Guia completo da Gestão de Estoque

Controlar o fluxo de produtos em uma empresa é mais do que uma necessidade operacional — é uma peça-chave para garantir a eficiência e otimizar resultados. Uma gestão de estoque bem estruturada ajuda a evitar falhas na cadeia logística e proporciona maior agilidade no dia a dia, permitindo que os processos fluam de forma assertiva.

Com a adoção de uma abordagem estratégica, é possível transformar a forma como os itens são organizados e movimentados, garantindo que todos os recursos estejam sempre disponíveis no momento certo, sem excessos ou faltas.

O uso de soluções modernas desempenha um papel importante nessa transformação, elevando a competitividade e os resultados.

Neste guia, vamos descomplicar todas as informações sobre gestão de estoque, trazendo dicas para melhorar a performance na sua empresa, e explicando como o ERP da StarSoft pode ser seu aliado.

Continue a leitura!

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é o processo de planejamento, controle e monitoramento das mercadorias e materiais que entram e saem de uma empresa. Essa prática inclui a administração de recursos armazenados para garantir a disponibilidade necessária às operações, evitando tanto excessos quanto faltas.

Um controle eficiente ajuda a reduzir custos, otimizar o fluxo de caixa e melhorar a performance operacional. Saber o que, quando e quanto suprir mantém o equilíbrio entre atender à demanda e preservar os recursos de forma organizada.

Além disso, o processo afeta diretamente a capacidade de responder rapidamente aos clientes, impactando tanto a experiência do consumidor quanto a competitividade da empresa.

A utilização de sistemas automatizados, como o ERP StarSoft Applications, permite acompanhar as movimentações de estoque em tempo real, melhorar a reposição e prever demandas futuras, resultando em decisões mais precisas e estratégias alinhadas à realidade de cada operação.

E o que é manutenção de estoque?

A manutenção de estoque abrange todas as ações necessárias para garantir que os itens armazenados estejam sempre em condições adequadas para uso ou venda. 

O processo envolve a organização dos produtos, o monitoramento de prazos de validade e a realização de inventários regulares, assegurando que os materiais estejam prontos para atender à demanda sem prejuízos.

Esse controle impede que mercadorias se tornem obsoletas ou que fiquem fora dos padrões de qualidade. Em muitos casos, pode ser automatizado por sistemas de gestão, otimizando a rotina e minimizando erros. 

Vale destacar que, manter um fluxo eficiente de manutenção previne rupturas no abastecimento, protege contra perdas e sustenta a logística da empresa de forma eficaz.

Ficou curioso para saber mais sobre o tema? Então leia nosso artigo completo sobre manutenção de estoque.

Qual é a importância da gestão de estoque para as empresas?

Considerada um dos pilares fundamentais para alcançar a eficiência operacional, a gestão de estoque é importante, pois garante que as mercadorias certas estejam disponíveis no momento necessário, evitando tanto o excesso quanto a falta de produtos. 

Isso impacta diretamente na satisfação do cliente e na otimização dos custos, proporcionando uma operação mais ágil e eficiente. Empresas que investem em uma boa gestão de estoque conseguem operar com previsibilidade e reduzir os riscos de perdas e desperdícios.

Além de facilitar a logística interna, ela tem influência direta na lucratividade da empresa. Processos de compras otimizados e o uso de sistemas integrados, como o ERP, permitem um controle preciso dos produtos e recursos disponíveis. 

Assim, as decisões se tornam mais estratégicas, embasadas em dados concretos, e aumentam a competitividade no mercado. Outros benefícios que reforçam a necessidade de expertise nessa gestão incluem:

• Redução de custos operacionais: evita compras desnecessárias e o acúmulo de produtos parados no estoque;
• Melhora no fluxo de caixa: permite equilibrar a entrada e saída de produtos, otimizando os recursos financeiros da empresa;
• Prevenção de perdas e obsolescência: facilita o controle de validade e qualidade dos produtos armazenados;
• Atendimento mais eficiente ao cliente: garante que os produtos estejam disponíveis para atender à demanda, melhorando a satisfação do consumidor;
• Tomada de decisão mais precisa: permite uma visão clara dos recursos disponíveis, facilitando a projeção de necessidades futuras.

Estoque e gestão de suprimentos: como alinhar?

