Como fazer a tramitação interna de documentos sem erros?
A tramitação interna de documentos é um processo fundamental para manter a eficiência dentro das empresas, especialmente em organizações que [...]
Descubra como a tecnologia revoluciona a rotina do departamento pessoal, otimizando processos e impulsionando a eficiência. Leia mais!
A rotina do departamento pessoal é intensa e repleta de responsabilidades, como gerenciar a folha de pagamento, controlar as remunerações salariais, enviar dados ao eSocial e manejar a jornada de trabalho das equipes.
Em muitas empresas, todas essas tarefas ainda são realizadas de forma manual ou, no máximo, com auxílio de uma planilha simples.
Essas ferramentas provaram sua utilidade no passado, contudo, hoje são consideradas ultrapassadas e incapazes de promover uma gestão ágil e precisa das tarefas.
Por isso, cada vez mais empresas estão apostando no poder da tecnologia como forma de simplificar a rotina do departamento pessoal e elevar o nível de produtividade do setor.
Neste artigo, nós vamos demonstrar alguns dos impactos positivos do uso de inovações tecnológicas nos setores de RH e DP.
Aproveite e confira também como alguns “desafios clássicos” são resolvidos com apenas alguns cliques quando sua equipe adota ferramentas digitais de alta performance.
Analisando a rotina do departamento pessoal e todas as suas atribuições, é possível perceber que o setor é protagonista na gestão dos recursos humanos disponíveis na empresa.
Tamanha responsabilidade requer que a equipe faça uma gestão assertiva de suas demandas, afinal, erros podem culminar em impactos negativos para a estratégia da organização e seu planejamento de resultados.
Portanto, a melhor forma para evitar os erros é conhecendo suas origens, ou seja, dominam bem quais são os principais desafios do DP e como eles podem ser evitados.
Pensando em te ajudar, separamos os mais comuns a seguir. Confira e aproveite para refletir sobre eles.
Erros de comunicação interna são capazes de resultar em diversos erros, que vão desde a duplicidade de agendamento nas férias até a falta de atualização de valores na folha de pagamento.
Por mais que pareça algo simples e contornável, falhas de comunicação na rotina do departamento pessoal podem gerar prejuízos financeiros e erros na prestação de contas à União, e tudo isso gera dores de cabeça para a gestão e gastos não planejados pelo financeiro.
Além disso, sem uma comunicação eficiente, as solicitações dos colaboradores podem não ser respondidas prontamente, resultando em frustração e perda de produtividade.
Inclusive, questões relacionadas a salários, benefícios ou dúvidas sobre políticas internas podem ficar sem resposta, o que é capaz de deixar pessoas desmotivadas e impactar negativamente o clima organizacional.
Atuar em compliance com o sistema eSocial é um desafio significativo para as empresas no Brasil, já que a adoção da ferramenta exige mudança cultural dentro do DP e da organização como um todo.
No entanto, o desafio não fica só na adoção de uma nova postura. Existem diversos detalhes técnicos do eSocial que não podem fugir do radar da empresa, por exemplo, processos corretos para envio de informações e o volume de dados que deve ser encaminhado.
Tudo isso gera desafios para a rotina do Departamento Pessoal, especialmente em empresas de pequeno e médio porte, que não estão acostumadas a lidar com tanta burocracia.
Quem atua com RH ou DP já está acostumado a lidar com processos cheios de burocracia, especialmente aqueles que envolvem os órgãos governamentais.
Por isso, é essencial que a equipe adote processos internos que sejam menos carregados de etapas burocráticas, caso contrário, a rotina será resumida a lidar com papéis, documentos e formulários.
Com certeza não é só isso que a gestão empresarial espera do seu Departamento Pessoal, portanto, podemos considerar como desafio do DP a busca pela construção de processos mais ágeis e eficientes.
É por meio deles que o RH e o DP se habilitam para atuar como setores mais estratégicos para o desenvolvimento corporativo e a obtenção de resultados.
A crescente digitalização e automação dos negócios exige que o DP se adapte ao uso de novas tecnologias.
Entretanto, a transição de processos manuais para as ferramentas digitais é um passo desafiador, importante e essencial para tornar a gestão de recursos humanos mais simples e estratégica, e menos burocrática.
Com a devida preparação e investimento em tecnologia e capacitação, o setor pode superar esse desafio e contribuir de forma significativa para o sucesso e crescimento da empresa.
Para otimizar as fases de treinamento das equipes, o departamento pessoal pode contar com o suporte das empresas desenvolvedoras das ferramentas digitais.
Conforme dados publicados pelo estudo “Mapa do rh&dp”, os processos manuais fazem parte da rotina do departamento pessoal em 19,25% das pequenas empresas, 27,44% das médias e 28,55% das grandes organizações.
