O FGTS Digital é uma plataforma virtual criada pelo Governo Federal para simplificar e automatizar o processo de prestação de informações das empresas ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS.

Já o sistema eSocial visa unificar a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por parte das organizações. O objetivo é tornar mais eficiente e integrado o cumprimento das obrigações relacionadas aos empregados.

Tanto o FGTS Digital quanto o eSocial representam uma nova etapa na modernização no registro do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço no Brasil.  Para entender melhor quais são os impactos positivos e mudanças, neste artigo, falaremos sobre o FGTS Digital.

No decorrer do conteúdo, mostraremos como o departamento pessoal (DP) pode se adequar e implementar essas inovações nas suas rotinas. Acompanhe os próximos tópicos!

FGTS Digital: quando começa e qual o cronograma?

O FGTS Digital utiliza o banco de dados do eSocial para consultar as informações necessárias para o registro de informações sobre trabalhadores. Com a implementação desse sistema, finda a existência do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Entre as facilidades que o FGTS Digital disponibiliza para a rotina do DP, podemos citar:

• Consulta de extratos de pagamentos realizados;
• Emissão de guias rápidas e personalizadas;
• Verificação de débitos em aberto;
• Individualização dos extratos de pagamento;
• Quitação da multa indenizatória originada nas remunerações atreladas ao período trabalhado.

Recentemente, o Governo Federal anunciou a data de início da utilização do FGTS Digital: março de 2024. Antes dessa implementação oficial, as empresas poderão realizar testes para se familiarizar com as funcionalidades do sistema. Esse período de experimentação será de agosto de 2023 a janeiro de 2024.

Para facilitar o entendimento sobre a linha do tempo das fases de implementação do FGTS Digital, observe a imagem abaixo disponibilizada pelo Governo Federal:

Quais são as mudanças em relação ao formato tradicional?

É importante que o DP já comece a estudar as mudanças vindas com o FGTS Digital. Além disso, os gestores devem elaborar treinamentos para ajudar a equipe a se alinhar com o novo sistema. A seguir, apontamos as principais novidades do FGTS Digital.

Alteração na data de vencimento

A nova data de vencimento para o recolhimento mensal do FGTS será no dia 20 do mês seguinte à competência. No entanto, essa mudança impactará somente os fatos geradores que aconteceram depois do início do FGTS Digital. Sendo assim, os DPs precisam ficar atentos e adaptar os processos, sistemas e rotinas a essa nova data assim que o sistema começar a funcionar.

Recolhimento por PIX

Outra novidade é o recolhimento dos valores ao FGTS. Após o novo sistema iniciar a sua operação, as quantias serão recolhidas somente por meio do PIX (meio de pagamento criado pelo Banco Central do Brasil – BCB). Com isso, os boletos gerados terão um QR Code.

Dessa forma, o pagamento poderá ser realizado diretamente pelo aplicativo ou portal da instituição financeira do trabalhador. Até lá, as empresas devem se preparar para utilizar esse canal de pagamento, bem como entender detalhes pertinentes a ele, como os limites de pagamento.

Geração do Certificado de Regularidade do FGTS

Quando o FGTS Digital for implementado, a ausência de recolhimento das quantias no prazo de vencimento afetará a emissão do CRF (Cerificado de Regularidade do FGTS). Para não haver irregularidades nessa emissão, as empresas precisam dar atenção aos prazos de recolhimentos estipulados pelo FGTS.

Competências anteriores ao FGTS Digital

Existe ainda outro ponto de atenção: os fatos geradores que precedem a implementação do novo sistema. Nesse caso, os empregadores continuarão a cumprir as obrigações por meio do sistema Conectividade Social da Caixa Econômica Federal (CEF). Após a implementação, os recolhimentos seguem pelo FGTS Digital.

eSocial como fonte de dados

Como dito no tópico anterior, o eSocial será a fonte de informações do FGTS Digital. Sendo assim, os dados inseridos no primeiro sistema são transmitidos simultaneamente para o segundo. Na prática, o valor do FGTS será gerado com base nos dados informados pelos empregadores ao eSocial.

Isso aumenta a responsabilidade das empresas. Afinal, qualquer informação errada enviada ao eSocial impactará negativamente na base de cálculo do FGTS do trabalhador. Também é preciso se atentar para o envio correto das informações que mostram o vínculo da empresa com o trabalhador, como: lotação, eventos de remuneração e tipos de débitos.

Como sincronizar o FGTS Digital e o eSocial?

Como citado no tópico anterior, a sincronização entre o FGTS Digital e o eSocial ocorre de forma automática e integrada. No DP, é importante integrar  o FGTS Digital e o eSocial através de plataformas digitais. Elas permitem a transmissão eletrônica e automatizada de dados.

A tecnologia utilizada nesse processo garante que as informações enviadas ao eSocial sejam automaticamente compartilhadas com o FGTS Digital. Dessa forma, a empresa mantém os registros internos atualizados e consistentes.

3 dicas para o DP poder se adequar ao novo formato

Com certeza, o FGTS Digital oferecerá novas funcionalidades e serviços para as empresas. No entanto, haverá também desafios. Um deles é a adequação do DP e da equipe com o novo sistema. Para ajudar, a seguir, elencamos três dicas valiosas para facilitar esse processo.

1. Remunerações que não aparecem no FGTS Digital

Se o departamento pessoal tiver inserido informações salariais de estagiários ou prestadores  de serviço no eSocial, e esses dados não aparecem ativos na seção “Consultas do Empregador” no FGTS Digital.

Isso não significa que o lançamento foi realizado de maneira incorreta. No novo sistema, o cálculo só é feito quando os trabalhadores ingressam na categoria profissional que gera o direito ao FGTS.  Mesmo que o DP confirme a incidência de FGTS ao eSocial, o sistema registra como improcedente a solicitação.

2. Consulta da relação de colaboradores

Ao acessar o campo “Consultas do Empregador” e depois “Consulta FGTS por Vínculo”, o DP visualizará uma lista com todos os colaboradores ativos, desligados e afastados. Existe também o recurso de verificar o histórico de FGTS (pago e devido) de todos os profissionais internos.

Caso o DP queira um detalhamento sobre as retificações feitas na base de cálculo do eSocial, isso é possível nessa mesma seção. Por outro lado, o campo “Consulta FGTS Consolidado do Empregador”, apresenta relatórios por competência (valores arrecadados e abertos no mês).

Ao clicar em “Consulta Pendências do Empregador”, são visualizados todos os valores declarados ao eSocial – embora ainda não quitados pela empresa no FGTS Digital. Seria interessante que essas seções sejam conferidas com regularidade pela equipe do DP.

3. Verificação dos colaboradores cadastrados no eSocial

Talvez, o departamento pessoal tenha cadastrado um colaborador, mas o não visualiza logo no FGTS Digital. O que houve? A razão é que o trabalhador aparece no sistema a partir do momento em que um evento relacionado a ele é transmitido ao eSocial, como a folha de pagamento ou SST – Saúde e Segurança do Trabalho.

Enfim, o FGTS Digital e o eSocial são ferramentas que otimizarão muito as demandas do DP. Seguindo as dicas dadas neste artigo, temos certeza de que as empresas serão bem sucedidas com as novas regras e sistemas.

Gostou de conhecer melhor o cronograma e funcionalidades do FGTS Digital? Continue acompanhando nosso blog para mais informações como essas!