É comum que ocorram contratempos que podem afetar a regularidade do colaborador na empresa. Afinal, esperar que não aconteçam esses momentos é ilusório. Contudo, a falta constante do trabalhador é um ponto de alerta, o qual pode prejudicar a performance dele e do âmbito organizacional.

Considerando esse fator, a StarSoft desenvolveu o conteúdo a seguir que vai te ajudar a calcular custo da taxa de absenteísmo da sua empresa, e ainda dar algumas dicas para reduzir o absentismo no local de trabalho.

O que é absenteísmo do colaborador?

É considerado absenteísmo a ausência crônica ou habitual do local de trabalho, muitas vezes não planejada e não anunciada. Claro, todos os colaboradores faltam ao trabalho ocasionalmente, mas é importante diferenciar entre absenteísmo e outras formas de ausência.

O absenteísmo não é uma ausência legítima justificada pelo empregador ou resultante de condição médica ou deficiência. Tanto as faltas legítimas quanto o absenteísmo podem impactar sua organização, mas entender qual é o primeiro passo para diminuir a taxa será importante para diminuir seus efeitos.

Também é fundamental classificar os principais tipos de absentismos presentes nos ambientes de trabalho:

Dos tipos de absenteísmos

A classificação se dá entre:

Ausências justificadas do trabalho (não absenteísmo)

Doença súbita, licença familiar e licença pessoal são alguns exemplos de ausências que chegam sem aviso prévio, mas são legítimas e, portanto, podem ser justificadas pelo empregador. Isso não se transforma em absenteísmo, a menos que a ausência seja prolongada ou repetida sem uma causa de apoio.

Ausências programadas são o melhor tipo; eles vêm com aviso prévio, férias, feriados e ausências médicas previsíveis, como licença maternidade ou recuperação cirúrgica, todos se enquadram nesta categoria. Estes não são habituais ou tomados sem um bom motivo, portanto, não é absentismo. Eles são totalmente legítimos e mais fáceis de preparar, portanto, causam um empecilho mínimo na produtividade.

 Ausências injustificadas do trabalho (conhecido como absenteísmo)

O absenteísmo geralmente é definido como ausência crônica ou habitual sem um bom motivo, mas a maioria dos gestores não percebe que o absenteísmo também inclui ausências parciais, como atrasos, saídas antecipadas e até almoços prolongados.

O absenteísmo, antes de mais nada, falta em uma área: a legitimidade. Anunciada ou não, qualquer ausência repetida ou prolongada sem um bom motivo é considerada absenteísmo.

Como calcular custo da taxa de absenteísmo

Para calcular uma taxa de absenteísmo, você precisa de dados de ausência do colaborador. Esses dados devem conter pelo menos o número de dias que um indivíduo ou grupo ou indivíduos estiverem ausentes e as datas associadas a essa ausência. Você também precisará do número de dias úteis disponíveis em um determinado período.

Assim, de acordo com a Organização Internacional de Padronização (ISO),  a taxa de absenteísmo é medida da seguinte forma:

Taxa de absenteísmo = Número de dias ausentes

 ÷

número de dias de trabalho disponíveis em um determinado período

Ou seja, essa taxa  de absenteísmo pode ser usada para qualquer período de tempo. Então, vamos examinar cada parte da fórmula do absenteísmo.

Primeiro, precisamos do número de dias ausentes. É o número de dias que um funcionário esteve 100% ausente, geralmente contabilizados por um gestor, software ou Sistema de Informações de uma organização sobre o registro de ausências de seus funcionários.

Em seguida, precisamos do número de dias úteis disponíveis em um determinado período. Isso varia muito, pois os feriados oficiais não contam para a taxa de absenteísmo. Afinal, você não pode faltar ao trabalho se não houver trabalho.

Inclusive, a fórmula da taxa anual de absenteísmo é muito semelhante:

Taxa de absenteísmo anual = número de dias ausentes durante o ano

 ÷

número de dias de trabalho disponíveis no ano

Para calcular o número de dias de trabalho disponíveis, considere o número de dias do ano, menos dias de fim de semana, feriados, feriados facultativos (incluindo os dias obrigatórios da empresa) e dias de folga voluntários (dias de férias e dias especiais).

Taxa de absenteísmo | Calculando em exemplo

É importante inserir ao gestor uma forma mais prática de entender como calcular custo da taxa de absenteísmo. Assim, em um exemplo referente ao ambiente de trabalho atual de sua organização, calculamos uma equipe de 20 pessoas, onde cada uma cumpre uma jornada de seis horas por dia. Se cada funcionário trabalha em torno de seis horas por dia, por volta de 20 dias por mês, é aplicado a seguinte equação:

20 colaboradores X 6 horas de trabalho

x 20 dias no mês

= 2.400 horas/mês

Agora é o momento de computar atrasos, faltas e saídas antecipadas de seus colaboradores. Iniciemos a partir das faltas, por exemplo: no mês X, 10 funcionários faltaram um dia cada um, o que transforma os números em dias perdidos em horas. Assim, o cálculo é:

10 funcionários X 6 horas por dias

= 60 horas perdidas de trabalho

Não se esqueça também de considerar os minutos de atrasos e transformá-los em horas. Por isso, imagine que em sua equipe de 20 pessoas, 12 colaboradores tenham se atrasado 20 minutos cada. É o estágio onde multiplicamos o número de minutos de atraso pelo total de pessoas que se atrasaram:

20 minutos X 12 colaboradores

= 240 minutos

Agora, transformamos esse valor de minutos em horas, encontrando 4 horas de trabalho perdidas com esses atrasos. Também, em seguida, somamos as horas decorrentes de faltas com os minutos resultantes anteriormente:

60 horas de ausências + 4 horas de colaboradores atrasados

= 64 horas de abstenção ao trabalho

Após esses cálculos, é fundamental saber o índice de absenteísmo em percentual. Assim, divida o número de horas perdidas pelo número de horas de trabalho não executadas pela sua equipe e logo multiplique o resultado por 100.

64 horas de abstenção ao trabalho X 2.400 horas de trabalho normais por mês X 100

= 2,6

Ou seja, em sua empresa, o nível de absenteísmo é de 2,6% em um mês.

Como diminuir o absenteísmo em uma organização

No caso de absenteísmo, a melhor forma de neutralizar os efeitos negativos é, antes de mais nada, tentar evitar que o problema aconteça. Isso não significa que não acontecerá mais, mas significa que acontecerá com menos frequência. Ou seja, prevenir o absenteísmo significa ser um melhor empregador. Parece simples demais, mas é o tema subjacente de cada estratégia individual para manter seus funcionários presentes, produtivos e pontuais.

Muitos funcionários faltam sem aviso prévio e o fazem por alguns motivos, dentre eles:

• Falta de comunicação entre as partes;
• Baixa compensação monetária;
• Falta de benefícios;

Suas preocupações giram em torno de passar o tempo das férias em outra coisa que não seja férias, ou podem temer que o gestor recusará seu pedido por um período de folga. Além disso, sentem-se desvalorizados ou desinteressados e não vêem a obrigação de notificar ninguém de que perderão o trabalho. Ou podem simplesmente tirar proveito de um gestor que oferece segundas chances infinitas devido à gentileza ou falta de outros colaboradores disponíveis.

Então, se você está procurando reverter a tendência de absenteísmo não anunciado, precisa melhorar a maneira como lida com todos esses elementos causais em seu local de trabalho.

Complemente sua leitura com o nosso artigo sobre como reduzir o absenteísmo no trabalho e quais problemas a alta taxa de absenteísmo pode causar!