É difícil pensar nesse cenário em plena época da transformação digital, concorda?
Em parte, o que leva algumas empresas a adotarem essa postura é a falta de compreensão sobre o papel da tecnologia.
Na prática, as ferramentas digitais são essenciais para enfrentar os desafios atuais e alcançar o sucesso na gestão de pessoas.
A seguir, apontamos as principais vantagens que as ferramentas digitais oferecem para simplificar o dia a dia do DP.
As soluções digitais, como aplicativos de mensagens e plataformas de comunicação interna, permitem que os membros do DP se comuniquem instantaneamente, facilitando a troca de informações rápidas e atualizações sobre questões importantes.
Com a tecnologia, a equipe pode se comunicar de qualquer lugar; independentemente da localização física.
Como você já deve imaginar, isso é especialmente relevante para empresas com equipes distribuídas em diferentes unidades ou para aquelas que adotam o trabalho remoto.
Existem plataformas de armazenamento em nuvem que permitem o compartilhamento seguro de documentos e informações relevantes para o DP.
Nesse cenário, garantem que todos tenham acesso às informações necessárias, reduzindo a dependência de documentos físicos ou e-mails.
As soluções tecnológicas automatizam os cálculos complexos envolvidos na folha de pagamento, incluindo salários, horas extras, descontos, benefícios e encargos sociais.
Sendo assim, além de reduzirem os erros humanos, também agilizam o processamento da folha.
Com a tecnologia, a geração de holerites pode ser feita de forma automática e em grande escala.
Outro grande benefício é a possibilidade de internalizar esse processo. Em vez de depender de um contador externo, o DP utiliza uma aplicação virtual que faz toda a gestão da folha de pagamento de maneira personalizada.
Ademais, a manutenção interna da folha pode ser mais econômica do que a contratação de um contador externo, especialmente para empresas de menor porte. Isso resulta em economias significativas a longo prazo.
Ao lidar internamente com a folha de pagamento, o DP tem mais controle sobre os dados confidenciais dos colaboradores, como salários, benefícios e informações pessoais, algo que também é um aspecto importante em tempos de LGPD e aumento com as preocupações envolvendo segurança da informação.
Por meio das aplicações digitais, é possível registrar o ponto dos colaboradores de forma automatizada. Seja por meio de relógios de ponto biométricos, aplicativos de ponto ou totens digitais.
Essa possibilidade reduz a dependência de registros manuais e facilita a conferência do ponto, minimizando erros e fraudes.
Além disso, outra vantagem da tecnologia é a integração do controle de ponto com o sistema de folha de pagamento, garantindo que as informações de horas trabalhadas sejam transferidas de forma automática e precisa para o processamento.
A tecnologia potencializa a digitalização de documentos essenciais para a admissão, como contratos, formulários de admissão e identificação.
Na prática, o DP reduz o uso de papel, simplifica o armazenamento e facilita o acesso rápido às informações necessárias.
Além do mais, as plataformas de admissão digital e onboarding criam um processo estruturado e personalizado para cada novo colaborador. Isso inclui a apresentação da empresa, missão e valores, bem como informações sobre a equipe, cultura organizacional, políticas internas e benefícios.
A tecnologia possibilita ainda a automação de processos relacionados aos benefícios, como a inscrição de novos colaboradores, alterações nos planos de benefícios e aquisição e recarga de serviços.
Uma vantagem oferecida pela ferramenta é a comunicação eficiente entre o DP e os colaboradores. Dessa maneira, o setor fornece informações detalhadas sobre os benefícios disponíveis, esclarecendo dúvidas e facilitando o acesso a documentos relacionados.
As soluções digitais facilitam o acesso a plataformas de e-learning, nas quais os colaboradores podem realizar treinamentos online de forma flexível e conveniente.
Uma das vantagens é que os profissionais aprendem no próprio ritmo, de acordo com sua disponibilidade e preferências.
Também é possível oferecer conteúdo de treinamento personalizado, adaptado às necessidades e níveis de habilidades dos colaboradores.
Dessa forma, o DP torna o aprendizado mais relevante e efetivo. Por meio das plataformas de videoconferência e colaboração online para treinamentos virtuais e webinars ao vivo.
Com a tecnologia, é possível automatizar a rotina completa do departamento pessoal.
Confira abaixo algumas das tarefas que podem ser executadas em poucos cliques, quando o setor adota recursos modernos de gestão:
As soluções digitais permitem ainda a configuração de alertas e notificações automáticas para prazos importantes, tarefas pendentes ou eventos relevantes do DP.
Além dessas facilidades, as plataformas digitais armazenam e organizam documentos e dados estratégicos, facilitando o acesso seguro e a recuperação rápida de informações.
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