Planejamento e controle de produção: entenda a importância!
O planejamento e controle de produção (PCP) é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa que visa otimizar [...]
Todo gestor concorda que o gerenciamento eficiente das finanças é essencial para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu porte ou setor. Uma ferramenta que contribui nesse processo é a gestão de centro de custo. Com tantas questões diárias para administrar, é necessário ter um controle preciso e eficaz de todos os seus processos […]
Todo gestor concorda que o gerenciamento eficiente das finanças é essencial para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu porte ou setor. Uma ferramenta que contribui nesse processo é a gestão de centro de custo.
Com tantas questões diárias para administrar, é necessário ter um controle preciso e eficaz de todos os seus processos e respectivos recursos.
Atualmente, é quase impossível realizar todas as tarefas manualmente. A tecnologia precisa ser uma aliada. Nesse sentido, o ideal é que o controle financeiro seja baseado em centros específicos e apoiado por um bom ERP.
Mas, o que é centro de custo exatamente? Por que sua adoção é tão importante? Como implementá-lo corretamente? Como automatizar sua gestão com o apoio de um bom ERP? Explore todos os detalhes a seguir!
O centro de custo é uma unidade dentro da organização que acumula custos relacionados a um conjunto específico de atividades ou funções.
Esse conceito é utilizado para monitorar e controlar as despesas, facilitando a análise detalhada dos custos a partir de departamentos, projetos ou processos específicos.
Assim, a principal finalidade de um centro de custo é auxiliar na alocação de recursos e na identificação de áreas que necessitam de melhorias, ou otimização.
Ao detalhar os custos em unidades específicas, a empresa pode ter uma visão clara de onde os recursos estão sendo utilizados e quais áreas precisam de atenção para melhorar a eficiência e reduzir despesas desnecessárias.
Por exemplo, um centro de custos pode ser um departamento, como o de contabilidade, ou uma função específica, como a produção de determinado produto. Independentemente da organização adotada, essa segmentação permite uma gestão mais precisa e um controle financeiro mais eficaz.
Quando tratamos sobre controlar os custos de uma empresa por meio de divisões específicas, saiba que os centros podem ser classificados de duas maneiras distintas. São elas:
O centro de custo produtivo é aquele diretamente envolvido na produção de bens ou serviços da empresa, como a fabricação, montagem ou distribuição.
Esse tipo de centro impacta diretamente na geração de receitas, pois está relacionado às atividades que trazem lucro para a organização.
Alguns exemplos incluem setores de manufatura, logística e vendas. A análise deles é importante para entender a eficiência da produção e identificar oportunidades para aumentar a produtividade e a rentabilidade.
Já os centros de custos não produtivos referem-se às áreas que, embora essenciais para o funcionamento da empresa, não estão diretamente ligadas à produção.
Estes centros incluem setores administrativos, como Recursos Humanos, financeiro, contabilidade e TI, por exemplo.
Por mais que não gerem receita diretamente, eles são fundamentais para o suporte operacional e estratégico da organização, criando as bases necessárias para que as áreas produtivas funcionem de maneira eficaz.
Portanto, a administração eficaz desses centros ajuda a assegurar que os custos operacionais permaneçam sob controle e que os recursos estejam alocados de maneira inteligente.
Basear o controle financeiro da sua empresa no modelo de centro de custo agrega uma série de benefícios à gestão. Entre os mais significativos, destacam-se:
A divisão das áreas internas por centro de custo facilita a análise e o aprimoramento contínuo das operações, permitindo identificar gargalos e áreas de ineficiência.
Isso viabiliza a implementação de melhorias assertivas, além do monitoramento contínuo do seu progresso, gerando processos ágeis e eficientes.
Esse tipo de organização também permite uma alocação mais eficiente dos recursos disponíveis, garantindo que cada departamento ou função receba os recursos necessários para operar de maneira eficaz.
Dessa forma, é possível evitar desperdícios e maximizar a utilização dos recursos, contribuindo para uma gestão financeira mais sustentável.
Segmentar os setores por centro de custo ainda delimita objetivos claros e específicos para cada setor, facilitando o alinhamento das atividades diárias com os objetivos estratégicos da empresa.
Além da autonomia para cada departamento, isso promove uma cultura de responsabilidade e foco nos resultados.
Com uma compreensão clara de seus próprios custos e metas, os departamentos podem operar de maneira mais independente e eficiente, sem a necessidade de microgerenciamento.
Assim, o centro de custo promove a responsabilidade e a tomada de decisão dentro de cada unidade.
Ao basear as estratégias em dados mais específicos, precisos e detalhados, os gestores da empresa conseguem desenvolver planos de ação mais informados e eficazes.
Dessa forma, a probabilidade de sucesso nas iniciativas estratégicas e operacionais se torna muito maior.
Com dados precisos e atualizados sobre os custos e a eficiência dos diferentes setores, a gestão pode tomar decisões mais rápidas e acertadas, ajustando as estratégias, conforme necessário, para atingir os objetivos da empresa.
Ou seja, o modelo de centro de custo é um excelente caminho em prol de uma tomada de decisões mais informadas, ágeis e eficazes.
