Entenda o que é centro de custo e como fazer a gestão com ERP

Todo gestor concorda que o gerenciamento eficiente das finanças é essencial para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu porte ou setor. Uma ferramenta que contribui nesse processo é a gestão de centro de custo.

Com tantas questões diárias para administrar, é necessário ter um controle preciso e eficaz de todos os seus processos e respectivos recursos.

Atualmente, é quase impossível realizar todas as tarefas manualmente. A tecnologia precisa ser uma aliada. Nesse sentido, o ideal é que o controle financeiro seja baseado em centros específicos e apoiado por um bom ERP.

Mas, o que é centro de custo exatamente? Por que sua adoção é tão importante? Como implementá-lo corretamente? Como automatizar sua gestão com o apoio de um bom ERP? Explore todos os detalhes a seguir! 

O que significa centro de custos?

O centro de custo é uma unidade dentro da organização que acumula custos relacionados a um conjunto específico de atividades ou funções. 

Esse conceito é utilizado para monitorar e controlar as despesas, facilitando a análise detalhada dos custos a partir de departamentos, projetos ou processos específicos. 

Assim, a principal finalidade de um centro de custo é auxiliar na alocação de recursos e na identificação de áreas que necessitam de melhorias, ou otimização.

Ao detalhar os custos em unidades específicas, a empresa pode ter uma visão clara de onde os recursos estão sendo utilizados e quais áreas precisam de atenção para melhorar a eficiência e reduzir despesas desnecessárias. 

Por exemplo, um centro de custos pode ser um departamento, como o de contabilidade, ou uma função específica, como a produção de determinado produto. Independentemente da organização adotada, essa segmentação permite uma gestão mais precisa e um controle financeiro mais eficaz.

Classificações do centro de custos

Quando tratamos sobre controlar os custos de uma empresa por meio de divisões específicas, saiba que os centros podem ser classificados de duas maneiras distintas. São elas: 

Produtivo 

O centro de custo produtivo é aquele diretamente envolvido na produção de bens ou serviços da empresa, como a fabricação, montagem ou distribuição. 

Esse tipo de centro impacta diretamente na geração de receitas, pois está relacionado às atividades que trazem lucro para a organização. 

Alguns exemplos incluem setores de manufatura, logística e vendas. A análise deles é importante para entender a eficiência da produção e identificar oportunidades para aumentar a produtividade e a rentabilidade.

Não produtivo 

Já os centros de custos não produtivos referem-se às áreas que, embora essenciais para o funcionamento da empresa, não estão diretamente ligadas à produção. 

Estes centros incluem setores administrativos, como Recursos Humanos, financeiro, contabilidade e TI, por exemplo. 

Por mais que não gerem receita diretamente, eles são fundamentais para o suporte operacional e estratégico da organização, criando as bases necessárias para que as áreas produtivas funcionem de maneira eficaz. 

Portanto, a administração eficaz desses centros ajuda a assegurar que os custos operacionais permaneçam sob controle e que os recursos estejam alocados de maneira inteligente.

Impactos positivos de adotar o centro de custos

Basear o controle financeiro da sua empresa no modelo de centro de custo agrega uma série de benefícios à gestão. Entre os mais significativos, destacam-se: 

Melhora os processos

A divisão das áreas internas por centro de custo facilita a análise e o aprimoramento contínuo das operações, permitindo identificar gargalos e áreas de ineficiência. 

Isso viabiliza a implementação de melhorias assertivas, além do monitoramento contínuo do seu progresso, gerando processos ágeis e eficientes.

Otimiza recursos

Esse tipo de organização também permite uma alocação mais eficiente dos recursos disponíveis, garantindo que cada departamento ou função receba os recursos necessários para operar de maneira eficaz. 

Dessa forma, é possível evitar desperdícios e maximizar a utilização dos recursos, contribuindo para uma gestão financeira mais sustentável.

Confere clareza às metas por área

Segmentar os setores por centro de custo ainda delimita objetivos claros e específicos para cada setor, facilitando o alinhamento das atividades diárias com os objetivos estratégicos da empresa. 

