pelo sistema e transmite esses dados para outros setores que estão conectados a esse processo.
Então, com a integração que o ERP permite que os demais setores tenham acesso, como centros de custo, produção e estoque. Desse modo, eles atualizam suas demandas.
StarSoft Applications
O StarSoft Applications é o nosso ERP, que colabora com a gestão das empresas a partir da automatização que acontece por um sistema modular.
Os módulos de Suprimentos e Gestão Financeira automatizam dois departamentos que estão interligados e são fundamentais para o processo de aprovação de compras. Ou seja, permite que todos os orçamentos e pedidos sejam administrados de maneira otimizada e ágil.
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