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Como conduzir uma análise de custo-benefício do seu ERP

Analisar o custo-benefício de um sistema de gestão, como o ERP, é uma tarefa primordial na gestão, assim como avaliar o investimento em outros softwares e serviços. Contudo, ainda há profissionais que têm dúvidas de como fazer essa avaliação de maneira assertiva. 

E, no caso do ERP, os gestores precisam realizar a análise de custo-benefício para compreender os benefícios que o sistema tem gerado, possíveis problemas e até mesmo melhorias. 

Portanto, neste artigo, você vai entender como conduzir uma análise de custo-benefício do seu ERP e saber algumas particularidades dessa avaliação importante. Confira! 

Por que analisar o custo-benefício do ERP?

O ERP é, de fato, um importante aliado na gestão da empresa, especialmente quando tratamos de administração, fisco e compliance. Sabendo disso, o gestor precisa escolher o sistema mais adequado para a empresa. Por isso, a análise de custo-benefício precisa ser feita com certa periodicidade e corretamente.  

O sistema de gestão empresarial padroniza e otimiza processos. Além disso, mantém as informações armazenadas em nuvem, unificando os dados em um só local.   

Contudo, por ser uma ferramenta utilizável praticamente em todos os negócios, existem diversos fornecedores no mercado. Assim, os sistemas têm suas particularidades e nem todos servem para sua empresa.  

Então, esse é outro fator que reforça a necessidade de avaliação sobre o investimento e indica como é importante analisar se esse ERP continua sendo o mais adequado para seu negócio. 

Além disso, o investimento em um sistema ERP é consideravelmente alto, envolve custos com implantação, reserva de tempo para treinamento da equipe e para a adaptação desse recurso. 

 Portanto, o gestor precisa entender qual tem sido o retorno dobre esse investimento, como tem sido a atuação do sistema, quais resultados tem gerado e o que ele espera ainda desse software, além de identificar se é o momento de manter ou trocar de ERP. 

Conceito do ERP

 Então, caso você não saiba, a sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”. Em português, é também conhecido como sistema de gestão empresarial ou integrado.  

O conceito dessa tecnologia é centralizar as informações em uma única plataforma, com o objetivo de tornar o fluxo dos dados empresariais mais fluidos e de fácil compartilhamento entre setores. 

Na prática, o ERP auxilia gestores a melhorarem seus processos internos e integrar áreas e atividades da organização.  

Como benefício dessa integração junto aos profissionais, a empresa tem uma melhor atuação dos setores, como: financeiro, vendas, fiscal, estoque, frota e até mesmo RH. 

Ah, e vale citar que os gestores ao contratarem um ERP tem também como intuito a eliminação da duplicidade dos dados, que pode dificultar o compliance e LGPD.

Alguns tipos de ERP

Como o ERP automatiza as tarefas e agiliza o dia a dia dos profissionais, a ferramenta acaba otimizando bastante os setores. Então, por conta disso, as empresas acabam tendo duas modalidades do sistema, uma mais tradicional e outra mais moderna, como: 

ERP em nuvem

Como uma opção mais atual, o ERP em nuvem tem sido escolhido por empresas com grande fluxo de informações e que desejam levar inovação às operações. 

Ele funciona basicamente com as mesmas funcionalidades de um ERP tradicional, mas com toda infraestrutura (física e virtual) em nuvem.  

Mas, como funciona? Bom, o sistema é acessado via browser e a partir do SaaS (Software as a Service), também conhecido como software como serviço. Desse modo, os usuários acessam a ferramenta online, opera os dados nela e também armazenam em nuvem. 

ERP On-Premise 

O ERP On-Premise nada mais é que o modelo tradicional do sistema, que é instalado na própria empresa. Toda sua estrutura infraestrutura, softwares e manutenção ocorrem internamente. 