Além da autonomia para cada departamento, isso promove uma cultura de responsabilidade e foco nos resultados.

Melhora a autonomia entre os setores

Com uma compreensão clara de seus próprios custos e metas, os departamentos podem operar de maneira mais independente e eficiente, sem a necessidade de microgerenciamento.

Assim, o centro de custo promove a responsabilidade e a tomada de decisão dentro de cada unidade. 

Confere assertividade aos planos de ação

Ao basear as estratégias em dados mais específicos, precisos e detalhados, os gestores da empresa conseguem desenvolver planos de ação mais informados e eficazes. 

Dessa forma, a probabilidade de sucesso nas iniciativas estratégicas e operacionais se torna muito maior.

Aprimora a tomada de decisões

Com dados precisos e atualizados sobre os custos e a eficiência dos diferentes setores, a gestão pode tomar decisões mais rápidas e acertadas, ajustando as estratégias, conforme necessário, para atingir os objetivos da empresa.

Ou seja, o modelo de centro de custo é um excelente caminho em prol de uma tomada de decisões mais informadas, ágeis e eficazes. 

Passo a passo para criar um centro de custo

A divisão por centro de custo parece complexa de implementar, mas trata-se de um processo viável para empresas de todos os tamanhos. Veja as melhores práticas para aplicá-lo na sua gestão:

Identifique as necessidades da sua empresa

Para começar, avalie quais áreas e processos necessitam de acompanhamento detalhado dos custos. Isso envolve entender as atividades críticas da empresa e determinar onde a segmentação dos custos pode proporcionar mais insights e controle.

Defina os centros de custo

Após a identificação, determine as divisões apropriadas, que podem ser feitas por departamento, projeto ou função. 

Por exemplo, em uma confecção, você pode ter centros de custos para camisetas, regatas e vestidos. Quanto mais detalhado for o mapeamento, mais precisas serão as informações obtidas.

Estruture os centros de custo

A organização dos centros de custo, em forma hierárquica, facilita o monitoramento e a análise. Uma estrutura bem definida ajuda a manter a clareza e a consistência na coleta e na interpretação dos dados.

Implemente a gestão de centros de custo

Utilize um sistema ERP para integrar e gerenciar os dados de cada centro de custo. Um ERP permite automatizar processos, centralizar informações e gerar relatórios detalhados, facilitando a análise e a tomada de decisões.

Isso torna o processo de controle financeiro significativamente mais eficiente e preciso. Abaixo, veja como essa automação pode transformar a administração das finanças na sua empresa:

• Geração de relatórios de fluxo de caixa: automatiza relatórios de fluxo de caixa, proporcionando visão clara dos recursos e permitindo identificar rapidamente custos excessivos e oportunidades de otimização;
• Rastreamento de atividades: rastreia todas as atividades financeiras dos centros de custo, registrando cada transação, desde compras até vendas, e oferecendo uma visão completa da utilização dos recursos;
• Administração de entradas e saídas: registra entradas e saídas financeiras em tempo real, garantindo acompanhamento preciso do fluxo de caixa, rápida detecção de discrepâncias e ação imediata para correções;
• Gestão de atividades financeiras: a consolidação das transações financeiras em um único sistema permite análise detalhada por centro de custo, fornecendo informações precisas para desenvolver e ajustar estratégias financeiras eficazes.

Monitore e ajuste

Por fim, faça avaliações regulares dos resultados e ajuste conforme necessário para otimizar a gestão. 

O acompanhamento contínuo é essencial para garantir que os centros de custo estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e para identificar oportunidades de melhoria.

O que é a gestão de centro de custo?

A partir dos conceitos que você aprendeu até aqui, tenha em mente que o centro de custo é uma estratégia que divide a administração das despesas. Ou seja, não há centralização da administração dos gastos, como “contas a pagar”. 

A estratégia abrange inúmeras áreas da organização, a fim de gerar autonomia aos setores em relação ao gerenciamento de despesas e estratégias de planejamentos financeiros. 