A divisão por centro de custo parece complexa de implementar, mas trata-se de um processo viável para empresas de todos os tamanhos. Veja as melhores práticas para aplicá-lo na sua gestão:
Para começar, avalie quais áreas e processos necessitam de acompanhamento detalhado dos custos. Isso envolve entender as atividades críticas da empresa e determinar onde a segmentação dos custos pode proporcionar mais insights e controle.
Após a identificação, determine as divisões apropriadas, que podem ser feitas por departamento, projeto ou função.
Por exemplo, em uma confecção, você pode ter centros de custos para camisetas, regatas e vestidos. Quanto mais detalhado for o mapeamento, mais precisas serão as informações obtidas.
A organização dos centros de custo, em forma hierárquica, facilita o monitoramento e a análise. Uma estrutura bem definida ajuda a manter a clareza e a consistência na coleta e na interpretação dos dados.
Utilize um sistema ERP para integrar e gerenciar os dados de cada centro de custo. Um ERP permite automatizar processos, centralizar informações e gerar relatórios detalhados, facilitando a análise e a tomada de decisões.
Isso torna o processo de controle financeiro significativamente mais eficiente e preciso. Abaixo, veja como essa automação pode transformar a administração das finanças na sua empresa:
Por fim, faça avaliações regulares dos resultados e ajuste conforme necessário para otimizar a gestão.
O acompanhamento contínuo é essencial para garantir que os centros de custo estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e para identificar oportunidades de melhoria.
A partir dos conceitos que você aprendeu até aqui, tenha em mente que o centro de custo é uma estratégia que divide a administração das despesas. Ou seja, não há centralização da administração dos gastos, como “contas a pagar”.
A estratégia abrange inúmeras áreas da organização, a fim de gerar autonomia aos setores em relação ao gerenciamento de despesas e estratégias de planejamentos financeiros.
Sabendo disso, enfatizamos que a gestão de custos é um trabalho focado em manter o equilíbrio da administração de todas as despesas em diferentes setores.
Além disso, tem o objetivo de rastrear as informações para que todas as saídas financeiras estejam totalmente sob controle dos gestores.
Vale citar que a gestão de custos é fundamental para compreender quando os custos estão voltados a investimentos e quais são apenas os custos essenciais para a organização funcionar normalmente.
Talvez possa parecer um trabalho complexo, mas não é bem assim. Na realidade, a gestão de centro de custo é uma tarefa metódica, pois é inteiramente baseada em dados.
Dessa maneira, os administradores acessam regularmente os relatórios financeiros, justamente para que consigam acompanhar os investimentos, como acontecem e qual fluxo é seguido ao longo do tempo.
Então, a estratégia é monitorar as movimentações para propor mudanças significativas, especialmente em relação a reduções e adaptações, para haver finanças assertivas.
Esses custos devem ser sempre estudados não apenas em sua perspectiva financeira, mas também no entendimento geral de quanto é a soma deles e como eles impactam o orçamento.
De maneira geral, há duas categorias que lidam com as origens das saídas. Entenda:
Como o nome já indica, são gastos que não se alteram, assim estão no planejamento de pagamento todos os meses. Portanto, os gestores sempre saberão quais gastos serão gerados. Exemplos:
Os custos variáveis são aqueles que podem sofrer variações de acordo com as movimentações da organização, ou seja, não há previsibilidade sobre as contas do próximo mês.
Desse modo, há certa dificuldade em antecipar contratempos, mas com o controle mensal, ao menos é possível amenizar essa imprevisibilidade. Alguns exemplos de despesas variáveis são:
Portanto, é importante haver um equilíbrio entre custos variáveis e fixos, de maneira que os mutáveis não interfiram de maneira brusca o orçamento mensal das organizações.
Agora, veja como a automatização faz com que a gestão de centro de custo seja realizada corretamente e de maneira otimizada!
A gestão de centro de custo é automatizada por meio de um sistema de gestão empresarial, que chamamos popularmente de ERP — Enterprise Resource Planning.
Como o ERP integra todas as áreas das empresas, é a ferramenta ideal para gerenciar o centro de custo, pois consegue controlar os setores e fazer com que um interaja com o outro.
Portanto, o software coleta informações automaticamente, armazena esses dados que vão ser aplicados às métricas, para integrar os relatórios e auxiliar na tomada de decisão.
As tarefas mais básicas que um ERP executa na gestão de centro de custo são:
O sistema de gestão empresarial oferece benefícios, principalmente por ser adaptável às necessidades e realidade das empresas, já que trabalha por módulos e personalização.
O primeiro passo é mapear os setores que fazem parte do centro de custo. Isso consiste em reunir os dados, compreender seus métodos, rever as despesas e verificar outras informações relevantes.
Em seguida, faça uma ampla pesquisa dos fornecedores, ou seja, analise as soluções, reputação no mercado, abrangência, feedback dos usuários e demais detalhes que fazem a diferença para sua decisão.
O mais importante é colocar como opção aquelas empresas que, de fato, podem atender suas necessidades.
Por isso, monte um planejamento de implementação da ferramenta, estabeleça critérios e prazos e defina responsáveis para acompanhar todo o processo.
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