Para garantir a utilização eficiente dos recursos de uma empresa, a gestão de estoque deve estar em harmonia com a gestão de suprimentos. O alinhamento entre as áreas é essencial para evitar falhas no abastecimento e a sobrecarga de produtos armazenados.

Empresas que integram esses processos conseguem operar de forma mais fluida, minimizando o impacto de imprevistos logísticos e reduzindo os custos associados ao armazenamento e aquisição de materiais.

Para alcançar esse alinhamento de maneira eficaz, é importante adotar práticas estratégicas como as que apresentamos abaixo:

Alinhe aquisição de suprimentos e estoque

A sincronização entre a aquisição de suprimentos e o controle de estoque ocorre por meio de um planejamento criterioso e uma análise constante dos dados de consumo e demanda. Ao prever as necessidades com base no histórico de vendas e projeções de mercado, a empresa evita a compra excessiva ou insuficiente de materiais.

O monitoramento constante dos níveis de estoque e realização de pedidos de suprimentos no momento ideal também reduz a necessidade de armazenagem prolongada e os riscos de obsolescência. A abordagem ainda melhora o capital de giro, permitindo à empresa manter um fluxo de caixa equilibrado e eficiente.

Para maiores detalhes sobre o alinhamento entre aquisição de suprimentos e estoque, leia nosso artigo completo!

Fique de olho nos principais indicadores de suprimentos

Os indicadores são essenciais, pois oferecem insights valiosos sobre o desempenho dos processos e ajudam a identificar áreas que podem ser otimizadas. 

Portanto, tenha sempre atenção nos seguintes indicadores de suprimentos:

• Lead time de fornecimento: tempo necessário para que um pedido de compra seja entregue após a solicitação;
• Nível de estoque: quantidade de itens disponíveis em relação à demanda projetada;
• Custo de aquisição de suprimentos: valor gasto na compra de materiais, incluindo transporte e armazenamento;
• Giro de estoque: frequência com que os produtos armazenados são vendidos ou utilizados em determinado período;
• Taxa de ruptura: porcentagem de vezes em que a empresa fica sem produtos para atender a demanda;
• Previsão de demanda: acurácia nas projeções de vendas futuras, permitindo um planejamento mais assertivo;
• Custo de armazenagem: gastos relacionados ao armazenamento dos produtos, como aluguel e energia.

Monitore os principais riscos

A falta de controle sobre os riscos e desafios pode gerar rupturas na cadeia logística e comprometer o abastecimento. Por isso, identificar os principais pontos de atenção e implementar estratégias de mitigação são ações que ajudam a reduzir impactos negativos. 

Entre os principais desafios enfrentados na gestão de suprimentos estão:

• Flutuações na demanda: variações no volume de pedidos podem gerar tanto excesso quanto falta de produtos no estoque;
• Problemas com fornecedores: atrasos ou falhas na entrega podem interromper o fluxo de materiais essenciais;
• Custos logísticos elevados: transporte e armazenamento ineficientes aumentam o custo operacional da empresa;
• Falta de integração entre setores: ausência de comunicação adequada entre áreas dificulta o alinhamento entre demanda, compras e estoque;
• Obsolescência de produtos: materiais que ficam por muito tempo armazenados podem perder valor ou utilidade.

Quer saber mais detalhes e estar preparado para enfrentar esses riscos? Então leia nosso artigo sobre as cinco estratégias para gestão da cadeia de suprimentos.

Faça o controle de materiais

O controle de materiais é fundamental para garantir que a empresa tenha os itens certos, na quantidade adequada e no momento certo. Essa prática envolve monitorar o fluxo de entrada e saída de produtos, bem como a organização do estoque de forma eficiente. 

O controle bem-feito reduz desperdícios e evita faltas, melhorando o planejamento e a previsão de demanda.

Para realizar esse controle, é importante utilizar um sistema de gestão integrado que permita acompanhar em tempo real o status dos materiais. A atualização constante das informações e o acompanhamento de métricas ajudam a manter a operação fluida, reduzindo os impactos de desvios ou erros no processo.

Elabore um inventário para o estoque

O inventário de estoque é um controle periódico que oferece uma visão clara da situação do que está armazenado e facilita a identificação de possíveis falhas ou excessos. Ele deve ser realizado em momentos estratégicos, como no fechamento do período fiscal, ou antes de grandes movimentações logísticas.

