Como otimizar os serviços de RH com um sistema automatizado

Ainda hoje, muitas empresas adiam processos que podem ajudar no crescimento da empresa por conta de sobrecarga no setor de Recursos Humanos (RH). Em empresas pequenas, principalmente, essa área costuma acumular funções de gestão de pessoas, facilities, além de administração financeira.

Quando a empresa precisa passar por um processo seletivo então, todo RH congela suas funções e se dedica à seleção. De acordo com pesquisa do IBOPE, em processos de admissões, 98% dos documentos são entregues pessoalmente, o que demanda um grande trabalho de quem vai analisar.

Além disso, em recente levantamento realizado pela Acesso Digital, foi comprovado que 60% das admissões geram retrabalho para área de Recursos Humanos. Sendo assim, automatizar os serviços de RH da sua empresa é uma ótima opção visando a otimização de processos.

 

O que significa automatizar o RH? 

Muitos processos ainda precisam de execução exclusivamente manual, mas muitos deles não. Logo, automatizar um serviço significa utilizar programas, softwares ou qualquer outro artifício tecnológico para que essa função seja feita de forma digital e automática.

Assim, a função do colaborador deixa de ser a execução e passa a ser a análise dos resultados. Dessa forma, os profissionais podem dedicar o tempo para as funções burocráticas que não podem ser automatizadas, ganhando mais tempo e, dessa forma, sendo mais produtivos.

Quais áreas podem ser automatizadas? Como falamos acima, algumas áreas ainda exigem trabalho manual. Mas qual delas podem – e devem – ser automatizadas para que o setor de RH trabalhe de forma otimizada?

 

1. Organização dos arquivos dos colaboradores

Pense em uma sala com várias caixas e, dentro delas, uma papelada imensa contendo as informações pessoais e profissionais de cada colaborador. Um acidente de trabalho acontece e o gestor precisa, urgentemente, das informações de um funcionário. Mas o RH precisa olhar cada papel até achar as informações da pessoa desejada. Em pleno 2020, este cenário não é mais aceitável, não é mesmo?

Contudo, ainda que não seja nesse extremo, muitas empresas ainda não têm um banco de dados digital com as informações dos colaboradores. Então, esta é a primeira área que precisa ser automatizada no setor de RH.

Ter esses dados organizados virtualmente permite que:

  • eles sejam atualizados frequentemente de forma rápida;
  • todos os gestores tenham acesso sempre que precisarem;
  • os dados estejam salvos em uma plataforma segura;
  • procedimentos como férias, promoções e até demissões sejam agilizados.

2. Movimentação financeira

Engana-se quem pensa que os pagamentos de uma empresa se limitam aos salários dos funcionários. Além deles, também existem contas como eletricidade, planos de saúde e todos os softwares que são utilizados pela empresa.

Além disso, também é de responsabilidade do RH (em algumas empresas), acompanhar todo o dinheiro que entra no caixa da empresa. Agora, imagine realizar todos esses processos manualmente? Essa função, especificamente, além de se tornar mais rápida com sistemas automatizados, ainda diminui drasticamente as chances de falhas – o que é essencial quando se lida com dinheiro.

O pagamento automático, por exemplo, pode ser acordado com o próprio banco e garante que tanto o pagamento de contas quanto os salários dos colaboradores nunca atrasem. Já o fluxo do caixa pode ser monitorado 24h por dia através de softwares de gestão fiscal.

 

Admissões

Como falamos no início do post, os processos de contratação geram 60% de retrabalho ao setor de RH. Isso se deve a margem de falha humana que afeta tanto os candidatos, que podem fornecer informações equivocadas, como os funcionários do RH, que podem deixar passar alguma informação.

Além disso, automatizar essa função permite que boa parte do processo, como os testes iniciais, sejam feitos de forma automática. Além de gerar o teste, algumas plataformas também analisam os resultados, separando automaticamente os candidatos que avançam para a próxima etapa da seleção.

 

Treinamentos e comunicação com os colaboradores

A comunicação interna é um dos pontos principais para que a empresa caminhe junto na mesma direção e obtenha os resultados desejados.

Sendo assim, ter uma interface onde cada setor possa compartilhar novidades e onde o gestor da empresa possa disponibilizar comunicados é essencial. Além de ter apenas um trabalho e atingir todos, também é possível receber feedback e esclarecer dúvidas em um só lugar.

E os benefícios não param por aí. Quando um novo funcionário é contrato, além do treinamento específico da sua função, um funcionário antigo é deslocado da sua função – geralmente algum componente do RH – para repassar a cultura organizacional e os valores da empresa, além de pontos importantes sobre segurança do trabalho e das informações.

Em um sistema de gestão empresarial, essas informações podem ser dispostas de forma didática e simples, necessitando apenas que o novo colaborador as leia. Ao final, é possível também criar testes simples para atestar a eficiência da comunicação.

Automatizar esse processo evita deslocamento de função e otimiza o tempo de adaptação do novo funcionário.

Demissão

Assim como a admissão, a demissão é um processo que demanda muita atenção. Dependendo do cargo e do tempo de casa do ex-colaborador, muitas informações precisam ser organizadas como os valores a serem recebidos.

Voltando ao banco de dados digital dos funcionários, ter essas informações ligadas ao software de admissão e desligamento é fundamental, pois só assim o RH consegue identificar quais serviços precisam ser cancelados – como plano de saúde e auxílio-alimentação.

Após o cancelamento desses benefícios, o próprio sistema pode excluir automaticamente os dados do ex-funcionário, atualizar e fazer backup do banco de dados.

Sendo assim, é notório que a automatização dos processos de recursos humanos, quando feita de forma coerente e analisada, é um passo importante para a otimização dos processos e, consequentemente, para números melhores da empresa, não é mesmo?

 

Escrito por Lilian Haro, especialista de Folha de Pagamento da StarSoft.

 

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