Veja a lista dos principais tipos de notas fiscais
Quem trabalha na área de finanças de uma empresa certamente precisa entender e lidar com diferentes tipos de nota fiscal. [...]
Se você gerencia um negócio, provavelmente concorda que um bom controle de notas fiscais é indispensável para manter a gestão financeira e todas as obrigações da empresa em dia. Em meio à rotina agitada de um negócio, às vezes falta tempo para organizar a documentação. Contudo, pense no tempo perdido e nos riscos fiscais de […]
Se você gerencia um negócio, provavelmente concorda que um bom controle de notas fiscais é indispensável para manter a gestão financeira e todas as obrigações da empresa em dia.
Em meio à rotina agitada de um negócio, às vezes falta tempo para organizar a documentação. Contudo, pense no tempo perdido e nos riscos fiscais de manter as notas empilhadas em intermináveis pastas e planilhas desorganizadas.
Para evitar problemas, garantindo uma visão clara, localização prática e controle preciso das suas notas, basta adotar algumas boas práticas na sua rotina administrativa.
Quer entender melhor a importância de um bom controle de notas fiscais e como controlar as notas fiscais de entrada e saída de um jeito mais eficiente? Explore os principais detalhes que você precisa saber sobre o tema ao longo deste artigo.
Você provavelmente já está ciente de que as notas fiscais são utilizadas como comprovantes da transação de valores em uma compra específica. Sua função é registrar todas as informações tributárias necessárias sobre o produto ou serviço comercializado.
Assim, o controle de notas fiscais se refere à organização desses documentos para resguardar a empresa.
No âmbito fiscal, a Receita Federal conduz uma fiscalização rigorosa sobre todos os valores relacionados às transações de uma empresa. Assim, ao evitar divergências nos registros, o controle previne penalidades e até enquadramento em crimes como sonegação.
Uma organização eficaz das notas permite manter um registro preciso sobre todas as transações financeiras. Isso inclui suas receitas, despesas e tributos.
Dessa forma, a administração das notas também impacta o controle financeiro da empresa. Afinal, ao contabilizar os valores gastos, recebidos e seus impostos, é possível saber como anda o fluxo de caixa e acompanhar a própria lucratividade das operações.
O controle de notas fiscais visa simplificar o processo de armazenamento e consulta desses documentos, mas sua realização pode se tornar burocrática caso não sejam adotadas as práticas certas. Abaixo, veja as melhores dicas para aprimorá-lo.
Agora que você já conhece a importância de prezar por um bom controle de notas fiscais, chegou a hora de explorar as práticas ideais para otimizá-lo na rotina da sua empresa. Confira nossas 6 melhores dicas:
A eficiente organização dos documentos fiscais desempenha um papel crucial na gestão financeira e tributária de qualquer empresa.
Inicie organizando todas as notas fiscais existentes em seu negócio, incluindo tanto as NF-e emitidas pela empresa quanto as recebidas. É importante lembrar que, conforme as exigências legais, todos esses documentos devem ser armazenados por até 5 anos.
Para ter uma rotina fiscal centralizada e eficiente, procure delegar alguns profissionais para fazer a conferência das notas recebidas e os responsáveis pelo seu armazenamento.
Outro ponto de relevância é garantir que os membros da equipe encarregados de emitir as notas da empresa possuam entendimento sobre as siglas, taxas contábeis e tributos preenchidos nos documentos.
Além disso, invista em um sistema que permita o armazenamento digital seguro das notas. Isso facilita o acesso e a recuperação de informações quando necessário, além de contribuir para a otimização dos processos e do próprio espaço da empresa.
A automação dos processos de emissão, recebimento e gestão de notas fiscais reduz significativamente o risco de erros manuais, aumenta a eficiência operacional e economiza tempo.
Hoje em dia, já não há como manter a organização fiscal de uma empresa por meio de armários, gavetas e pastas repletos de papelada.
Seguindo essa lógica, por mais que uma planilha de controle de notas fiscais básica possa ser útil em um primeiro momento, o preenchimento manual dos dados também demora muito e é passível de erros na medida em que o volume de transações da sua empresa aumenta.
Com um bom software ERP, você pode emitir notas fiscais de um jeito mais simples, dentro de uma plataforma totalmente automatizada.
Esse tipo de tecnologia também automatiza outras tarefas repetitivas, como a entrada de dados e a geração de relatórios fiscais. Assim, sua equipe pode se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Ao implementar procedimentos de validação e verificação dos documentos recebidos e emitidos você garante um bom controle de notas fiscais.