No entanto, antes de iniciar o processo é preciso entender qual o tipo de inventário mais adequado para sua empresa, confira os principais:

• Inventário rotativo: verifica continuamente uma parte do estoque ao longo do tempo, permitindo maior controle diário;
• Inventário anual: realizado uma vez por ano, ideal para empresas com baixo volume de movimentação de produtos;
• Inventário cíclico: revisa o estoque de acordo com a importância e o valor dos itens, focando em produtos mais críticos para a operação.

Acesse nosso conteúdo completo sobre inventário de estoque para saber mais!

Dicas para manter o estoque sempre organizado

Como vimos anteriormente, uma gestão de estoque eficiente traz diversos benefícios para as empresas, desde a redução de custos até a melhoria no atendimento às demandas do mercado. 

A seguir, confira dicas práticas para garantir que o estoque de sua empresa esteja sempre em ordem e funcionando da melhor maneira possível.

Conheça o tipo de estoque que sua empresa tem

Cada modelo de estoque tem características específicas que atendem melhor a diferentes tipos de negócios. Identificar qual deles é o mais seguro para sua empresa facilita a organização e otimiza o fluxo de mercadorias. 

A escolha correta depende do setor de atuação, do volume de produtos e da estratégia de armazenamento. Entre os principais tipos de estoque, estão:

• Estoque mínimo: mantém a quantidade mínima de produtos para garantir o abastecimento sem excessos;
• Estoque máximo: estabelece um limite superior para evitar excesso de itens e gastos desnecessários com armazenamento;
• Estoque de segurança: utilizado para prevenir falhas no abastecimento em caso de flutuações de demanda ou problemas com fornecedores;
• Estoque consignado: permite que os produtos sejam armazenados pela empresa, mas pertencem ao fornecedor até o momento da venda;
• Estoque sazonal: ajustado para atender à demanda em períodos específicos do ano, como datas comemorativas ou picos sazonais de consumo.

Monitore frequentemente para evitar prejuízos

O monitoramento constante do estoque é um dos pilares para evitar desperdícios e prejuízos financeiros. Sem um controle adequado, produtos podem ser perdidos por vencimento, obsolescência ou extravio. 

Essa prática assegura que a empresa esteja sempre preparada para atender à demanda sem comprometer o fluxo de caixa. Além de evitar perdas, o monitoramento permite a correção de falhas no processo de compra e armazenagem. 

Empresas que adotam um sistema de gestão eficiente conseguem prever oscilações de mercado e ajustar suas operações conforme necessário, otimizando o uso de recursos e aumentando a rentabilidade.

Adote a metodologia SKU em sua organização

A implementação da metodologia SKU (Stock Keeping Unit) contribui para organizar e identificar os produtos no estoque. 

Um SKU nada mais é que um código único atribuído a cada item, facilitando a localização e o controle. A padronização aumenta a eficiência no manuseio e permite um controle preciso de entrada e saída das mercadorias.

Além disso, o SKU auxilia na gestão de diferentes variáveis, como cor, tamanho e características específicas de cada produto. Ao adotar essa metodologia, o gestor de estoque tem uma visão clara da movimentação de cada item, o que impacta diretamente na tomada de decisões de reposição e compra.

Adote a tecnologia na rotina de controle de estoque

O uso de sistemas tecnológicos na gestão de estoque otimiza o processo e diminui erros humanos. Softwares especializados, como o ERP StarSoft Applications possibilitam o acompanhamento em tempo real das movimentações de mercadorias. 

Ainda são emitidos alertas sobre níveis críticos de produtos e previsões de demanda, aumentando a precisão e a agilidade na tomada de decisões.

Ferramentas de gestão também oferecem integração com outras áreas da empresa, como compras e vendas. Esse alinhamento proporciona uma visão sistêmica de toda a cadeia logística, otimizando o fluxo de informações e garantindo maior eficiência operacional.

Entenda mais sobre o uso da tecnologia no controle de estoque, lendo nosso artigo!

Outras áreas da cadeia logística que impactam na gestão do estoque

Além da relação com a gestão de suprimentos, existem outras áreas da cadeia logística que influenciam o fluxo de mercadorias e o controle dos recursos. Elas atuam em conjunto para garantir que os processos sejam eficientes e atendam à demanda do mercado. 

Setor de compras

Compras realizadas de forma desorganizada ou sem planejamento podem resultar em excesso, ou falta de mercadorias. Esse desequilíbrio gera prejuízos financeiros e afeta tanto o fluxo de vendas quanto a produção. 