Leia também: ERP e hub de integração

Aspectos importantes da análise de custo-benefício

Quando o gestor realiza a análise de custo-benefício ele consegue identificar se o ERP está alinhado às necessidades da empresa e se o recurso tem atendido às demandas internas, principalmente dos usuários. 

Contudo, para identificar se o sistema tem valido o investimento, o gestor precisa estabelecer requisitos mínimos, já que o uso desses indicadores proporcionará uma base para validar a ferramenta. Então, pode ser levado em consideração dois pontos cruciais: 

  1. benefícios que essa ferramenta trará ao negócio; 
  1. custos desse investimento. 

E, para calcular o ROI de um sistema de gestão, o gestor pode analisar fatores operacionais, que justificam o alto investimento, como: 

  • Atendimento às demandas; 
  • Implantação no tempo adequado; 
  • Ganho de potencial; 
  • Aumento de produtividade; 
  • Impacto nos negócios; 
  • redução de erros; 
  • Tarefas automatizada; 
  • Auxílio no compliance;  
  • Menor tempo gasto com tarefas. 

E, como auxílio no cálculo do ROI ou custo-benefício, o gestor deve considerar vantagens diretas e indiretas neste meio tempo, como:

  • Auxílio na competitividade;
  • Melhor atuação dos profissionais; 
  • Adaptação dos usuários; 
  • Distanciamento de riscos fiscais; 
  • Auxílio com a LGPD;
  • Reforço na credibilidade da marca.

Como avaliar os dados

Além de considerar os benefícios que o ERP traz aos negócios, o gestor deverá também avaliar outros dados um pouco mais complexos. Assim, você consegue contabilizar o custo-benefício da tecnologia contratada. Veja algumas sugestões! 

Redução de custos operacionais 

Conforme indicativos aproximados do mercado citados no livro “Implantação de Sistemas ERP”, do autor Colangelo Filho, os sistemas de gestão empresarial, se utilizado corretamente, pode economizar % dos gastos com as atividades operacionais.  

Essa economia ocorre porque, ao automatizar, a empresa reduz custos com horas extras, ferramentas físicas e mão de obra adicional. 

Diminuição de inventário 

Também segundo pesquisas, o ERP pode economizar em média 32% com itens como matéria-prima. Assim, o sistema de gestão corporativa ajuda no planejamento, controle de estoque e de itens comercializados. 

Redução de erros fiscais 

Por conta da automação de tarefas, como: emitir notas fiscais, exportar e enviar dados ao Fisco, organizar notas e demais atividades fiscais e contábeis, a possibilidade de erros fiscais é praticamente nula.  

Além disso, como os profissionais agem com mais estratégia, é pouco provável que a empresa sofra multas e penalizações. 

É importante indicar também que o ERO reduz tempo de dedicação a essas tarefas, já que implica em até 19% de economia nesse setor. 

Aumento de receita 

Por auxiliar de maneira estratégica nos negócios, otimizar a atuação dos profissionais e proporcionar redução de tempo e erros, o ERP também impacta no aumento de receita. O atendimento ao cliente também fica melhor e isso eleva a retenção desses clientes. 

Benefícios intangíveis 

Atenção, nem todos as vantagens do uso de um ERP podem ser metrificadas com total certeza. O que reforça essa afirmação são benefícios importantes, como: melhor eficiência, aumento da produtividade dos profissionais, gestão mais estratégica e assertiva e integração total dos departamentos. 

Conclusão

Saber conduzir uma análise de custo-benefício do seu ERP é um atarefa e tanto, que demanda estratégia, uma visão focada e parâmetros.  

Lembre-se de que essa avaliação é uma projeção e envolve uma estimativa desenvolvida antes mesmo de contratar o software. Por isso, tenha auxílio de seus profissionais, leve em consideração a opinião dos usuários e das métricas ao longo do uso. 

 Porém, tenha sempre em mente as necessidades da empresa e avalie parâmetros que são extremamente importantes para seu negócio, que são: eficiência, integração, produtividade, e retorno na receita.

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