Isso se deve ao fato de que, embora a Receita Federal reconheça a autenticidade das notas emitidas pela sua empresa devido ao certificado digital, ainda é importante examinar as notas recebidas por terceiros.
Mesmo que você tenha plena confiança nos seus fornecedores, vale a pena adotar um processo de conferência para evitar dores de cabeça no futuro.
Afinal, essa prática minimiza riscos de multas, além de penalidades por inconsistências ou erros fiscais.
Para iniciar, avalie se todos os campos do documento foram preenchidos corretamente. Além disso, é recomendável consultar o site da prefeitura do município de emissão para assegurar a autenticidade da nota.
Outra alternativa é checar no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) todas as notas geradas para o CNPJ do seu negócio.
Manter o pagamento das notas em dia contribui para evitar atrasos, multas e taxações que podem aumentar a fdatura.
Pagar as notas fiscais em dia é essencial para evitar atrasos, multas e taxações que podem aumentar significativamente determinada fatura.
Sendo assim, é importante manter um calendário atualizado com todos os prazos e obrigações fiscais. Outra boa dica é ter um cronograma de pagamento, elencando um dia para honrar as obrigações de todos os vencimentos da semana posterior.
Não perca de vista também as datas de pagamento de impostos, entrega de declarações e renovação de certificados digitais, por exemplo.
Também vale citar que, para saber o vencimento de uma nota, ela deve ser armazenada de forma sequencial. Contudo, boas ferramentas de gestão fiscal oferecem funcionalidades para alertar sobre esses prazos automaticamente.
Organize as notas fiscais em categorias, isso facilita a gestão financeira e mantém os documentos organizados e acessíveis.
Por exemplo, separar as notas fiscais de venda das de compra, ou agrupá-las por tipo de produto, serviço, cliente ou fornecedor, permite uma visão mais clara dos fluxos de entrada e saída.
Quanto ao critério de categorização, o ideal é optar pelas categorias que melhor se adequem ao seu controle de notas fiscais.
Caso o seu negócio lide com um fluxo muito alto de notas ligadas a diferentes setores internos, também vale a pena criar uma categoria para cada uma dessas áreas. Assim, fica mais fácil saber onde consultar a documentação.
Em todo caso, uma categorização eficaz facilita o acompanhamento do desempenho financeiro do negócio, a identificação de tendências e oportunidades de economia fiscal, além de simplificar a preparação de relatórios exigidos por órgãos reguladores.
Basear o seu controle de notas fiscais em um sistema ERP permite uma gestão ainda mais coesa e centralizada de todos os processos do negócio.
Um ERP eficiente oferece uma visão completa de toda empresa, integrando a emissão das notas fiscais a outras ferramentas de faturamento e também a módulos completos de contabilidade, financeiro, suprimentos, manufatura, contratos e serviços.
Isso não só facilita o controle das notas e favorece a conformidade fiscal, mas também permite aos gestores obter insights valiosos para uma tomada de decisão mais estratégica. Afinal, a ferramenta proporciona uma visão completa sobre a saúde financeira da empresa.
Em resumo, integrar seu controle de notas fiscais e um ERP garante mais eficiência operacional. Isso porque, a plataforma diminui redundâncias, minimiza erros e otimiza os processos da empresa como um todo.
Dito isso, você deve estar se perguntando em qual sistema investir. No próximo item, conheça os diferenciais do ERP StarSoft Applications.
Com o ERP StarSoft Applications, você emite notas fiscais de maneira simples e rápida com um sistema totalmente automatizado.
Além de atender todas as definições das legislações vigentes com tranquilidade, a plataforma permite automatizar todos os processos envolvidos na emissão, validação, assinatura digital, envio e armazenamento seguro dos documentos.
No software, você ainda:
Todos os documentos fiscais ficam armazenados na nuvem, com máxima segurança e flexibilidade.
Você ainda pode acompanhar indicadores em tempo real, gerenciar projetos e contar com uma integração completa de processos com os módulos de contabilidade, financeiro, faturamento, suprimentos, manufatura, contratos e serviços.
Assim, ao escolher o ERP StarSoft Applications, sua empresa cumpre com as obrigações de forma mais eficiente, melhora a integração entre setores, expande seus negócios com inteligência e aprimora todo o seu controle de processos.
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