Por outro lado, uma gestão de compras eficiente garante a reposição ideal, respeitando prazos e mantendo a disponibilidade de produtos em níveis adequados.

A automação no setor de compras é uma tendência que tem trazido bons resultados. Ferramentas automatizadas facilitam a análise de dados, permitem previsões mais assertivas e garantem maior agilidade na reposição de produtos, evitando interrupções no abastecimento e minimizando custos com armazenamento.

Transporte e controle de frota

O transporte eficiente garante que as mercadorias cheguem ao destino no prazo, evitando perdas e mantendo o fluxo de reposição em dia. O mau gerenciamento pode gerar atrasos, aumento de custos com fretes e até a perda de mercadorias perecíveis.

Ter um controle de frotas assertivo ajuda a otimizar rotas e gerenciar a manutenção dos veículos, reduzindo custos operacionais e garantindo que o estoque seja movimentado de maneira eficiente. 

Além disso, sistemas de gestão de frota permitem uma visão mais clara dos prazos de entrega e das condições de transporte, favorecendo uma gestão integrada entre estoque e logística.

Contas a pagar e receber

É fundamental ter um controle rigoroso das finanças para garantir que as aquisições de mercadorias ocorram no momento adequado, sem prejudicar o fluxo de caixa da empresa. 

Essa organização também favorece um planejamento mais eficaz na reposição de produtos e previne a acumulação de dívidas desnecessárias. Os principais benefícios do alinhamento entre as contas e o estoque são:

• Otimização do fluxo de caixa, garantindo que compras sejam feitas conforme a capacidade financeira;
• Maior previsibilidade e controle dos prazos de pagamento e recebimento, permitindo planejamento adequado das compras;
• Redução de custos com juros e multas, ao evitar atrasos no pagamento de fornecedores;
• Melhoria nas negociações com fornecedores, ao cumprir os compromissos financeiros de forma precisa.

Saiba mais detalhes sobre o setor de compras a pagar lendo nosso artigo sobre o tema!

Fornecedores

A interação entre a empresa e seus fornecedores impacta diretamente a reposição de mercadorias e a qualidade dos produtos no estoque. Cultivar uma comunicação eficaz e um bom relacionamento com esses parceiros externos assegura entregas pontuais e a manutenção dos padrões de qualidade.

Dessa forma, implementar sistemas de gestão para monitorar fornecedores simplifica o controle de pedidos e prazos de entrega. Tais recursos automatizam os processos de compras, garantindo que as demandas sejam atendidas rapidamente e reduzindo o risco de atrasos ou falhas na entrega.

Uma gestão eficaz de fornecedores reflete diretamente na estabilidade do estoque e na eficiência das operações da empresa.

O poder da tecnologia a serviço da gestão de estoque

Como deixamos claro em diversos pontos deste texto, a tecnologia tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam seus estoques. 

Ferramentas como o ERP StarSoft Applications oferecem uma solução completa para integrar departamentos, monitorar operações e controlar o desempenho, permitindo uma visão estratégica e unificada do negócio. 

Com o uso desses sistemas, as empresas otimizam processos e se tornam mais Data Driven, baseando suas decisões em dados precisos e atualizados.

A transformação digital, impulsionada por sistemas ERP, possibilita uma gestão de estoque mais eficiente, minimizando erros e aumentando a produtividade. 

O ERP StarSoft Applications potencializa esses benefícios ao oferecer uma plataforma que automatiza processos, integra dados e facilita o acesso às informações mais relevantes para a tomada de decisões.

Confira os principais benefícios que oferecemos:

• Integração total entre departamentos, melhorando o fluxo de informações e evitando falhas na comunicação;
• Monitoramento em tempo real das operações, possibilitando ajustes rápidos quando necessário;
• Controle automatizado de desempenho, garantindo precisão nas atividades de gestão de estoque;
• Redução de custos operacionais, com a eliminação de processos manuais e redundâncias;
• Maior assertividade nas decisões, com base em dados confiáveis e atualizados.

Empresas que adotam soluções como o ERP StarSoft Applications se destacam pela eficiência e estratégia. 

Para entender melhor como essa transformação digital pode impulsionar o desempenho da sua empresa, solicite agora mesmo uma demonstração e veja como integrar, monitorar e controlar a gestão de estoque de forma estratégica e eficiente.