Sabendo disso, enfatizamos que a gestão de custos é um trabalho focado em manter o equilíbrio da administração de todas as despesas em diferentes setores.

Além disso, tem o objetivo de rastrear as informações para que todas as saídas financeiras estejam totalmente sob controle dos gestores.

Vale citar que a gestão de custos é fundamental para compreender quando os custos estão voltados a investimentos e quais são apenas os custos essenciais para a organização funcionar normalmente. 

Como funciona? 

Talvez possa parecer um trabalho complexo, mas não é bem assim. Na realidade, a gestão de centro de custo é uma tarefa metódica, pois é inteiramente baseada em dados. 

Dessa maneira, os administradores acessam regularmente os relatórios financeiros, justamente para que consigam acompanhar os investimentos, como acontecem e qual fluxo é seguido ao longo do tempo. 

Então, a estratégia é monitorar as movimentações para propor mudanças significativas, especialmente em relação a reduções e adaptações, para haver finanças assertivas. 

Esses custos devem ser sempre estudados não apenas em sua perspectiva financeira, mas também no entendimento geral de quanto é a soma deles e como eles impactam o orçamento.  

De maneira geral, há duas categorias que lidam com as origens das saídas. Entenda:

Custos Fixos 

Como o nome já indica, são gastos que não se alteram, assim estão no planejamento de pagamento todos os meses. Portanto, os gestores sempre saberão quais gastos serão gerados. Exemplos: 

• Folha salarial; 
• Aluguel; 
• Água, luz, internet. 

Custos variáveis 

Os custos variáveis são aqueles que podem sofrer variações de acordo com as movimentações da organização, ou seja, não há previsibilidade sobre as contas do próximo mês. 

Desse modo, há certa dificuldade em antecipar contratempos, mas com o controle mensal, ao menos é possível amenizar essa imprevisibilidade. Alguns exemplos de despesas variáveis são: 

• Manutenção; 
• Ocorrências externas (principalmente em relação ao transporte); 
• Comissões; 
• Perdas de materiais. 

Portanto, é importante haver um equilíbrio entre custos variáveis e fixos, de maneira que os mutáveis não interfiram de maneira brusca o orçamento mensal das organizações. 

Agora, veja como a automatização faz com que a gestão de centro de custo seja realizada corretamente e de maneira otimizada! 

Como é feita a gestão de centro de custo automatizada? 

A gestão de centro de custo é automatizada por meio de um sistema de gestão empresarial, que chamamos popularmente de ERP — Enterprise Resource Planning. 

Como o ERP integra todas as áreas das empresas, é a ferramenta ideal para gerenciar o centro de custo, pois consegue controlar os setores e fazer com que um interaja com o outro. 

Portanto, o software coleta informações automaticamente, armazena esses dados que vão ser aplicados às métricas, para integrar os relatórios e auxiliar na tomada de decisão. 

As tarefas mais básicas que um ERP executa na gestão de centro de custo são: 

• Geração do relatório de fluxo de caixa; 
• Controle de estoque; 
• Rastreamento de atividades; 
• Administração e controle de entradas e saídas; 
• Gestão das atividades financeiras; 
• Entre outras tarefas. 

O sistema de gestão empresarial oferece benefícios, principalmente por ser adaptável às necessidades e realidade das empresas, já que trabalha por módulos e personalização. 

Então, como implementar? 

O primeiro passo é mapear os setores que fazem parte do centro de custo. Isso consiste em reunir os dados, compreender seus métodos, rever as despesas e verificar outras informações relevantes. 

Em seguida, faça uma ampla pesquisa dos fornecedores, ou seja, analise as soluções, reputação no mercado, abrangência, feedback dos usuários e demais detalhes que fazem a diferença para sua decisão.  

O mais importante é colocar como opção aquelas empresas que, de fato, podem atender suas necessidades. 

Por isso, monte um planejamento de implementação da ferramenta, estabeleça critérios e prazos e defina responsáveis para acompanhar todo o processo. 

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