A terceirização de serviços operacionais é uma estratégia utilizada por muitas empresas, especialmente por aquelas que possuem uma grande quantidade de colaboradores. Porém, internalizar esse processo se torna de extrema importância para sua organização. Confira os benefícios de se internalizar a folha de pagamento.

O que é a internalização da folha de pagamento? 

A folha de pagamento é o relatório onde constam todas as informações trabalhistas dos colaboradores de uma empresa. É gerada mensalmente e necessita de conhecimento especializado para que não ocorram erros e nem atrasos no cumprimento das obrigações fiscais. 

Na terceirização, a empresa contratada é quem realiza estes serviços a partir das informações repassadas pela contratante. Já na opção de internalização, é a própria empresa quem executa todas as tarefas pertinentes a sua geração. 

Também chamada de “insourcing”, a internalização ocorre quando a empresa cumpre todas as suas obrigações a respeito do cálculo e do gerenciamento de gastos com pessoal, de forma interna, por meio de um colaborador ou de uma equipe. 

Benefícios de internalizar sua folha de pagamento. 

À princípio, pensar em ter colaboradores dedicados exclusivamente a essa tarefa pode aparentar um alto custo. Porém, conforme o crescimento do negócio, cresce a necessidade de aumentar o controle das operações gerenciais, tornando-as mais rápidas e eficientes. Isto fará com que os benefícios e vantagens da internalização se evidenciem muito. 

Quando uma equipe interna cuida de todo o processo, as demandas ganham benefícios como: 

1. Economia 

Por mais que a terceirização aparente ser uma opção econômica, a internalização pode trazer ainda maior economia. Empresas especializadas no assunto costumam cobrar caro por esse tipo de serviço. 

2. Controle das Informações 

Quando a folha de pagamentos é feita por uma empresa contratada, todos os dados e informações necessários precisam ser passados pela contratante. Dados insuficientes ou incorretos podem vir a causar erros e gerar a necessidade de retrabalho. 

Quando isso é feito internamente, é muito difícil de acontecer situações onde exista a falta de dados. Todas as situações podem ser rapidamente averiguadas e, portanto, pode-se considerar que quanto ao controle das informações, também existem vantagens. 

3. Segurança de dados 

Mandar dados que são confidenciais da empresa e de seus colaboradores para outro local é algo que gera muitas preocupações. Porém, quando se opta pela terceirização da folha de pagamento, isso é necessário. 

Nesses casos, a segurança dos dados pode ficar comprometida, já que não depende apenas do seu sistema interno, mas de um terceiro. Com a LGP os cuidados com a segurança das informações deve ser redobrada. Quando o processo é feito internamente, então esse risco é eliminado. 

Além disso, atualizações de dados podem ser feitas de forma rápida, sem a necessidade de cruzamento dos dados com sistemas externos. E ainda, dados confidenciais são mantidos internamente. 

4. Integração 

O sistema de folha de pagamento pode estar integrado a outros sistemas utilizados pela empresa, o que facilita muito a compilação e a consulta de dados. 

Exemplos de softwares que funcionam de forma integrada com a folha são os cartão-ponto, que registram as cargas horárias de colaboradores para realização do cálculo salarial. Tudo isso funcionando de forma interna, a eficiência é aumentada. 

5. Assertividade na tomada de decisão 

Ter um profissional ou uma equipe de profissionais dedicada especialmente a essa função permite um acompanhamento mais criterioso de todos os acontecimentos, com uma análise de operações precisa de relatórios e indicadores. 

Isto contribui para aumentar a assertividade na tomada de decisão, já que toda a rotina do setor é conhecida pelo profissional responsável. 

6. Concentração das atividades em um único local 

Quando a folha de pagamento é terceirizada, isso não isenta a empresa de realizar outras diversas atividades relacionadas ao setor de RH, como a divulgação de novas vagas, processo de seleção, cursos internos, recrutamento e o treinamento de novos profissionais. 

Além disso, independentemente se a folha for terceirizada, ainda sobram para o setor as admissões e as demissões, o controle do ponto, a criação e preparação de campanhas estratégicas, etc. 

Tudo isso pode funcionar no mesmo local e todas as demandas podem ser cumpridas pelo mesmo profissional ou equipe, integrando não apenas os sistemas, mas todas as informações e o controle delas. 

7. Pagamento integrado automatizado 

A possibilidade da conferência de informações no mesmo local também ajuda a evitar erros em relatórios de gastos e holerites, além de permitir que os pagamentos sejam realizados automaticamente por meio da integração com a contabilidade. 

8. Processamento mais rápido das informações 

Salários mensais, 13º, férias, relatórios de admissão e demissão, são rotinas frequentes do setor de RH. Tendo a folha de pagamento interna, todos esses procedimentos ganham maior agilidade e as informações são processadas de forma mais rápida. 

Considerando as regras atualizadas do eSocial, essa implementação ajuda a evitar que a empresa não faça os lançamentos no vencimento, como de colaboradores novos no fechamento do mês. Situações essas que podem vir a comprometer o funcionamento. 

Por que internalizar? 

• Costuma ser mais econômico; 
• Maior segurança dos dados e informações confidenciais; 
• Pode funcionar de maneira integrada a outros softwares de gestão; 
• É possível ter informações atualizadas em tempo real; 
• Evita erros cometidos pela falta de informações; 
• Processos mais ágeis; 
• Rapidez e eficiência; 
• Melhor preparação e assertividade em momentos de tomada de decisão; 
• Controle total das informações. 

Os desafios da internalização da Folha de pagamento 

O principal desafio enfrentado por quem opta por fazer a internalização da Folha de Pagamento é a estruturação da equipe de RH e os custos com a equipe dedicada ao setor. 

Um passo importante é buscar pela contratação de profissionais com experiência no setor e que possam desempenhar essa função com a qualidade esperada. A atualização de conhecimentos também é importante para manter o setor sempre funcionando de forma eficiente. 

Outro fator de extrema importância é quanto aos equipamentos e tecnologias utilizados para a gestão das informações. Softwares de gestão que contemplem todas as necessidades da empresa, oferecendo rapidez e eficiência, fazem com que o trabalho renda e a internalização compense financeiramente. Saiba mais aqui sobre como otimizar os serviços de RH com um sistema automatizado. 

Além disso, esses sistemas precisam oferecer toda a segurança necessária para as informações da empresa. Portanto, na hora de contratar, invista em quem tem experiência no seotr e possa garantir a alta qualidade dos serviços realizados na sua empresa com sistemas de gestão qualificado e eficiente. 

Conheça a solução de Folha de Pagamento da StarSoft, e aperfeiçoe a gestão e o controle dos processos do DP. dando à área uma gestão visual permitindo análises da Ficha Financeira, do fechamento do ponto, com todos os proventos e descontos a serem integrados na folha de pagamento. E conte com suporte dedicado para você otimizar ainda mais seus processos para tornar seu departamento ainda mais estratégico.